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Beschaffungsautomatisierung: Können Sie es sich leisten, Ihre Geschäftsprozesse nicht zu automatisieren?
Einkaufsleitungen denken oft, dass sie es sich nicht leisten können, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Aufgrund von hoher Arbeitsbelastung und Lieferengpässen glauben viele, dass ihnen Zeit, Geld und Ressourcen für die Automatisierung von Einkaufsprozessen fehlen. Daher zögern sie oft, eine Automatisierungslösung für die Beschaffung zu implementieren, aus Angst vor langwierigen, teuren und anstrengenden Projekten. Die eigentliche Frage ist jedoch: Können Sie es sich leisten, nicht zu automatisieren? Oder ist Automatisierung der Schlüssel, um in den kommenden Jahren zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben? Was sind die Vorteile der Beschaffungsautomatisierung? Welche Risiken gehen Unternehmen ein, wenn sie ihre Einkaufsprozesse nicht automatisieren? Und wie können Sie Ihre operativen Abläufe schnell und kostengünstig automatisieren?
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Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess ist eine Sammlung von Geschäftsaufgaben und -tätigkeiten, die, wenn sie von Menschen oder Systemen in einem strukturierten Ablauf durchgeführt werden, zu einem Ergebnis führen, das zu den Unternehmenszielen beiträgt. Innerhalb eines Unternehmens gibt es viele verschiedene Geschäftsprozesse. Außerdem hat jede Abteilung ihre eigenen Geschäftsabläufe.
Wie sieht der Beschaffungsprozess aus?
Der Einkaufsprozess ist definiert als ein Prozess, mit dem Waren und Dienstleistungen über eine Lieferkette erworben werden. Ein weit verbreitetes Synonym ist Procure-to-Pay-Prozess oder Purchasing-to-Pay-Prozess (P2P). Der Beschaffungsprozess kann als ein Zyklus betrachtet werden, der einem festgelegten Muster folgt. Er umfasst in der Regel die folgenden Schritte:
- Das Unternehmen stellt einen Bedarf an Waren oder Dienstleistungen fest
- Das Beschaffungsteam sendet Bestellungen an Lieferanten
- Der Einkauf prüft Angebote von Lieferanten und wählt die beste Option
- Der Lieferant sendet eine Auftragsbestätigung
- Der Einkauf vergleicht die Bestellung mit der Auftragsbestätigung und kontaktiert den Lieferanten, falls es zu Abweichungen kommt. Lesen Sie hier, wie die Netfira-Plattform diesen Prozess automatisiert.
- Der Lieferant sendet eine Lieferavis an die Einkaufsabteilung
- Der Lieferant liefert die Waren oder Dienstleistungen innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und schickt eine Rechnung
- Der Einkauf vergleicht die Versanddokumente mit der ursprünglichen Bestellung und den Rechnung die vom Lieferant ausgestellt wurde
- Erfolgreich abgeglichene Aufträge werden zur Zahlung freigegeben
Die Schritte des P2P-Prozesses beinhalten immer den Austausch von Daten und Dokumenten und deren Freigabe. Deshalb müssen Einkäuferinnen und Einkäufer die Informationen vor der Weiterverarbeitung prüfen, vergleichen und validieren. Diese operativen Einkaufsprozesse werden oft manuell durchgeführt, sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Da die Beschaffung jedoch im Mittelpunkt des Wertschöpfungsprozesses von Unternehmen steht, ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung schnell und effizient verläuft. Um dies zu erreichen, muss der Einkauf seine operativen Geschäftsprozesse automatisieren.
Vorteile einer Beschaffungsautomatisierung mit der Netfira-Plattform
Die Netfira-Plattform ist eine sichere, cloudbasierte SaaS-Lösung zur Automatisierung des bidirektionalen Austauschs von B2B-Dokumenten und -Daten. Die Netfira-Plattform steigert die operative Effizienz im Einkauf, indem sie eine Lösung bereitstellt, die alle Dokumente entlang des P2P-Prozesses automatisiert. Die Stand-Alone-Lösung macht manuelle Dateneingabe überflüssig, indem sie relevante Daten automatisch extrahiert, intelligent verarbeitet und in jedes ERP-System oder ein sonstiges nachgelagertes System exportiert.
Erhöhte Effizienz
Der automatische Austausch von B2B-Dokumenten mit Netfira steigert die Effizienz des Einkaufs erheblich. Dadurch können Einkaufsabteilungen wichtige Informationen schneller verarbeiten und haben mehr Zeit für strategische und andere wertschöpfende Aktivitäten.
