Wie man unstrukturierte Transaktionsdokumente automatisiert

Unternehmen auf der ganzen Welt spüren die Auswirkungen der globalen Lieferkettenunterbrechungen. Eine der Herausforderungen, mit denen die Einkaufsabteilungen konfrontiert sind, besteht darin, dass Lieferanten für jede Bestellung mehrere Auftragsbestätigungen erstellen. Das führt zu einem dramatischen Anstieg der zu bearbeitenden Auftragsbestätigungen. Im Gegensatz zu Rechnungen handelt es sich bei Auftragsbestätigungen in der Regel um unstrukturierte Dokumente.

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Unstrukturierte Dokumente eignen sich nicht für Lösungen wie RPA oder traditionelle OCR, da sie Mühe haben, die erforderlichen Daten zu extrahieren. Daher müssen Einkaufsabteilungen intelligente Tools zur Prozessautomatisierung einsetzen, um ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher zu machen.

Die Netfira-Plattform nutzt Künstliche Intelligenz, um Daten aus Auftragsbestätigungen zu extrahieren. Nach der Extraktion vergleicht und validiert die Plattform die Informationen mit der entsprechenden Bestellung. Diese Workflow-Automatisierung ist entscheidend für den Procure-to-Pay-Prozess. Die Vorteile werden durch die Implementierung der Netfira-Plattform beim Unternehmen Zentis deutlich, das die Bestellungen automatisch in SAP verarbeitet.

Die Herausforderung bei der Automatisierung von unstrukturierten Dokumenten

Die Grundlage für erfolgreiche Dokumentenautomatisierung ist Datengenauigkeit. Lesen Sie hier, wie Sie die Datenqualität im Einkauf erhöhen können.Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows kann nur erreicht werden, wenn nach der Datenextraktion keine manuelle Korrektur erforderlich ist.
Bei vielen Dokumententypen, bei denen die Daten strukturiert sind und in Vorlagen passen, ist eine zuverlässige Datenextraktion leicht zu erreichen. Viele Dokumente innerhalb eines Geschäftsprozesses erfüllen diese Kriterien jedoch nicht und enthalten Daten, die weitgehend unstrukturiert sind. Infolgedessen sehen sich viele Einkaufsleiter mit einem Rückstau von Auftragsbestätigungs-E-Mails konfrontiert, ohne dass sie die Datenextraktion dieser komplexen Dokumente automatisieren können.

Die Herausforderung bei der Verarbeitung unstrukturierter Dokumente

Eine intelligente Datenextraktion kann Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse helfen. Will man allerdings auch Automatisierung erreichen, muss die Software die Daten nicht nur extrahieren, sondern auch verstehen, vergleichen und validieren. Dieser Automatisierungsgrad bedeutet, dass die Benutzerinnen und Benutzer nur dann einbezogen werden müssen, wenn Unstimmigkeiten auftreten und Maßnahmen erforderlich sind. Die Netfira-Plattform ist eine intelligente Lösung zur Automatisierung von Dokumenten, die nachweislich unstrukturierte Dokumente wie Auftragsbestätigungen zuverlässig verarbeitet.

Wie die Geschäftslogik der Netfira-Plattform einen hohen Automatisierungsgrad ermöglicht

Beim Umgang mit Dokumenten-Workflows im P2P-Prozess ist es wichtig, Diskrepanzen und Abweichungen in den Daten zu berücksichtigen. Diese Abweichungen treten häufig bei Auftragsbestätigungen auf, da sich die Details im Laufe des Prozesses häufig ändern. Die Netfira-Plattform ist mit einer intelligenten Geschäftslogik ausgestattet, die es ihr ermöglicht, Abweichungen in Auftragsbestätigungen zu bearbeiten.

Wie Zentis Auftragsbestätigungen mit der Netfira-Plattform automatisiert

Die Zentis GmbH ist unter anderem bekannt für ihre Schokoladen- und Marzipanspezialitäten, hochwertigen Konfitüren, Gelees und süße Cremes. Die Beschaffung etabliert sich als belastbarer Innovationstreiber, indem sie die Netfira-Plattform zur automatisierten Verarbeitung von Bestellbestätigungen einsetzt. Diese intelligente Dokumentenverarbeitung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand im Einkauf und lässt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Fallstudie Zentis

Erfahren Sie mehr über den Ablauf und die Vorteile von automatisierten Einkaufsprozessen

Automated transactional documents

Auftragsbestätigungen ohne Abweichungen automatisieren

Die Einkaufsabteilung von Zentis legt die Bestellung in ihrem ERP-System an und sendet sie an den Lieferanten. Gleichzeitig werden die Daten an die Netfira-Plattform gesendet. Der Lieferant erstellt dann die Auftragsbestätigung und sendet das Dokument per E-Mail an Zentis. Diese E-Mail-Adresse ist direkt mit der Netfira-Plattform verknüpft.

Die Plattform extrahiert automatisch Daten aus Transaktions-E-Mails und vergleicht sie mit der Bestellung. Wenn die Bestätigung mit der Bestellung übereinstimmt, werden die Informationen automatisch in das ERP-System des Einkäufers eingegeben. Die Bestätigung wird dann im System archiviert. Mit der Netfira-Plattform erreicht Zentis eine nahezu 100-prozentige automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, bei denen es keine Abweichung gibt.

Auftragsbestätigungen mit Abweichungen

Abweichungen können in der gewohnten ERP-Umgebung schnell und einfach identifiziert werden. Die Plattform leitet den Einkäufer direkt zu den Parametern, die geprüft werden müssen. Der strukturierte und standardisierte Prozess zur Bearbeitung von Abweichungen spart der Einkaufsabteilung Zeit und reduziert den Stress im Genehmigungsprozess.
Zur Überprüfung und Klärung der Abweichungen stehen dem Einkäufer direkt im System eine Vielzahl von Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese beruhen auf der Logik der Datenumwandlung, der Definition von Toleranzen und der Datenanreicherung.

Vorteile von automatischen Auftragsbestätigungen

Die Zeitersparnis im Einkaufsteam durch die Automatisierung von Auftragsbestätigungen ist erheblich. Die cloudbasierte Lösung beschleunigt den Genehmigungsprozess und reduziert das Risiko menschlicher Fehler. Analoge Prüfungen von Dokumenten und Artikeln sind nicht mehr notwendig, was den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduziert.

Dadurch hat die Einkaufsabteilung mehr Zeit, sich auf wichtigere und wertsteigernde Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem kann der Einkauf das durch die Lieferkrise und die Materialknappheit erhöhte Volumen an Auftragsbestätigungen bewältigen.

Automatisieren Sie unstrukturierte Transaktionsdokumente mit der Netfira-Plattform

Die jüngsten Unterbrechungen der Lieferkette haben die Beschaffung tiefgreifend beeinflusst. Die wachsende Zahl von Bestellbestätigungen kann kaum noch manuell bearbeitet werden. Einkäuferinnen und Einkäufer müssen Lösungen zur Automatisierung des Einkaufs einsetzen, um die Kontrolle über ihr Arbeitspensum zu behalten und ihre Produktivität zu steigern. Daher wird die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen immer dringlicher.

Die Netfira-Plattform ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand fast vollständig. Sie hat sich bei der effektiven Automatisierung von Auftragsbestätigungen bewährt, wie die das Beispiel von Zentis zeigt.