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Welche Automatisierungstechnologie ist besser für Sie geeignet: RPA oder IDP?

2. Oktober 2024

Die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Diese operativen Aufgaben müssen effizient erledigt werden, damit die Beschäftigten genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Es gibt viele verschiedene Automatisierungslösungen auf dem Markt, die sich auf modernste Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Optical Character Recognition (OCR), Electronic Data Interchange (EDI), Robotic Process Automation (RPA) oder Intelligent Document Processing (IDP) stützen. Dieser Blogartikel konzentriert sich auf zwei bekannte Technologien, die zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung bei der Verarbeitung von Transaktionsdokumenten eingesetzt werden: Robotic Process Automation und Intelligent Document Processing. Intelligente Automatisierungslösungen, die sich auf RPA- oder IDP-Technologie stützen, werden oft für die gleichen Ziele eingesetzt, aber ihre Anwendungsbereiche, Stärken und Schwächen unterscheiden sich erheblich. Die Frage ist: Welche Automatisierungstechnologie eignet sich besser für die Bedürfnisse Ihres Geschäftsbetriebs: RPA oder IDP?  

Die Verwaltung von Transaktionsdokumenten

Transaktionsdokumente sind wichtige Informationen, die eine Geschäftstransaktion zwischen zwei Parteien dokumentieren. Im Einkauf werden diese Transaktionen meist zwischen Einkäufern und Lieferanten abgewickelt; in Vertriebsabteilungen finden sie zwischen einem Vertriebsmitarbeiter und einem Kunden oder einem anderen Geschäftspartner statt. Die Verwaltung von Transaktionsdokumenten wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen und Kundenaufträgen umfasst sich wiederholende und zeitaufwändige manuelle Aufgaben. Intelligente Automatisierungslösungen können dazu beitragen, die Verarbeitung dieser Dokumente zu optimieren, indem sie Daten automatisch extrahieren und verarbeiten und so Verarbeitungszeiten und Fehler reduzieren. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Teams wertvolle Zeit freisetzen, um sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.

Welche Automatisierungstechnologie ist die bessere Wahl für Ihren Betrieb: RPA oder IDP?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die Softwareroboter, auch Bots genannt, verwendet, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. RPA ahmt menschliche Aktionen und Interaktionen mit Computersystemen nach, um Aufgaben wie Dateneingabe, Datenverarbeitung und Kommunikation mit anderen Systemen ohne menschliches Eingreifen auszuführen.

Intelligent Document Processing (IDP) bezeichnet die Automatisierung der Datenextraktion aus komplexen semistrukturierten oder unstrukturierten Dokumenten und deren Umwandlung in strukturierte, nutzbare Daten. IDP-Automatisierungslösungen automatisieren alle Schritte der Dokumentenverarbeitung von der Dokumentenvorverarbeitung über die Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Datenvalidierung bis hin zum Export in nachgelagerte Systeme.

Vorteile von Robotic Process Automation

1. Leistungsstarke Lösung zur Automatisierung regelbasierter Aufgaben

RPA eignet sich für die Automatisierung sich wiederholender, regelbasierter Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung. Beispielsweise können RPA-Bots E-Mails mit angehängten Dokumenten öffnen und kennzeichnen, Dokumente in Systeme eingeben und Daten aus Transaktionsdokumenten extrahieren.

2. Kostensenkung

Langfristig kann RPA die Betriebskosten erheblich senken, indem es sich wiederholende und manuelle Aufgaben automatisiert und so den Bedarf an manueller Arbeit reduziert.

3. Schnellere Bearbeitungszeiten

RPA-Lösungen können Aufgaben rund um die Uhr ausführen, was zu schnelleren Verarbeitungszeiten und verbesserten Durchlaufzeiten für verschiedene Prozesse führt.

Nachteile der robotergestützten Prozessautomatisierung

1. Begrenzter Anwendungsbereich

RPA-Software kann nur dort eingesetzt werden, wo Prozesse bereits digitalisiert sind. Auch mit mehrdeutigen Dokumenten können die Software-Roboter nicht arbeiten. Daher können sie derzeit nur für strukturierte Prozesse und Dokumente sowie Routinetätigkeiten eingesetzt werden.

