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RPA vs. IDP für Rechnungsverarbeitung - Netfira
In unserem Blogartikel Welche Automatisierungstechnologie ist besser für Sie geeignet: RPA oder IDP? haben wir Robotic Process Automation (RPA) Lösungen mit Intelligent Document Processing (IDP) Lösungen zur Verarbeitung von Transaktionsdokumenten verglichen. Trotz ihrer Unterschiede werden beide Lösungen häufig zur automatisierten Rechnungsverarbeitung verwendet sowie zur Optimierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses. RPA verwendet Softwareroboter, auch Bots genannt, um menschliche Aktionen und Interaktionen mit Computersystemen nachzuahmen und sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Ausfüllen von Formularen, Verschieben von Dateien und Kommunikation mit anderen Systemen ohne menschliches Eingreifen auszuführen. IDP-Automatisierungslösungen orchestrieren sieht gesamten Workflow zur Rechnungsverarbeitung einschließlich Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Datenvalidierung und Export in nachgelagerte Systeme.
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RPA- und IDP-Lösungen: Wo werden sie eingesetzt?
RPA-Softwareroboter werden typischerweise in Abteilungen eingesetzt, in denen ein hohes Volumen an sich wiederholenden und regelbasierten Aufgaben anfällt, wie etwa in den Bereichen Finance, Buchhaltung, Personalwesen und Kundendienst in Branchen wie Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen, Fertigung und Einzelhandel.
IDP-Lösungen werden in verschiedenen Abteilungen eingesetzt, darunter Finanz- und Rechnungswesen, Supply Chain, Beschaffung, Vertrieb und Personalwesen in Branchen wie Bankwesen, Logistik, Einzelhandel, Pharma, Chemie, Maschinenbau und Konsumgüter. Insgesamt ist IDP eine vielseitige Technologie, die in verschiedenen Abteilungen und Branchen eingesetzt werden kann, um die Verarbeitung und Verwaltung verschiedener Arten komplexer strukturierter und unstrukturierter Transaktionsdokumente zu automatisieren.
Zur automatischen Rechnungsverarbeitung werden häufig sowohl RPA- als auch IDP-Tools eingesetzt.
3 Missverständnisse zu IDP-Lösungen
IDP-Lösungen werden in mehreren Aspekten oft missverstanden.
IDP ist einfach erweiterte OCR-Technologie
Während OCR eine Komponente von IDP ist, umfasst echtes IDP einen umfassenden Prozess, der Datenextraktion, -interpretation, -validierung und -integration in Geschäftsabläufe umfasst.
Alle IDP-Lösungen bieten die gleichen Funktionen
Einige IDP-Lösungen bieten nur eingeschränkte Funktionalität und konzentrieren sich hauptsächlich auf die Datenextraktion. Eine vollwertige IDP-Lösung bietet jedoch ein breiteres Spektrum an Funktionen, darunter Deep-Learning-Modelle für ein umfassendes Dokumentenverständnis und die Integration in eine Vielzahl von Geschäftssystemen.
IDP macht menschliche Eingaben überflüssig
Vollwertiges IDP integriert einen Human-in-the-Loop-AnsatzDas Ziel besteht nicht darin, menschliche Beteiligung zu ersetzen, sondern sie zu stärken und zu unterstützen, insbesondere bei komplexen Entscheidungen und der Handhabung von Ausnahmen.
Zwei Beispiele aus der Praxis: Automatisierte Rechnungsverarbeitung
1. Mit einer RPA-Lösung zur Dokumentenverarbeitung
Suchen nach Rechnungen
Die RPA-Lösung durchsucht das System automatisch nach Rechnungen. Sobald neue Dateien hochgeladen werden, werden diese markiert und zur Datenextraktion weitergeleitet.
Rechnungserfassung
Die Lösung extrahiert die Rechnungs- und Bestelldaten wie Bankkontoinformationen, Bestelldetails, Preise usw. Die extrahierten Daten können dann automatisch zur Überprüfung an einen Mitarbeitenden weitergeleitet werden, um sicherzustellen, dass der RPA-Bot die Daten ordnungsgemäß erfasst hat.
Rechnungsverarbeitung
Die Automatisierungslösung gleicht Rechnungen anhand von Bestelldatensätzen und anderen Kriterien ab, um deren Gültigkeit sicherzustellen. Dies kann die folgenden Aktionen umfassen:
- Vergleichen von Rechnungen mit Bestellungen
- Suchen nach doppelten Datensätzen
- Feststellen, ob Probleme vorliegen, die ein manuelles Eingreifen erfordern
Sind alle Prüfungen abgeschlossen, wird die Rechnung durch die Software-Roboter automatisch zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet.
