Papierberge im Einkauf reduzieren - ist OCR dafür die richtige Lösung?

Optical Character Recognition (OCR) wird für die elektronische B2B-Kommunikation eingesetzt. Die Software wandelt Dokumente in ein digitales Format um, indem sie Informationen aus gedruckten Dokumenten, Bildern oder handgeschriebenem Text einscannt und digitalisiert. Im Folgenden gehen wir auf die Eigenschaften von OCR ein, erläutern die Funktionsweise und bewerten die Eignung der Software zur Verringerung des Papieraufwands durch die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt.   

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Wofür wird OCR verwendet?

OCR ist eine Technologie, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Arten von Dokumenten, z. B. gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder mit einer Digitalkamera aufgenommene Bilder, in bearbeitbare und maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Anstatt beispielsweise einen geschriebenen Text von Hand abzutippen, können Sie mithilfe eines Scanners (oder einer Digitalkamera) und einer Software zur optischen Zeichenerkennung alle erforderlichen Materialien innerhalb weniger Minuten in ein digitales Format umwandeln. 

Wann wird OCR im Einkauf eingesetzt?

Im Einkauf verwenden Einkäuferinnen und Einkäufer OCR hauptsächlich zum Scannen und Digitalisieren von Informationen, z. B. von gedruckten Rechnungen. Nach dem Erfassen der Dokumente werden die Daten in nachgelagerte Systeme übernommen.

Wie funktioniert OCR?

Die Verwendung von OCR-Software umfasst drei Schritte:  

Schritt 1: Vorverarbeitung des Dokumentenbildes 

  • Das Programm verarbeitet die Bilder vor, um die Chancen für eine erfolgreiche Erkennung zu verbessern 
  • Ziel der Bildvorverarbeitung: Verbesserung der eigentlichen Bilddaten 
  • Das Programm unterdrückt unerwünschte Verzerrungen und hebt bestimmte Bildmerkmale hervor 

Schritt 2: Zeichenerkennung  

  • Das Programm analysiert die Struktur des Dokumentenbildes
  • Die Seite wird in Elemente wie Textblöcke, Tabellen, Bilder usw. unterteilt  
  • Die Zeilen werden in Wörter und dann in Zeichen unterteilt 
  • Die erkannten Zeichen werden mit einer Reihe von Musterbildern verglichen 
  • Das Programm stellt zahlreiche Hypothesen über das Zeichen auf und präsentiert dann den erkannten Text 

Schritt 3: Nachbearbeitung des Dokumentenbildes 

  • Fehlerkorrektur, die eine hohe Genauigkeit anstrebt 
  • Das Programm konvertiert die Daten in eigenständige Dokumente (z. B. Text- oder PDF-Dateien) oder exportiert sie zur Verwendung in einer anderen Software 

Was sind die Vorteile von OCR?

  • Ein papierbasiertes Dokument kann in ein elektronisches Dokument umgewandelt werden 
  • Papierbasiertes Arbeiten wird reduziert 
  • Schnelle Verarbeitung von OCR-Informationen  
  • Große Mengen an Text können schnell eingegeben werden  
  • OCR macht gescannte Dokumente bearbeitbar 

Was sind die Nachteile von OCR?

OCR-Systeme sind in der Regel recht teuer, da sie eine Scansoftware, Schulungen, Materialien und laufende Personalkosten erfordern. Außerdem ist die Technologie in der Regel ungenau, und es kommt häufig zu Fehlern.  

Die von einem Scanner erzeugten Bilder verbrauchen eine beträchtliche Menge an Speicherplatz, was zu einem Anstieg der laufenden Kosten führt. Außerdem verlieren diese Bilder während des Scan- und Digitalisierungsprozesses an Qualität. Dieser Verlust an Bildqualität trägt zu einigen der häufigsten Fehler bei, die bei der Verwendung von OCR auftreten, z. B: 

  • Buchstaben werden falsch gelesen 
  • Unlesbare Buchstaben werden einfach übersprungen 
  • Texte aus benachtbarten Spalten oder Bildunterschriften werden vermischt 

Lesen Sie hier warum hohe Datenqualität im Einkauf wichtig ist.

Aus diesem Grund müssen alle Dokumente von einem Menschen sorgfältig geprüft und dann manuell korrigiert werden. Dieser arbeitsintensive Prozess nimmt den Teammitgliedern wertvolle Zeit. 

 Moderne Unternehmen profitieren von einem umfangreichen Netzwerk von Geschäftspartnern. Diese Geschäftspartner verwenden in der Regel eine eigene Formatierung für ihre Dokumente, und OCR-Systeme sind nur begrenzt in der Lage, diese Abweichungen zu verarbeiten. Darüber hinaus werden bei seltenen Bestellungen Dokumente erzeugt, die das System nicht verarbeiten kann, da diese Geschäftspartner oft nicht mit den Anforderungen des Dokumentenerkennungssystems vertraut sind.   

Fazit

OCR ist eine teure Softwarelösung, die dazu beiträgt, den Papieraufwand zu verringern. Allerdings mangelt es ihr an der Datenqualität, Flexibilität und Zuverlässigkeit, die anspruchsvollere Technologien bieten. OCR bietet zwar durchaus Vorteile gegenüber der manuellen Dateneingabe, aber die Nachteile überwiegen oft die Vorteile. Da OCR nur in sehr begrenztem Umfang eingesetzt werden kann, kann sich der manuelle Arbeitsaufwand zur Überprüfung und Behebung von Fehlern erhöhen.  

Nahtlose B2B-Workflows, automatisierter Daten- und Dokumentenaustausch und digitalisierte Dokumentenflüsse sind jedoch die Säulen des modernen Einkaufs.  

 Gibt es also eine Alternative? 

 Die Netfira-Plattform bietet eine einzigartige Alternative zu ORC-Lösungen für die Automatisierung von B2B-Einkaufsprozessen und die Digitalisierung von Dokumentenflüssen.  

Syntegon-Fallstudie

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