2. Mangelnde Flexibilität

Software-Roboter sind sehr unflexibel. Die Plattformen, auf denen RPA interagiert, ändern sich häufig, und die erforderliche Flexibilität kann oft nicht konfiguriert werden. Software-Roboter können nicht flexibel auf Abweichungen oder Varianten reagieren, zum Beispiel wenn Daten unstrukturiert sind oder Entscheidungen innerhalb des Prozesses komplex und nicht linear sind. Sich ändernde Vorschriften oder Updates, die minimale Änderungen an einer Eingabemaske erfordern, können ein RPA-Projekt um Monate zurückwerfen.   

3. Schwierige Skalierbarkeit

Je mehr Anwendungen ein Softwareroboter bedient, desto schwieriger wird die Skalierbarkeit.

4. Überwachung auf mögliche Fehler ist notwendig

Mitarbeitende müssen sicherstellen, dass der RPA-Software-Roboter keine Fehler macht. Wird zum Beispiel OCR (Optical Character Recognition) zum Auslesen von PDF-Dateien verwendet, kann der Ausleseprozess fehlerhaft sein. Da die RPA-Technologie keine Fehler erkennen oder die ausgelesenen Daten auf Plausibilität prüfen kann, könnten diese Fehler dann unbemerkt in eine Datenbank übertragen werden. 

5. RPA erfordert saubere Daten

RPA-Software erfordert eine besondere Datenqualität. Der Aufwand für deren Aufbereitung und Bereinigung wird oft unterschätzt. Eine gute Datenqualität ist jedoch eine zwingende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.   

6. Hohe Kosten

Laut Deloitte können die Kosten für die robotergestützte Automatisierung für einen einzigen Software-Bot zwischen 5.000 und 15.000 Euro liegen. Die meisten Kosten für RPA-Tools setzen sich zusammen aus und hängen ab von: Preisgestaltung des RPA-Anbieters, Anzahl und Komplexität der Bots, aus denen die RPA-Implementierung besteht, anfängliche Prozessanalyse, RPA-Beratung und Entwicklungskosten, Kosten für die Integration von Robotern zur Prozessautomatisierung von Drittanbietern und schließlich Wartungs-, Support- und RPA-Skalierungskosten.

Vorteile von Intelligent Document Processing

1. Orchestrierung von Workflows

IDP bietet mehr als nur die Automatisierung von Einzelaufgaben. IDP-Lösungen verwandeln die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten, wie z. B. Lieferavise, Auftragsbestätigungen, Angebote oder Rechnungen, von einem manuellen und fehleranfälligen Prozess in einen nahtlosen und automatisierten Workflow. IDP-Lösungen orchestrieren den Fluss mehrerer Aufgaben und umfassen die Extraktion, Verarbeitung und den Export von Dokumentendaten in nachgelagerte Systeme.

2. Einsatz künstlicher Intelligenz

IDP-Softwarelösungen nutzen eine Reihe hochentwickelter Technologien, darunter KI, OCR und maschinelles Lernen, um Daten aus allen Arten von Dokumenten präzise zu extrahieren und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten.

3. Hohe Flexibilität

IDP-Automatisierungstechnologie ist sehr flexibel. IDP-Lösungen können Daten mit einer sehr hohen Genauigkeit auslesen, unabhängig von ihrem Format und ihrer Komplexität. Die intelligente Dokumentenverarbeitung kann komplexe Prozesse automatisieren, für die es keine einfachen Regeln gibt. Sie ist vielseitig einsetzbar, reagiert flexibel auf Varianten, Ausnahmen und Abweichungen; Updates und Anpassungen an den Anwendungssystemen sind kein Problem.

4. Kurze Implementierungszeit und einfache Skalierbarkeit

IDP-Cloud-Lösungen kombinieren die Vorteile von IDP mit den Vorteilen von Cloud Computing. IDP-Lösungen, die nicht als On-Premise- Lösungen, arbeiten in der Cloud betrieben werden, können ihr volles Potenzial entfalten. Cloud-basierte IDP-Lösungen bieten eine kurze Implementierungszeit von nur wenigen Wochen und einfache Skalierbarkeit.