Informationen archivieren
Wenn eine Rechnung verarbeitet wurde, protokolliert die RPA-Lösung alle relevanten Informationen in der Datenbank der Buchhaltung, um einen Datensatz davon zu erstellen.
2. Mit einer IDP-Lösung
Rechnungseingang
Die IDP-Lösung empfängt eingehende Rechnungen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, SFTP oder API.
Datenextraktion und -validierung
Die IDP-Lösung extrahiert Daten aus der Rechnung und validiert sie anhand vordefinierter Regeln, um deren Genauigkeit sicherzustellen. Dadurch werden Fehler und die Notwendigkeit manueller Prüfungen durch Menschen deutlich reduziert. Sie bietet eine breite Palette an Extraktionstools, um Daten flexibel aus jedem Dokumentformat zu extrahieren, z. B. PDF, Bilder, CSV-, XML- oder Excel-Dateien, und garantiert so eine sehr hohe Validierungszuverlässigkeit.
Rechnungsverarbeitung
Die IDP-Lösung verarbeitet die Rechnung durch anpassbare, auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnittene Workflows und ordnet sie der zugehörigen Bestellung zu.
Ein definierter Workflow für die Rechnungsverarbeitung könnte etwa lauten: „Eingehende Rechnungen scannen und kategorisieren, Steueridentifikationsnummern validieren, Rechnungen den entsprechenden Bestellungen zuordnen, etwaige Unstimmigkeiten zur manuellen Prüfung kennzeichnen und Skonto berechnen.“
Wenn das System eine Abweichung zwischen den Dokumenten erkennt, die nicht durch Datenumwandlung, Datenanreicherung oder andere Datenvalidierungsregeln behoben werden kann, wird eine Ausnahme ausgelöst. Auf diese Weise müssen Mitarbeitende nur die Rechnungen prüfen, bei denen die Softwarelösung Unstimmigkeiten erkennt.
Exportieren von Rechnungsdaten in nachgelagerte Systeme
Strukturierte Rechnungsdaten werden in die nachgelagerten Systeme integriert und die Rechnung automatisch archiviert.
Wichtige Unterschiede zwischen Robotic Process Automation und Intelligent Document Processing
Wie diese beiden Beispiele aus der Praxis zeigen, werden RPA- und IDP-Lösungen größtenteils für dieselben Anwendungsfälle und Ziele eingesetzt. Ziel ist es, Mitarbeitende von manuellen Aufgaben zu befreien, Fehler zu reduzieren und Genauigkeit und Produktivität zu steigern.
Gleichzeitig gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen IDP- und RPA-Softwarelösungen.
IDP-Lösungen sind auf Flexibilität ausgelegt
Die IDP-Technologie bietet eine robuste Lösung zur Orchestrierung des gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflows – von der Datenextraktion über die Datenverarbeitung bis hin zum Export strukturierter Informationen in nachgelagerte Systeme wie ERP- oder CRM-Systeme. Sie ist darauf ausgelegt, den Kontext zu verstehen und sich an unterschiedliche Situationen anzupassen. Wenn ein Lieferant beispielsweise die Rechnung im E-Mail-Text oder mehrere Rechnungen in einer PDF-Datei oder das Datum im falschen Format sendet, kann das IDP-System das Dokument dennoch verarbeiten und die Daten korrekt extrahieren und verarbeiten.
RPA hingegen verwendet Robotersoftware, um menschliche Aktionen auf einer Computerschnittstelle nachzuahmen. Diese Bots interagieren mit Anwendungen, Websites und Systemen genau wie ein Mensch und verwenden die grafische Benutzeroberfläche, um sich wiederholende und routinemäßige Aufgaben auszuführen. Dies beschränkt RPA auf Funktionen, die sehr vorhersehbar und repetitiv sind. Softwareroboter sind großartig, wenn es darum geht, dieselben einfachen Daten wiederholt zu extrahieren und abzulegen. Unvorhergesehene Änderungen, komplexe Datensätze, mehrdeutige Informationen oder Ausnahmen stellen für Bots jedoch ernsthafte Probleme dar.
