Die Herausforderung bei der Verarbeitung unstrukturierter Auftragsbestätigungen

Herausforderungen bei der Verarbeitungunstrukturierter Auftragsbestätigungen sind nichts Neues. Jeden Tag erhalten Einkaufsabteilungen eine regelrechte Flut dieser Dokumente und müssen diese wichtigen aber meist unstrukturierten Informationen manuell in ihre jeweiligen Einkaufssysteme eingeben. Zudem hat die COVID-19-Pandemie die globale Lieferkrise verschlimmert und für globale Lieferverzögerungen gesorgt.

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Im Einkaufhat sich der durch die Unterbrechung der Lieferkette verursachte Druck in einem Rückstau von Auftragsbestätigungen niedergeschlagen, die bearbeitet werden müssen.Einkäuferinnen und Einkäufer berichten voneinem drastischen Anstieg der Auftragsbestätigungen ,da Lieferanten aufgrund der anhaltenden Störungen gezwungen sind, für jede Bestellung mehrere Auftragsbestätigungen zu erstellen.Nicht nur die Anzahl der Auftragsbestätigungen nimmt zu,sondern auch die Zahl der Abweichungen und Varianten, die ein Eingreifen erfordern. DieNotwendigkeit für Unternehmensleiter, ihre Prozesse in einer unsicheren und vernetzten Welt zukunftssicher zu machen, rückt in den Fokus. DerEinkauf muss intelligente Lösungen implementieren, die eine automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ermöglichen, um Risiken zu minimieren, Abweichungen zu bearbeiten und und die Lieferantenbeziehung zu verbessern.  

Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung - wie unterscheiden sie sich?

Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen sind zentrale Dokumente im Einkauf, die täglich bearbeitet werden müssen. Sie erfüllen verschiedene Funktionen und spielen eine wesentliche Rolle in der B2B-Kommunikation, da sie einen besseren Einblick in die Einkaufsprozesse ermöglichen, grundlegende Auftragsdetails enthalten und eine Rechtsgrundlage bieten.

Der Unterschied zwischen strukturierten und unstrukturierten Dokumenten

Dokumente wie Bestellungen und Rechnungen werden als semistrukturierte oder strukturierte Dokumente eingestuft. Es gibt zwar verschiedene Arten von Rechnungen, aber im Großen und Ganzen enthalten sie alle die gleichen Informationen wie Firmenname, Adresse und Telefonnummer, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdaten, Einzelposten, fälliger Gesamtbetrag usw.  Darüber hinaus sind die Informationen bestimmten Spalten und Positionen in einer klar strukturierten Weise zugeordnet. Deshalb wird häufig OCR-Software eingesetzt, um die Informationen auf Rechnungen digital zu erfassen. Das Gleiche gilt für Bestellungen. In diesen Dokumenten werden Menge, Qualität, Stückzahl und Gesamtpreis der von den Lieferanten zu liefernden Waren oder Dienstleistungen festgelegt.  Sie enthalten auch die allgemeinen Geschäftsbedingungen wie Lieferbedingungen, Preis, Zahlungsbedingungen, Zahlungsmittel usw. Aufgrund des strukturierten Charakters von Rechnungen und Bestellungen sind diese Dokumente relativ einfach zu verarbeiten - entweder manuell oder automatisch. Auftragsbestätigungen hingegen sind unstrukturierte Dokumente. Welche Art von Informationen und wie sie bestätigt werden, hängt hauptsächlich von dem Lieferanten ab, der das Dokument erstellt und versendet. 