5. IDP kann Inhalte verstehen und in Beziehung setzen

Die Flexibilität der IDP-Systeme (Intelligent Document Processing) ergibt sich unmittelbar aus ihrer Fähigkeit, Inhalte zu analysieren und in Beziehung zu setzen und den geschäftlichen Kontext zu verstehen. Im Gegensatz zur RPA-Technologie sind IDP-Lösungen keine unflexiblen und starren Systeme, sondern anpassungsfähig. Unter Berücksichtigung unterschiedlicher Dokumententypen, Formate und lieferantenspezifischer Regeln können IDP-Lösungen anpassbare Workflows bieten, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Bei der Verarbeitung von Transaktionsdokumenten gilt dies für die Extraktion von Daten, den Abgleich von Daten über verschiedene Datensätze hinweg, die Validierung von Informationen und die Weiterverarbeitung bzw. Weitergabe der korrekten Informationen an nachgelagerte Unternehmenssysteme. 

6. Leistungsstarkes Ausnahmemanagement

Bei der Dokumentenverarbeitung sind Ausnahmen ein zu erwartender Teil des Prozesses. IDP-Lösungen sind gut gerüstet, um Ausnahmen zuverlässig und effizient zu erkennen und Ausnahmen und Randfällen bei der Dokumentenverarbeitung zu managen. Diese Funktionalität gewährleistet Geschäftskontinuität und transparente Prozesse, erhöht die operative Stabilität und reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen oder IT-Support. 

7. IPD-Lösungen verbessern sich mit der Zeit

Im Gegensatz zu RPA kann IDP sowohl unstrukturierte Daten in Freitexten als auch komplexe Dokumente wie Auftragsbestätigungen und Kundenbestellungen verarbeiten. Abweichende Begriffe in Lieferantendokumenten, mehrdeutige Maßeinheiten oder verschiedene Sprachen sind kein Problem, da IDP – im Gegensatz zu RPA – kontinuierlich lernt. Wenn IDP-Lösungen Human-in-the-Loop-Automatisierung zur Verwaltung von Ausnahmen, Fehlern und Randfällen anwenden, erlaubt das System den Benutzern, bei Bedarf einzugreifen und zu Ausnahmen beheben. Durch die Interaktion mit dem System über menschliche Eingaben lernt die Software und verbessert sich proportional zur Menge der eingespeisten Daten.

Nachteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Auch wenn es bei Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung keine wirklichen Nachteile oder Einschränkungen gibt, müssen die Kosten für IDP-Lösungen berücksichtigt werden, da sie zwischen einigen Hundert und einigen Tausend Euro liegen können.

Wenn Unternehmen nur isolierte und sich wiederholende Aufgaben automatisieren möchten, ist RPA besser geeignet. Generell müssen Unternehmen individuell beurteilen, welche Automatisierungslösung in ihr Budget passt, ihren Anforderungen entspricht und am besten geeignet ist, um ihre Automatisierungsziele zu erreichen.

Fazit: Welche Technologie ist besser: RPA oder IDP?

Wenn Unternehmen regelbasierte, einfache und sich wiederholende Aufgaben bei der Dokumentenverarbeitung automatisch ausführen möchten, können sie problemlos auf RPA-Technologie zurückgreifen. Der Anwendungsbereich ist jedoch stark eingeschränkt: Bots eignen sich nur für die Ausführung einer immer gleichen Aufgabe, beispielsweise das Extrahieren einer PDF-Datei aus einer E-Mail. Eine IDP-Lösung hingegen bietet eine End-to-End-Lösung, die Unternehmen Kontrolle und Flexibilität über den gesamten Prozess gibt, einschließlich der Extraktion von Dokumentendaten, der Verarbeitung und Interpretation von Daten sowie dem Export und der Archivierung von Informationen. Im Vergleich zur Flexibilität, Skalierbarkeit und Genauigkeit von IDP-Lösungen überwiegen die Einschränkungen von RPA-Tools die Vorteile und bleiben oft hinter dem zurück, was heute bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung möglich ist.

Erkunden die Unterschiede zwischen RPA- und IDP-Technologie anhand eines realen Anwendungsfalls in unserem nächsten Blogartikel, Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Vergleich von RPA- und IDP-Lösungen.