RPA-Lösungen machen manuelle Aufgaben nicht überflüssig
Wie im obigen Anwendungsfall beschrieben, müssen Teammitglieder die Arbeit der Softwareroboter weiterhin überprüfen. Oft müssen die extrahierten Daten automatisch an einen menschlichen Mitarbeitenden zur Überprüfung weitergeleitet werden, um sicherzustellen, dass der RPA-Bot die Daten richtig erfasst hat. Dies bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Team.
IDP-Lösungen hingegen vereinen mehrere Aufgaben. Sie extrahieren Daten, erkennen den Dokumenttyp, vergleichen die Daten mit den Dokumentdefinitionen für diesen Dokumenttyp und prüfen, ob es Abweichungen gibt. Stellt die Software eine Abweichung oder Ausnahme fest, alarmiert sie den User automatisch.
Bei einer RPA-Lösung müsste jede dieser Aufgaben von einem anderen Bot ausgeführt werden. Noch wichtiger ist, dass IDP-Lösungen Ausnahmen, Abweichungen und Grenzfälle finden und den User automatisch benachrichtigen, um die Daten zu überprüfen. Sie gewährleisten eine sehr hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit und reduzieren so Fehler und die Notwendigkeit manueller Überprüfungen durch Menschen erheblich.
Effizientes Ausnahmemanagement mit Intelligent Document Processing
Die Netfira-Plattform ist eine IDP-Lösung, die eine Schnittstelle bietet, über die Teammitglieder Ausnahmen verwalten und lösen können. Dadurch wird sichergestellt, dass weder Fehler übersehen noch Dokumente abgelehnt werden. Gleichzeitig wird der Bedarf an manuellen Eingriffen auf ein Minimum reduziert, da Benutzer direkt zu den Fällen geleitet werden, in denen ihr menschliches Fachwissen benötigt wird.
Die eingeschränkte Fähigkeit von RPA, Daten aus Transaktionsdokumenten wie Rechnungen zu extrahieren, ohne dass eine menschliche Überprüfung erforderlich ist, hängt mit der Unfähigkeit zusammen, Ausnahmen, Fehler oder Sonderfälle effizient zu verarbeiten. Wenn beispielsweise eine Rechnung einen Fehler enthält, bietet der Softwareroboter keine Möglichkeiten, ihn zu beheben, und muss das Dokument häufig ablehnen.
Für komplexe Prozesse werden mehrere Bots benötigt
Die automatische Rechnungsverarbeitung ist ein mehrstufiger Prozess: Das System muss auf eingehende Rechnungen überwacht werden, die Daten müssen aus dem Dokument ausgelesen, verarbeitet und anschließend abgelegt werden. Meistens erfordert jeder Schritt einen eigenen Bot. Folglich müssen mehrere Bots eingerichtet, verwaltet und überprüft werden, was einen hohen Arbeitsaufwand für menschliches Personal mit sich bringt.
Dies ist bei intelligenten Dokumentenverarbeitungslösungen wie der Netfira-Plattform nicht der Fall. Sie bietet eine End-to-End-Automatisierung und deckt den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess ab. Nach der Implementierung übernimmt Netfira jeden Schritt des Prozesses, von der Datenextraktion bis zur Verarbeitung, dem Export und der Archivierung. Darüber hinaus entlasten in der Cloud betriebene SaaS-IDP-Lösungen interne IT-Abteilungen, da sie regelmäßig aktualisiert werden und keine Wartung erfordern.
Intelligent Document Processing für die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Wie die praktischen Beispiele zeigen, sind sowohl RPA- als auch IDP-Lösungen darauf ausgelegt, die automatische Verarbeitung von Rechnungen zu übernehmen und so den Kreditorenprozess zu optimieren. Gleichzeitig gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen der RPA- und der IDP-Technologie. Im direkten Vergleich Netfiras Netfiras IDP-Lösung ein höheres Maß an Flexibilität und Anpassbarkeit, was sie zu einem leistungsstarken Werkzeug nicht nur für die Automatisierung von Rechnungen macht, sondern aller Transaktionsdokumente. Der Einsatz modernster Technologien und individualisierbaren Workflows ermöglicht es, den Bedarf an manuellen Eingriffen auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig sehr hohe Datengenauigkeit zu erreichen. Unternehmen, die eine Komplettlösung wünschen, die sich an ihre betrieblichen Anforderungen anpassen lässt, um jetzt und in Zukunft und und ernsthaft die Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit Ihrer Geschäftsprozesse anstreben, sollten eine IDP-Lösung wie der Netfira-Plattform in Betracht ziehen.
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