Kundenbestellungen erfasst, validiert und in Ihrem ERP-System — ohne ein einziges Feld neu eingeben zu müssen
Die operative Realität:
Die versteckten Kosten von manueller Dateneingabe
Jede Kundenbestellung, die in Ihr ERP-System neu eingegeben wird, birgt ein Risiko. Eine vertauschte Ziffer im Mengenfeld. Eine falsche Materialnummer. Eine fehlende Position. Ein Lieferdatum im falschen Format. Diese Fehler fallen nicht bei der Eingabe auf – sie zeigen sich erst bei der Kommissionierung, beim Versand, bei der Rechnungsstellung oder wenn der Kunde anruft, um nach dem Status seiner Bestellung zu fragen. Die Kosten beschränken sich nicht nur auf die Nacharbeit. Es geht auch um die Auftragsabwicklungszeit. Ein manueller Erfassungsprozess, der 5 Minuten pro Bestellung dauert, erzeugt eine Warteschlange. Wenn sich diese Warteschlange staut – beispielsweise zum Monatsende, in der Hochsaison oder bei Personalmangel –, bleiben Bestellungen unbearbeitet. Kunden warten. Umsatz verzögert sich. Jede Stunde, die eine Bestellung unbearbeitet bleibt, bedeutet eine Stunde Verzögerung bei der Auftragsabwicklung, der Rechnungsstellung und dem Zahlungseingang.
Wie Netfira Kundenbestellungen verarbeitet
Empfangen
Validieren und anreichern
Die Auftragsdaten werden anhand Ihrer Geschäftsregeln validiert: Kundennummer verifiziert, Materialnummern mit Stammdaten abgeglichen, Mengen und Einheiten bestätigt, Liefertermine validiert. Fehlende Felder werden gekennzeichnet. Die Referenzdatenanreicherung fügt interne Codes hinzu – Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte, Preiskonditionen.
Weiterleiten und genehmigen
Integrieren
Kundenbestelldaten automatisch validiert, angereichert und in SAP exportiert
500+
Geschäftspartner angebunden
4,000+
verarbeitete Dokumente im Monat
Angesichts manueller, sich wiederholender Prozesse und der Abhängigkeit von der internen IT bei Systemänderungen wandte sich Hoerbiger an Netfira, um die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten – Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Kundenbestellungen – zu automatisieren. Das Ergebnis waren eine verbesserte Planungsgenauigkeit, Zeitersparnisse und eine strategische Neuausrichtung bei der Verarbeitung von Bestellungen.
Wichtigste Fähigkeiten zur zuverlässigen Verarbeitung von Kundenbestellungen
Vom Posteingang bis zur Auftragsabwicklung in Sekundenschnelle
Deine Kunden ändern nichts
PDF-Bestellungen, Excel-Tabellen, E-Mail-Texte, Portal-Exporte, EDI-Nachrichten – Netfira verarbeitet alle Daten, die Ihre Kunden senden, unabhängig vom Format. Kein Portal-Rollout. Keine Formatstandardisierung. Keine Änderungsmanagement-Absprachen. Die erste Bestellung eines Neukunden kann sofort bearbeitet werden.
Validierung und Anreicherung, die die Lücke schließen
Kundenbestellungen stimmen selten exakt mit Ihren internen Stammdaten überein. Die Artikelnummer eines Kunden ist nicht Ihre Materialnummer. Die Angabe “Stück” entspricht möglicherweise Ihrer Angabe “12er-Packung”. Die Lieferadresse des Kunden ist nicht mit Ihrem Versandzentrum verknüpft. Netfira validiert eingehende Daten anhand Ihrer Stammdaten, behebt Abweichungen mithilfe konfigurierbarer Zuordnungsregeln und ergänzt die Bestellung um Ihre internen Codes.
Menschliche Überprüfung, wo es darauf ankommt
Was ändert sich, wenn die Verarbeitung von Kundenbestellungen automatisiert ist?
Durch die Automatisierung von Kundenbestellungen verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Kontroll- und Nachverfolgungsarbeiten – und erhält einen früheren Überblick, sauberere Daten und eine zuverlässigere Ausführung.
Kundenbestellungen manuell in das ERP-System eingegeben
Bestellungen werden automatisch erfasst, validiert und als Verkaufsaufträge ausgeführt
Dateneingabefehler treten bei der Auftragsabwicklung oder Rechnungsstellung auf
Die Validierung erkennt Fehler direkt bei der Datenerfassung
Mehr als 5 Minuten pro Bestellung, wodurch Verzögerungen entstehen
Sekunden pro Bestellung, mit durchgängiger Verarbeitung für Standardbestellungen
Neukunden benötigen manuelle Einrichtung und Formatverhandlung
Neukunden werden automatisch per KI-gestützter Anbindung integriert
In Spitzenzeiten wird Aushilfspersonal benötigt
Die Plattform skaliert mit dem Volumen ohne proportionalen Personalzuwachs
Keine Echtzeit-Einsicht in den Auftragsbearbeitungsstatus
Dashboard-Ansicht aller Kundenbestellungen: erfasst, in Bearbeitung, geliefert, Ausnahmen
Weitere Dokumententypen
Kundenbestellungen existieren selten isoliert. Netfira unterstützt Teams bei der Automatisierung der verbundenen Dokumentenflüsse – reduziert so manuelle Arbeit, verbessert die Datenkontinuität und schafft zuverlässigere End-to-End-Prozesse.
Lieferavise
Bestellbestätigungen
Rechnungen
