Prozessautomatisierung im Maschinenbau mit der Netfira-Plattform

Der Maschinen- und Anlagenbau ist nicht erst seit Covid-19 unter Druck. Die Branche steht vor zahlreichen Herausforderungen wie stark schwankenden Auftragsvolumina, abnehmender interner Wertschöpfungstiefe, zunehmendem Wettbewerbsdruck und komplexer Verzahnung der Wertschöpfungsstrukturen. Hinzu kommen steigende Rohstoffpreise und angespannte Märkte auf der Lieferantenseite. Die Folge: Der Maschinen- und Anlagenbau muss seine Prozesse optimieren, um wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben. Die Prozessautomatisierung im Einkauf spielt dabei eine wichtige Rolle. Durch Künstliche Intelligenz (KI) und den Wegfall von manuellen Tätigkeiten kann ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Die Netfira-Plattform ermöglicht Prozessautomatisierung im Maschinenbau durch eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und elektronische Lieferantenanbindung.

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Die Rolle des Einkaufs im Maschinenbau

Angesichts der Herausforderungen und Anforderungen, mit denen der Maschinenbau konfrontiert ist, hat die Bedeutung der Beschaffung stetig zugenommen. Eine effiziente Einkaufsabteilung kann einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens insgesamt erhöhen. Da die Entwicklungszyklen immer kürzer werden, insbesondere in Branchen, in denen Innovation ein wichtiger Wachstumsfaktor ist, müssen die Beschaffungsprozesse flexibel und effizient sein. Die Komplexität der Anforderungen nimmt aufgrund der schnelllebigen Märkte rapide zu, was reibungslose und transparente Prozesse noch wichtiger macht.

Operativer Einkauf im Maschinenbau: Automatisierung von manuellen Tätigkeiten

Der Schwerpunkt des operativen Einkaufs sollte auf der Automatisierung manueller Aufgaben entlang der gesamten Lieferkette liegen. Die Automatisierung von Schritten entlang des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses ist von zentraler Bedeutung für die finanzielle Gesundheit und die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit von Maschinen- und Anlagenbauern - vor allem, wenn sie eine Wertsteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung anstreben. Diese Schritte entlang des P2P-Prozesses beinhalten immer den Austausch von Daten und Dokumenten und deren Freigabe. In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen, von denen es im Maschinenbau viele gibt, müssen Einkäufer:innen die Informationen vor der Weiterverarbeitung manuell prüfen, vergleichen und validieren. Die manuelle Verarbeitung und der Austausch von Dokumenten und Daten sowie die papierbasierte Aufzeichnung reichen jedoch nicht mehr aus für Unternehmen, die eine optimale Rendite für ihre Einkaufsinvestitionen oder eine belastbare strategische Lieferkette anstreben. Der Einkauf im Maschinenbau muss daher auf sichere und zuverlässige Softwarelösungen setzen, die operative Einkaufsprozesse automatisieren und manuelle und repetitive Arbeiten eliminieren.

Automatisierte Dokumentenverarbeitung für den Maschinenbausektor

Die Abschaffung manueller Aufgaben im gesamten Einkaufsprozess verbessert die Prozesseffizienz und spart Kosten. Um diese Ergebnisse zu erreichen, muss der Einkauf die Dokumentenverarbeitung automatisieren. Mit der Netfira-Plattform können Maschinen- und Anlagenbauer schnell einen hohen Automatisierungsgrad und Prozessoptimierung durch automatisierte Dokumentenverarbeitung erreichen. Als sichere cloudbasierte SaaS-Lösung automatisiert die Plattform den bidirektionalen Austausch von B2B-Dokumenten und -Daten. Die Netfira-Plattform steigert die operative Effizienz im Einkauf durch eine Lösung, die alle Dokumente (Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc.) automatisiert. Sie extrahiert automatisch relevante Daten, verarbeitet sie intelligent und exportiert sie in jedes ERP-System. Durch diese Automatisierung entfallen zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten.

Wie die Netfira-Plattform einen hohen Automatisierungsgrad im Einkauf ermöglicht

Die automatische Extraktion von Daten aus Einkaufsdokumenten mit einer Softwarelösung reicht für Unternehmen nicht aus, um eine umfassende Automatisierung und spürbare Entlastung zu erreichen. Wirkungsvolle Automatisierung erfordert Automatisierungstools, die Daten nicht nur extrahieren, sondern auch verstehen, vergleichen und validieren. Dieser Automatisierungsgrad bedeutet, dass Benutzer:innen nur dann einbezogen werden müssen, wenn Unstimmigkeiten auftreten und Maßnahmen erforderlich sind. Automatische Belegverarbeitung heißt nicht nur, dass Informationen wie Preis, Menge, Lieferdatum usw. aus einem Beleg extrahiert und in nachgelagerte Systeme exportiert werden. Eine echte Automatisierung liegt vor, wenn der Einkauf zuvor definierte Abweichungen zwischen B2B-Belegen automatisch verarbeiten kann. So verarbeitet die Netfira-Plattform beispielsweise automatisch vordefinierte Abweichungen zwischen Bestellungen und Bestellbestätigungen. Dies ist der Fall, wenn der Einkauf eine Bestellung zu einem festen Datum anfordert, der Lieferant aber eine Kalenderwoche bestätigt. Wenn der Einkauf diese Abweichungen nicht automatisiert verarbeiten kann, ist eine echte Automatisierung nicht möglich, da Einkäufer:innen mit vielen Unstimmigkeiten konfrontiert werden, die sie manuell bearbeiten müssen.

