Rechnungen abgeglichen, geprüft und verbucht — wobei jeder Schritt einsehbar und nachvollziehbar ist
Lieferantenrechnungen erreichen Teams in unzähligen Formaten. Netfira erfasst sie, gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen ab, prüft sie auf Einhaltung der Steuervorschriften und Toleranzgrenzen, leitet sie durch Genehmigungsworkflows und stellt saubere Buchungsdaten für Ihr ERP-System bereit. Nicht nur die Rechnungserfassung – der gesamte Rechnungslebenszyklus wird von Anfang bis Ende gesteuert.
Die operative Realität:
Warum Rechnungsverarbeitung schwieriger ist als es aussieht
- Gibt es zu dieser Rechnung eine entsprechende Bestellung?
- Stimmt die Bestellung mit dem Wareneingang überein?
- Stimmen die Mengen überein?
- Liegen die Preise innerhalb der Toleranzen?
- Wurde die Steuer korrekt angewendet?
- Stimmen die Gesamtsumme und die Einzelposten überein?
- Muss diese Rechnung vor der Verbuchung genehmigt werden?
Schlägt eine dieser Prüfungen fehl, durchläuft die Rechnung einen Klärungszyklus. Jemand fordert einen Wareneingang an. Jemand klärt eine Preisabweichung mit dem Einkauf. Jemand eskaliert den Fall zur Genehmigung. Die Rechnung bleibt in der Warteschlange, das Zahlungsfenster verkürzt sich und die Lieferantenbeziehung verschlechtert sich. Die meisten Automatisierungstools für die Kreditorenbuchhaltung lösen lediglich den Erfassungsschritt. Die eigentlichen Kosten und Risiken entstehen jedoch bei den Schritten Abgleich, Validierung, Genehmigung und Klärung.
Wie Netfira Rechnungen verarbeitet
Empfangen
Lieferantenrechnungen werden per E-Mail, API, SFTP oder direktem Upload empfangen. Alle Formate werden unterstützt – PDF, XML, Tabellenkalkulation, Scans, EDI. Die Plattform verarbeitet Formatvariationen pro Lieferant automatisch über die Anbindungsfunktion.
Extrahieren und validieren
3-Way-Matching
Jede Rechnungsposition kann mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen werden. Preis, Menge und Wert werden auf Positionsebene verglichen. Konfigurierbare Toleranzen ermöglichen den Umgang mit zulässigen Abweichungen. Teilabgleiche werden bei Teillieferungen und Teilrechnungen unterstützt.
Genehmigen und abschließen
Rechnungen, die alle Schwellenwerte überschreiten, werden automatisch weitergeleitet. Rechnungen mit Abweichungen oder überhöhten Wertschwellen durchlaufen Genehmigungsworkflows, die nach Abteilung, Lieferant, Wert oder Ausnahmeart gefiltert werden. Der Ausnahmearbeitsbereich ermöglicht den direkten Dokumentenvergleich und die geführte Problemlösung.
Buchen
Genehmigte Rechnungen werden im erforderlichen Buchungsformat an Ihr ERP-System übermittelt. Kontierung, Kostenstellenzuordnung, Steuerkennzeichenzuordnung und Projektkennzeichenanreicherung erfolgen im Workflow – nicht als nachträgliche manuelle Schritte.
Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung: Warum Gutschriften nicht ignoriert werden können
Für Verantwortliche in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) ist die Verarbeitung von Gutschriften ein routinemäßiger, aber oft unterschätzter Teil des Procure-to-Pay-Zyklus. Manuell verarbeitete Gutschriften stören Arbeitsabläufe: Sie erfordern einen Abgleich mit Originalrechnungen, bergen Fehlerpotenzial und verursachen Verzögerungen, die sich auf Reporting, Compliance und Lieferantenbeziehungen auswirken. Daher wird die Gutschriftautomatisierung zu einem zentralen Aspekt der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung.
Wichtigste Fähigkeiten zur zuverlässigen Verarbeitung von Rechnungen
Dreifachabgleich auf Positionsebene
Steuervalidierung
Die Steuerberechnungen werden anhand der geltenden Steuersätze überprüft. Die Zuordnung der Steuerkennzeichen gewährleistet die korrekte Behandlung im ERP-System. Häufige Fehler – falsche Steuersätze, fehlende Steueridentifikationsnummern, falsch angewendete Reverse-Charge-Regeln – werden vor der Buchung erkannt.
Genehmigungsworkflows mit Wertschwellenwerten
Konfigurierbare Genehmigungsabläufe basierend auf Rechnungswert, Abweichungsart, Lieferant, Kostenstelle oder anderen Attributen. Mehrstufige Genehmigungen für Rechnungen mit hohem Wert. Vollständige Protokollierung aller Genehmigungen – wer wann und warum genehmigt hat.
Hauptbuch-Kontierung und Kostenstellenanreicherung
Im Rahmen des Workflows werden Rechnungen mit Sachkonten, Kostenstellen, Projektcodes und weiteren Referenzdaten angereichert. Das ERP-System erhält einen vollständigen Buchungssatz und nicht die Rohdaten der Rechnung, die manuell angereichert werden müssen.
Was ändert sich, wenn die Rechnungsverarbeitung automatisiert ist?
Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Prüfen und Nachfassen – und erhält einen früheren Überblick, sauberere Daten und eine zuverlässigere Abwicklung.
Manueller Abgleich von Rechnungsdaten mit Bestellung und Wareneingang
Automatisierter 3-Way-Matching auf Positionsebene mit Toleranzen
Steuerfehler bei Betriebsprüfung Monate später entdeckt
Steuerüberprüfung zum Zeitpunkt der Erfassung
Genehmigungsweiterleitung per E-Mail
Automatisierte Genehmigungsworkflows mit Prüfprotokoll
Hauptbuch-Kontierung erfolgt manuell nach der Rechnungserfassung
Hauptbuch-Codes, Kostenstellen und Projektcodes innerhalb Workflows angereichert
Zahlungsverzögerungen aufgrund ungeklärter Ausnahmen
Ausnahmen werden sofort angezeigt und durch gezielte Hilfe behoben
Begrenzte Transparenz der Kreditorenbuchaltung
Dashboard-Ansicht des Rechnungsstatus: erfasst, abgeglichen, ausstehend, genehmigt, gebucht
Weitere Dokumententypen
Rechnungen existieren selten isoliert. Netfira unterstützt Teams bei der Automatisierung der damit verbundenen Dokumentenflüsse – und reduziert so manuelle Arbeit, verbessert die Datenkontinuität und schafft zuverlässigere End-to-End-Prozesse.
Lieferavise
Kundenbestellungen
Auftragsbestätigungen
