Elektronische B2B-Kommunikation - ist EDI die richtige Lösung?

EDI(Electronic Data Interchange) wird eingesetzt, um Unternehmen miteinander zu verbinden und die elektronische B2B-Kommunikation zu erleichtern. Dabei handelt es sich um den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern von Computer zu Computer in einem standardisierten elektronischen Format, das den Postweg, das Fax und die von Menschen bearbeitete E-Mail ersetzt. Was sind die Merkmale von EDI, und wie funktioniert es? Und ist es die ideale Lösung, um Lieferanten und andere Geschäftspartner effizient digital anzubinden? Oder gibt es andere, besser geeignete Möglichkeiten? 

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Welche Dokumente können über EDI ausgetauscht werden?

Unternehmen tauschen über EDI Bestellungen, Rechnungen und Lieferankündigungen aus. Aber es gibt noch viele andere Dokumente, wie z. B. Frachtbriefe, Zolldokumente, Bestandsdokumente, Versandstatusdokumente und Zahlungsdokumente. 

Welche EDI-Standards gibt es?

Es gibt mehrere EDI-Standards, die heute verwendet werden, darunter ANSI, EDIFACT, TRADACOMS und ebXML. Darüber hinaus gibt es für jeden Standard viele verschiedene Versionen, wie z. B. ANSI 5010 oder EDIFACT Version D12, Release A.

Warum werden EDI-Standards benötigt?

Im Gegensatz zu Menschen sind Computer nicht sehr gut darin, zwischen den Zeilen zu lesen. Daher müssen die Geschäftspartner ein Standardformat verwenden, damit der empfangende Computer die Dokumente verstehen kann. Ein typisches Standardformat beschreibt jede Information und ihr Format (z. B. Ganzzahl, Dezimalzahl, mm-tt-jj).

Wie funktioniert EDI?

Der Versand von EDI-Dokumenten erfolgt in drei Schritten:  

Schritt 1: Vorbereiten des Dokuments 

  • Sammeln und Organisieren der Daten.  
  • Das System erstellt eine elektronische Datei mit den erforderlichen Informationen, um ein EDI-Dokument zu erstellen. 

Schritt 2: Übersetzen des Dokuments in EDI-Format 

  • Eingeben der elektronischen Daten mit einer Übersetzungssoftware, um internes Datenformat unter Verwendung der entsprechenden Segmente und Datenelemente in das EDI-Standardformat zu konvertieren.  
  • Dazu kann eine EDI-Übersetzungssoftware zur eigenen Verwaltung erworben werden.  
  • Alternativ können auch die Übersetzungsdienste eines EDI-Dienstleisters in Anspruch genommen werden.

Schritt 3: Übermitteln des EDI-Dokuments an den Geschäftspartner 

  • Für die Übermittlung eines EDI-Dokuments muss entschieden werden, wie die Verbindung zu jedem Partner hergestellt werden soll.  
  • Option 1: direkte Verbindung über AS2 oder ein anderes sicheres Internetprotokoll.
  • Option 2: Herstellung der Verbindung zu einem EDI-Netzbetreiber unter Verwendung eines bevorzugten Kommunikationsprotokolls.
  • Option 3: Verwendung einer Kombination aus beidem, immer abhängig vom jeweiligen Partner und dem erwarteten Transaktionsvolumen.

Was sind die Vorteile von EDI?

  • Die Verarbeitungsgeschwindigkeit wird erhöht  
  • Fehler werden reduziert  
  • Die Effizienz wird gesteigert  

Was sind die Nachteile von EDI?

  • Wenn zwei Unternehmen beschließen, EDI-Dokumente auszutauschen, müssen sie sich auf einen bestimmten EDI-Standard und eine bestimmte Version einigen.  
  • Diese Standards sind sehr restriktiv.  
  • Es kann passieren, dass man mehrere verschiedene EDI-Verbindungen zu verschiedenen Geschäftspartnern unterhalten muss, die unterschiedliche Standards und Formate verwenden.  
  • Die Verwendung von EDI ist für das Unternehmen und seine Geschäftspartner teuer.  
  • Für viele Lieferanten ist EDI zu komplex und zu teuer.  
  • Möglicherweise müssen die Implementierungskosten für Geschäftspartner übernommen werden, um deren Hemmschwelle für eine Anbindung zu senken.   
  • Eine 100-prozentige EDI-Anbindung der Lieferanten ist fast unerreichbar. 
  • Für Lieferanten ist die Umstellung auf EDI in der Regel mühsam und kompliziert.  
  • Aus technischer Sicht ist EDI sehr komplex.  
  • Bei EDI-Projekten muss die interne IT-Abteilung einbezogen werden.   
  • Die Einrichtung von EDI-Projekten ist zeitaufwändig und kostspielig.   
  • Es sind Anfangsinvestitionen erforderlich (z. B. für EDI-Software, Kommunikationssoftware, Mapping- und Übersetzungssoftware sowie EDI- und Mapping-Spezialisten).

Fazit

EDI ist eine kostspielige Lösung, die vor allem auf Beschränkungen und restriktiven Spezifikationen beruht. Die Dokumente werden für verschiedene Geschäftspartner nach unterschiedlichen Regeln verarbeitet, sodass es EDI an Flexibilität mangelt. Diese Art von Lösung ist in der Regel langsam und teuer bei der Anbindung von Geschäftspartnern, und viele Lieferanten und Geschäftspartner können nicht elektronisch angebunden werden.   

EDI bietet zwar durchaus Vorteile gegenüber dem manuellen Daten- und Dokumentenaustausch, hat aber auch viele Nachteile. Zum Beispiel bedeutet EDI oft, dass restriktive Standards und Formate, lange Projektzeiten und Barrieren akzeptiert werden müssen. Darüber hinaus werden viele Geschäftspartner von einer digitalen B2B-Verbindung ausgeschlossen, weil EDI zu komplex und teuer ist.   

Nahtlose B2B-Workflows, der automatisierte Austausch von Daten und Dokumenten und die elektronische Anbindung aller wichtigen Geschäftspartner entlang der Lieferkette sind jedoch die Säulen eines modernen Einkaufs.   

Gibt es also eine Alternative?

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