Die Herausforderung bei der Verarbeitung unstrukturierter Auftragsbestätigungen

Für den Einkauf bedeutet das Prüfen, Vergleichen und Verarbeiten eingehender Bestellbestätigungen seit jeher mühsame und fehleranfällige manuelle Arbeit. Die größte Herausforderung bei Auftragsbestätigungen liegt sicherlich in ihrer Unstrukturiertheit. Anders als zum Beispiel Rechnungen und Bestellungen sind Bestellbestätigungen unstrukturierte Dokumente. Unstrukturiert bedeutet, dass der Lieferant bestimmte Komponenten nach eigenem Gutdünken bestätigt. Daher kommt es häufig vor, dass Auftragsbestätigungen von verschiedenen Lieferanten eine unterschiedliche Struktur aufweisen. Dies kann zum Beispiel für das Lieferdatum gelten. In Auftragsbestätigungen kann es ein Wunschlieferdatum und ein tatsächliches Lieferdatum geben. Die Informationen gelten als strukturiert, wenn die Daten sauber in der dafür vorgesehenen Spalte enthalten sind. Oftmals fließen jedoch Informationen in die daneben liegende Spalte ein. Hier besteht die Herausforderung darin, herauszufinden, welche Information das gewünschte und welche das tatsächliche Lieferdatum ist. Dieser Mangel an Struktur erhöht den manuellen Arbeitsaufwand für die Einkaufsteams erheblich. Daher rücken digitale Automatisierungslösungen, die in der Lage sind, solche unstrukturierten Daten zuverlässig und schnell zu verarbeiten, immer mehr in den Fokus.

Die Herausforderung mit zu vielen Auftragsbestätigungen

Die jüngsten Ereignisse haben das Abgleichen und die Bearbeitung aller eingehenden Auftragsbestätigungen für viele Einkaufsteams zu einer fast unmöglichen Aufgabe gemacht. Aufgrund von unvorhergesehenen Änderungen und Lieferengpässen sind viele Lieferanten gezwungen, jedes Mal eine neue Auftragsbestätigung zu erstellen und an den Einkäufer zu senden, sobald sich ein Detail der Bestellung ändert. Folglich erhält der Einkäufer bis zu zehn Auftragsbestätigungen für eine Bestellung, die er jedes Mal überprüfen muss. Die intransparente und instabile Lieferkette wirkt sich somit unmittelbar auf den operativen Einkauf aus. COVID-19 hat die Anfälligkeit komplexer globaler Lieferketten offengelegt und verstärkt, wobei bestehende oder drohende Lieferengpässe das Volumen und die Inkonsistenz der zu bearbeitenden Bestellbestätigungen drastisch erhöhen.

Die Vorteile der Automatisierung von unstrukturierten Auftragsbestätigungen

In Anbetracht der zunehmenden Anzahl von Dokumenten und der Tatsache, dass die Ungewissheit immer größer wird, muss das Beschaffungswesen dringend die Verarbeitung von Bestellbestätigungen mit intelligenten digitalen Lösungen automatisieren, die unstrukturierte Dokumente zuverlässig verarbeiten. Einkäufer können von automatisierten Prozessen und Workflows, die sie von zeitaufwändigen, fehleranfälligen und psychisch belastenden Aufgaben entlasten, immens profitieren. Darüber hinaus machen automatisierte Auftragsbestätigungen den Einkauf effizienter, indem sie die Produktivität erhöhen, Fehler reduzieren und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzen. Die Einkäufer müssen Daten nicht mehr manuell und wiederholt eingeben. Automatisierte Auftragsbestätigungen ermöglichen eine bessere Produktionsplanung dank intelligenter Plattformlösungen, die Diskrepanzen im Liefervolumen und mögliche Verzögerungen sofort erkennen und bei Bedarf andere Lieferanten suchen oder die Planung anpassen können. Diese Vorausschau verbessert die Compliance und Qualität und ermöglicht ein flexibles Risikomanagement. Darüber hinaus sorgen automatisierte Prozesse für Transparenz in der Lieferkette und helfen, Unstimmigkeiten schneller zu erkennen. Die Einkäufer haben jederzeit die Kontrolle über die Prozesse und können auf unvorhergesehene und spontane Änderungen reagieren. Intelligente Automatisierungslösungen optimieren somit die Einkaufsprozesse und machen sie zukunftssicher für aktuelle und künftige Herausforderungen.

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