Elektronische Anbindung von Geschäftspartnern in der Maschinenbaubranche

Die Verarbeitung und der Austausch von B2B-Dokumenten entlang des P2P-Prozesses kann nur dann erfolgreich automatisiert werden, wenn alle wichtigen Geschäftspartner elektronisch angebunden sind. Wie in vielen anderen Branchen auch spielen im Maschinenbau die Lieferantentreue und Lieferqualität eine herausragende Rolle. Bei der Anbindung von Lieferanten geht es darum, Hürden abzubauen und nicht durch eine neue Lösung zusätzlichen Aufwand zu schaffen. EDI ist in einigen Branchen und Sektoren, wie z.B. im Handel oder in der Automobilindustrie, ein fester Standard. Für viele Unternehmen ist EDI jedoch nicht die richtige Lösung, da es zu komplex und teuer ist. Für den Maschinenbau gibt es innovative Alternativen zu den klassischen EDI-Lösungen. Die Netfira-Plattform bindet alle wichtigen Geschäftspartner einfach, schnell und kostengünstig elektronisch an. Die einzigartige Netfira-Onboarding-App ermöglicht es Einkäufer:innen, in drei einfachen Schritten ihre Geschäftspartner anzubinden ohne das IT-Team zu belasten. Das führt dazu, dass Lieferanten schnell eine digitale Anbindung annehmen, weil sie ihre Systeme nicht ändern müssen, keine Schulungen benötigen und ihnen keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Prozessautomatisierung im Maschinenbau durch KI

Die automatische Extraktion von Daten aus B2B-Dokumenten ist von zentraler Bedeutung, um Geschäftspartner anzubinden und eine nahtlose B2B-Kommunikation zu ermöglichen. Belege wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen müssen digital verarbeitet werden. Dazu wird häufig OCR verwendet, um Dokumente in ein digitales Format zu konvertieren. Für viele Unternehmen ist OCR jedoch nicht die richtige Lösung, da sie zu ungenau und unflexibel ist. Folglich müssen Einkäufer:innen die Daten immer noch manuell überprüfen und Fehler korrigieren. Die Netfira-Plattform hingegen bietet mit Hilfe von KI eine Datengenauigkeit von nahezu 100 %. Sie ermöglicht eine noch nie dagewesene Prozessautomatisierung im Maschinenbau, da sie im Gegensatz zu OCR die Dokumente nicht grafisch, sondern inhaltlich erfasst. Daher können die Daten auch dann noch korrekt ausgelesen werden, wenn sich beispielsweise die Formatierung eines Dokuments geändert hat. KI kann den Inhalt identifizieren, der extrahiert werden muss. Darüber hinaus kann die Netfira-Plattform auch Informationen wie Abmessungen, Ursprungserklärungen, Zeichnungsnummern usw. erfassen. Auch branchenspezifische Daten können verarbeitet werden. Im Maschinen- und Anlagenbau gilt dies für technische Zeichnungen, unterschiedliche Maßeinheiten und Materialkostenzuschläge.

Dokumente, die die Netfira-Plattform automatisch verarbeiten kann

Prozessautomatisierung durch automatisierte Dokumentenverarbeitung

Zukunftsfähige Einkaufsteams im Maschinenbausektor arbeiten digital und automatisch. Die Beschaffung arbeitet eng mit den Partnern in der Lieferkette zusammen, um Innovationen voranzutreiben und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, und sie leistet einen starken eigenständigen Beitrag zur Wertschöpfung. Mit der Netfira-Plattform kann der P2P-Prozess durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung automatisiert werden. Die elektronische Anbindung aller wichtigen Geschäftspartner und die KI-gestützte Datengenauigkeit der automatisierten Dokumentenerfassung führt zu einer spürbaren Prozessautomatisierung im Maschinenbau.

Whitepaper: Dokumentenauto- matisierung entlang des P2P-Prozesses

Syntegon-Fallstudie

Mit einem globalen Roll-out der Netfira-Plattform will Syntegon Einkaufsprozesse an allen Standorten automatisieren und standardisieren. Die Netfira-Plattform wird als einzige Automatisierungslösung für alle bestehenden ERP-Systeme verwendet.

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