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Wie Zentis die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen automatisiert
Die Zentis GmbH & Co. KG, die 2018 ihr 125-jähriges Jubiläum feierte, konnte auch 2020 wieder ihre Rolle als innovativer Impulsgeber für natürliche und genussvolle Ernährung unter Beweis stellen: Der Einkauf etabliert sich als Innovationstreiber, indem die Softwarelösung von Netfira den operativen Einkauf schnell und unkompliziert automatisiert. Die beiden Grundpfeiler des Automatisierungsprojekts sind dabei die einfache digitale Lieferantenanbindung sowie automatisierte Bestellbestätigungen.
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Die Ausgangssituation
Bei Zentis arbeitet der Einkauf in Deutschland mit mehr als 1.150 Lieferanten zusammen. Im Jahr 2019 wurden mehr als 24.000 Bestellungen mit über 54.000 Bestellpositionen angelegt. Dabei machen 18 % der Lieferanten rund 80 % der Bestellungen aus. Der Einkauf sieht sich zunehmend mit Herausforderungen konfrontiert. „In den letzten Jahren haben sich die Rahmenbedingungen für uns im Einkauf geändert und dieser Trend wird in den kommenden Jahren noch stärker wirken“, weiß Marcel Hilgert, stellvertretender Abteilungsleiter indirekter Einkauf. Ein ausschlaggebender Faktor ist dabei die kontinuierlich wachsende Komplexität. Die Kundenanforderungen werden immer spezieller, was eine steigende Anzahl von Rohstoffen und Materialien bedingt. Global Sourcing ist unabdingbar und erfordert das Management komplexer Supply Chains. Als Antwort auf die Veränderungen der Rahmenbedingungen und die damit verbundenen Herausforderungen für den Einkauf wurden Verbesserungspotenziale entlang des Purchase2Pay-Prozesses identifiziert. Zentis erkannte schnell, dass Teilschritte dieses Prozesses automatisiert werden mussten.
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Bitte füllen Sie das Formular aus, um auf die Kundenpräsentation von Zentis auf dem BME-Symposium Einkauf & Logistik 2020 zuzugreifen. Dieses Video kann nur auf Deutsch zur Verfügung gestellt werden.
Ziele von Zentis
Als ersten zu automatisierenden Teilschritt wählte Zentis die Auftragsbestätigungen. Die Effizienz dieses Teilprozesses wurde bislang unter anderem dadurch erschwert, dass es innerhalb des Unternehmens vier unterschiedliche Einkaufsbereiche mit teilweise verschiedenen Prozessen sowie keine einheitlichen Vorgaben für Lieferanten gibt. Die Digitalisierung der Abläufe sollte die Notwendigkeit der manuellen und mehrfachen Dateneingabe reduzieren und somit zu mehr Zeit führen. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen sollte die Fehlerrate reduziert werden. Wichtig war dem Einkaufsteam von Zentis auch, dass eine einfache und effiziente Lieferantenanbindung gewährleistet werden konnte. Den Lieferanten sollten keine Kosten entstehen und sie sollten ihre gewohnten Abläufe nicht ändern müssen. Außerdem sollte die Bearbeitung der Auftragsbestätigungen innerhalb der gewohnten SAP®-Umgebung erfolgen und die eingesetzte Software eine übersichtliche und zielgerichtete Oberfläche haben.
Die Netfira-Plattform
Nach einem umfassenden Auswahlverfahren entschied sich Zentis für die Softwarelösung von Netfira. „Die Genauigkeit und Zukunftsfähigkeit der KI-gestützten Software von Netfira waren für uns entscheidende Faktoren, um die nächsten Schritte in Richtung Digitalisierung in unserem Einkauf zu gehen“, erklärt Patrick Tydex, Teamleiter Operativer Einkauf. Und es gibt noch weitere Gründe, sich für die Netfira-Lösung zu entscheiden:
„Als SaaS-Plattform zeichnet sie sich durch Flexibilität und Einfachheit aus. Der Aufwand für die interne IT ist äußerst gering und die Software lässt sich nahtlos in die bestehende ERP-Systemlandschaft integrieren“, so Tydex weiter.
Kurze Projektzeit und unkomplizierte Lieferantenanbindung
Das Digitalisierungsprojekt war nach nur wenigen Monaten abgeschlossen. Dank der Flexibilität des Netfira-Delivery-Teams konnte das Projekt zügig wieder aufgenommen werden, nachdem es aufgrund eines Personalwechsels im IT-Team von Zentis pausiert werden musste. Für Auftragsbestätigungen, bei denen keine Abweichung vorliegt, wurde eine hundertprozentige automatische Verarbeitung erreicht. Liegt eine Abweichung vor, wird diese transparent visualisiert und eine Vielzahl an Bearbeitungsmöglichkeiten direkt in der Anwendung angeboten. In den folgenden zwei Monaten wurden bereits 30 ausgewählte Lieferanten auf innovative Art angebunden. Wichtiger Vorteil: Dabei entstehen keine Veränderungen und kein Aufwand für Lieferanten.
Für das Onboarding eines neuen Lieferanten plant das Einkaufsteam von Zentis nun zwischen 20 und 25 Minuten ein. Um einen Lieferanten anzubinden, werden zuerst die letzten Auftragsbestätigungen auf Besonderheiten geprüft. Danach werden mindestens drei repräsentative Auftragsbestätigungen und eine zugehörige Bestellung ausgewählt. Die Auftragsbestätigungen werden mit der Netfira-Onboarding-App angelernt und vom Netfira-Kundensupport geprüft und – falls erforderlich – nachbearbeitet. Schon jetzt ist die Zeitersparnis im operativen Einkauf deutlich zu spüren. Die Abläufe sind einheitlicher und transparenter, auch da es in den vier Einkaufsbereichen nun einen standardisierten Prozess gibt. Analoge Prüfungen der Belege und Positionen sind nicht mehr nötig und somit wurde der manuelle Arbeitsaufwand signifikant reduziert. Damit hat der Einkauf nun mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Globales Potenzial für die Zukunft
Zentis hat mit der Automatisierung der Auftragsbestätigungen einen wichtigen Schritt zum digitalisierten Einkauf gemacht. 2021 sollen über 200 weitere Lieferanten angebunden und danach weitere Belegtypen mit der Netfira-Lösung automatisiert werden. Anschließend soll das Netfira-System gegebenenfalls auch in den internationalen Tochterfirmen ausgerollt werden.
Über Zentis
1893 in Aachen gegründet, beschäftigt die Zentis GmbH & Co. KG heute über 2100 Mitarbeitende und verbuchte 2019 einen Umsatz von 670 Millionen Euro. Bekannt ist Zentis unter anderem für seine Schokoladen- und Marzipanspezialitäten für die weiterverarbeitende Industrie und den Einzelhandel sowie für Qualitätskonfitüren, Gelees und Süße Cremes. Das Unternehmen ist in den Geschäftsfeldern Fruchtzubereitungen, Süßwaren und Süße Brotaufstriche aktiv. Neben seinem Hauptsitz in Aachen hat das Familienunternehmen als global agierende Präsenz Standorte in Polen, Ungarn, Russland und den USA.