Lieferavise verarbeitet, abgeglichen und bestätigt — sodass der Wareneingang bereit ist, bevor der Lkw eintrifft

Lieferanten versenden Lieferavise in so unterschiedlichen Formaten wie die Lieferanten selbst. Netfira erfasst diese, gleicht sie mit offenen Bestellungen ab, erstellt Wareneingangsdaten und verfolgt Liefertermine – so erhalten Ihre Lager- und Planungsteams frühzeitig Einblick in die ankommenden Waren und deren Lieferzeiten.

Die operative Realität:

Warum die Verarbeitung von Lieferscheinen wichtiger ist als sie scheint

Lieferavise befinden sich im Beschaffungsprozess zwischen Auftragsbestätigung und Wareneingang. Werden sie korrekt verarbeitet, weiß Ihr Lager, was unterwegs ist, Ihr Planungsteam kann entsprechend planen und der Wareneingang im ERP-System ist vor Eintreffen der Lieferung vorbereitet. Werden sie jedoch nicht korrekt verarbeitet – bleiben Lieferavise unbearbeitet im Posteingang liegen oder werden manuell erst Stunden oder Tage später erfasst –, wird das Lager von den Lieferungen überrascht, der Wareneingang verzögert sich und der nachgelagerte Rechnungsabgleich, der auf den Wareneingangsdaten basiert, gerät ins Stocken. Es handelt sich um einen Dokumenttyp, der die Geschwindigkeit und Genauigkeit aller nachfolgenden Prozesse beeinflusst.

Wie Netfira Lieferavise automatisiert

Empfangen

Lieferavise werden per E-Mail, API, SFTP oder EDI übermittelt. PDF-Packlisten, strukturierte ASN-Nachrichten, Excel-Tabellen – alle Formate werden über lieferantenspezifische Anbindungen verarbeitet.

Abgleichen

Die Versanddaten werden extrahiert und mit offenen Bestellungen abgeglichen. Mengen, Artikel, voraussichtliche Liefertermine und Lieferbedingungen werden verglichen. Teillieferungen werden durch einen Abgleich auf Positionsebene berücksichtigt.

Verfolgen und benachrichtigen

Änderungen im Lieferplan werden erfasst. Wenn eine Versandbenachrichtigung eine Datumsänderung, eine geänderte Menge oder fehlende Artikel anzeigt, werden die zuständigen Teams benachrichtigt. Nachprüfungen werden automatisch ausgelöst.

Integrieren

Strukturierte Versanddaten und aufbereitete Wareneingangsdatensätze werden an Ihr ERP-System übermittelt. Der nachgelagerte Rechnungsabgleich profitiert von genauen und zeitnahen Wareneingangsdaten.

Saubere Lieferavisedaten in SAP – ohne manuellen Abgleich

Angesichts manueller, sich wiederholender Prozesse und der Abhängigkeit von der internen IT bei Systemänderungen wandte sich Hoerbiger an Netfira, um die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten – Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Kundenbestellungen – zu automatisieren. Das Ergebnis waren eine verbesserte Planungsgenauigkeit, Zeitersparnisse und eine strategische Neuausrichtung bei der Verarbeitung von Bestellungen.

Wichtigste Fähigkeiten für die zuverlässige Verarbeitung von Versandbenachrichtigungen

Bestellungsabgleich für Versanddaten

Jede Versandbenachrichtigungszeile wird mit der entsprechenden Bestellzeile abgeglichen. Teillieferungen und Mengenabweichungen werden durch Toleranzlogik behandelt.

Vorbereitung des Wareneingangs

Die Wareneingangsbelege werden vor der physischen Auslieferung erstellt. Die Lagerteams bestätigen den Wareneingang, anstatt die Belege manuell anzulegen – dadurch werden Verarbeitungszeiten und Eingabefehler bei Wareneingang reduziert.

Lieferplanverfolgung

Die bestätigten Liefertermine aus den Versandbenachrichtigungen werden mit den Bestellplänen abgeglichen. Änderungen werden sofort sichtbar. Planungsteams werden frühzeitig über Verzögerungen, Teillieferungen oder Planänderungen informiert.

Was ändert sich, wenn die Lieferaviseverarbeitung automatisiert ist?

Durch die Automatisierung von Lieferavise verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Prüfen und Nachhaken – und erhält frühere Transparenz, sauberere Daten und eine zuverlässigere Ausführung.

Versandbenachrichtigungen bleiben unbearbeitet in E-Mails

Lieferscheine werden innerhalb weniger Minuten nach Eingang verarbeitet und abgeglichen

Lager von Lieferungen überrascht

Warenannahmebestätigung vor Ankunft der Lieferung erstellt

Änderungen im Lieferplan wurden erst spät entdeckt

Abweichungen vom Zeitplan werden in Echtzeit erkannt und gemeldet

Manuelle Eingabe von Wareneingangsdaten am Dock

Wareneingangsdaten vorausgefüllt und bei Empfang bestätigt

Rechnungsabgleich verzögert sich aufgrund fehlenden Wareneingangs

Genaue und zeitnahe Wareneingangsdaten beschleunigen den nachgelagerten Abgleich

Wie Einkaufsteams Innovation durch Prozessautomatisierung vorantreiben

Die Arbeitsabläufe im Einkauf werden durch eine veraltete Arbeitsweise behindert und beruhen allzu oft auf manuellen Aufgaben. Die rasanten Fortschritte bei den digitalen Technologien ermöglichen es dem Einkauf jedoch, zukunftssichere Automatisierungslösungen zu nutzen, um die Innovation des Unternehmens durch Prozessautomatisierung voranzutreiben. Diese Technologien sind zwar unterschiedlich verfügbar und haben unterschiedliche Implementierungszyklen, aber leistungsfähige Automatisierungstools für den Einkauf sind jetzt schon verfügbar. Mit der Netfira-Plattform können Einkaufsteams Innovationen vorantreiben und den digitalen Wandel in ihrem Unternehmen durch automatisierte Dokumentenverarbeitung einleiten.

Weitere Dokumententypen

Versandbenachrichtigungen existieren selten isoliert. Netfira unterstützt Teams bei der Automatisierung der damit verbundenen Dokumentenflüsse – reduziert so manuelle Arbeit, verbessert die Datenkontinuität und schafft zuverlässigere End-to-End-Prozesse.