Kosteneinsparungen
Darüber hinaus verkürzt und beschleunigt die Dokumentenautomatisierung entlang des P2P-Prozesses durch Softwarelösungen den Beschaffungszyklus. Dadurch wird weniger Kapital in langwierigen Überprüfungen und Bewertungen gebunden.
Kein Papierkram und weniger manuelle Arbeit
Traditionell ist der Beschaffungsprozess papierbasiert, manuell und mühsam. Einkäufer:innen müssen viel Zeit damit verbringen, Daten zu vergleichen, zu validieren und manuell in nachgelagerte Systeme einzugeben. Die Verwaltung großer Mengen an Papier kann für Beschaffungsteams eine Herausforderung sein. Dank des automatischen Dokumenten- und Datenaustauschs mit der Netfira-Plattform werden Mitarbeitende von manueller Arbeit entlastet und Fehler und Abweichungen aufgrund menschlicher Versäumnisse vermieden.
Verbesserte Transparenz und kürzere Reaktionszeiten
Manuelle Einkaufsprozesse verhindern Transparenz und kurze Reaktionszeiten. Für einen reibungslosen und effizienten P2P-Prozess müssen Einkäufer:innen jedoch verlässliche Informationen haben und zeitnah auf Abweichungen oder unvorhergesehene Änderungen reagieren können. Diese Art von Transparenz und Flexibilität kann nur durch Dokumentenautomatisierung erreicht werden. Durch automatisierte Workflows erhalten Einkäufer:innen Informationen und Benachrichtigungen auf Knopfdruck. Echtzeitinformationen beschleunigen Einkaufsprozesse und verbessern die digitale Anbindung entlang der Lieferkette.
Höhere Datenqualität
Jeder Prozess, der überwiegend von Menschen durchgeführt wird, ist anfällig für Datenungenauigkeiten und Unstimmigkeiten. Reporting und Analyse von Beschaffungsdaten liefert jedoch wichtige Erkenntnisse über die Leistung des Einkaufs. Eine gute Datenqualität ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Einkaufsabteilung. Die Automatisierung der Geschäftsschritte entlang des P2P-Prozesses verhindert Dateninkonsistenzen. Informieren Sie sich hier, wie die Netfira-Plattform die Datenqualität durch Automatisierung und Prozessoptimierung verbessert.
Probleme der manuellen Beschaffungsabwicklung
Gleichzeitig führt die Weigerung, Geschäftsprozesse im Einkauf zu automatisieren, zu einer Vielzahl von Problemen. Wenn man sich auf manuelle Beschaffungsprozesse verlässt, setzt man das Unternehmen zahlreichen Risiken aus. So ist beispielsweise die operative Effizienz der Einkaufsabteilung erheblich eingeschränkt. Ohne automatisierte Dokumentenverarbeitungssoftware müssen Einkäufer:innen einen hohen manuellen Arbeitsaufwand und viel Papierkram bewältigen, was sie daran hindert, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus verlangsamt die manuelle Dateneingabe den Einkauf und führt zu mehr Fehlern. Dies führt zu einer schlechten Datenqualität, langsamen Reaktionszeiten bei Problemen oder Unstimmigkeiten und schadet den Lieferantenbeziehungen. Hohe Prozesskosten und unnötige Ausgaben sind die Folge.
Fazit: Warum sich Prozessautomatisierung auszahlt
In Anbetracht der in diesem Artikel behandelten Punkte kann man mit Sicherheit sagen, dass Unternehmen es sich nicht leisten können, ihre Einkaufsprozesse nicht zu automatisieren. Die Vorteile eines automatisierten P2P-Prozesses überwiegen die anfänglichen Kosten für die Implementierung einer Automatisierungslösung zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Eine in der Cloud betriebene SaaS-Lösung wie die Netfira-Plattform bietet eine schnelle, einfache und kosteneffiziente Beschaffungsautomatisierung. Mit Netfira können Unternehmen ihre Prozesse im operativen Einkauf automatisieren. Diese Prozesse sind unerlässlich und ihre Optimierung ist entscheidend, da sie Umsatz generieren. Manuelle operative Arbeitsabläufe reichen nicht aus, damit der Einkauf eine optimale Rendite erzielt. Stattdessen muss sich der Einkauf auf schnelle, transparente, genaue, konsistente und überschaubare Prozesse durch Beschaffungsautomatisierung verlassen, um in einer zunehmend globalisierten digitalen B2B-Welt wettbewerbsfähig und zukunftssicher zu bleiben.
