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So verarbeiten Sie E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform
Da die elektronische Rechnungsverarbeitung in Deutschland obligatorisch wird, suchen Unternehmen nach effizienten und unkomplizierten Möglichkeiten zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Netfira-Plattform, eine Softwarelösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung, ist für alle Aspekte der Automatisierung des E-Invoicing bestens gerüstet. Dieser Artikel behandelt folgende Fragen:
Wie können Unternehmen von der Verarbeitung von PDF-Rechnungen auf die Verarbeitung von E-Rechnungen umsteigen?
Wie ermöglicht die Netfira-Plattform den automatisierten Empfang, die Verarbeitung, Archivierung, Erstellung und den Versand von E-Rechnungen?
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Die E-Invoicing-Gesetzgebung
Um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Fehler bei der manuellen Dokumentenverarbeitung zu reduzieren, sieht die deutsche Regierung vor, dass B2B-Rechnungsdaten zusätzlich zu jedem Originalformat auch in einem elektronischen Format ausgetauscht werden müssen. Während viele Unternehmen derzeit Rechnungen als PDF-Dokumente senden und empfangen – diese sind nützlich aufgrund der Lesbarkeit für den Menschen und ihre klare Struktur – erfüllen PDFs nicht die Anforderungen hinsichtlich Standardisierung und Automatisierung.
Nach der neuen Gesetzgebung muss dem PDF-Format eine strukturierte Datendatei (z. B. XML) beiliegen. Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, zusammen mit dem Originaldokument ein elektronisches Rechnungsformat bereitzustellen, um die automatisierte Verarbeitung und die Einhaltung standardisierter Formate zu erleichtern.
Automatische Verarbeitung von E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform
Die Netfira-Plattform bietet eine End-to-End-Lösung zur Automatisierung aller Schritte des E-Invoicing einschließlich:
- Erstellen und Senden von E-Rechnungen
- Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen
- Exportieren und Archivieren von E-Rechnungen
Mit ihren flexiblen und anpassbaren Funktionen vereinfacht die Netfira-Plattform den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung und ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, ohne bestehende Prozesse überarbeiten zu müssen.
Umstellung von PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen
Der Wechsel von der automatischen Verarbeitung von PDF-Rechnungen zu E-Rechnungen ist mit der Netfira-Plattform nahtlos und auf Knopfdruck möglich. Unternehmen können ihre etablierten Workflows zur Dokumentenverarbeitung weiter nutzen. Alle für die Verarbeitung und den Austausch von PDF-Rechnungen verfügbaren Funktionen sind innerhalb der Plattform auch für E-Rechnungen anwendbar.
So lesen Sie eingehende E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform aus
Wenn einer PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung beigefügt ist, muss die elektronische Rechnung vorrangig vor der PDF-Rechnung verarbeitet werden. Die Netfira-Plattform ist so konfiguriert, dass sie in eingehenden PDF-Dokumenten eingebettete E-Rechnungen automatisch erkennt. Sie verarbeitet die E-Rechnung bevorzugt, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Vorteile der Automatisierung zu maximieren.
So verarbeiten Sie E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform
Mit den anpassbaren Workflows von Netfira können E-Rechnungen entsprechend Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen verarbeitet werden. Ein typischer Workflow kann Folgendes umfassen:
Erhalt von Dokumenten
- Erfassung von Rechnungen, die über E-Mail-Postfächer oder andere Kanäle eingehen.
Auslesen und Interpretieren von Daten
- Extrahieren von Informationen aus E-Rechnungen mittels erweiterter Datenerkennung.
Validierung und Matching
- Vergleichen von Rechnungsdaten mit entsprechenden Bestellungen, um deren Richtigkeit sicherzustellen.
Datentransformation und -anreicherung
- Anpassung und Anreicherung der Daten nach Bedarf vor der Integration.
Exportieren in nachgelagerte Systeme
- Senden verarbeiteter Daten an ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Archive.
So archivieren Sie E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform
Nach der Verarbeitung kann die Netfira-Plattform E-Rechnungen entweder am selben Ort wie die Originaldokumente oder in einem dafür vorgesehenen Archivsystem archivieren. Wenn beispielsweise eine PDF-Rechnung an ein ERP- oder Archivsystem gesendet wird, kann die Plattform die E-Rechnung automatisch im XML-Format mit einbinden und so sicherstellen, dass alle Datensätze angemessen und konform gespeichert werden.
So erstellen und versenden Sie E-Rechnungen mit der Netfira-Plattform
Die Erstellung elektronischer Rechnungen ist zwar in der Regel eine Funktion von ERP-Systemen, aber die Netfira-Plattform kann übernehmen, wenn Ihr ERP-System nicht über diese Funktion verfügt. Die Plattform kann E-Rechnungen generieren und an angebundene Systeme und Geschäftspartner senden, um eine nahtlose Kommunikation und die Einhaltung von E-Invoicing-Standards zu gewährleisten.
End-to-End-E-Rechnungsverarbeitung mit der Netfira-Plattform
Dank ihrer Flexibilität lässt sich die Netfira-Plattform problemlos an die E-Invoicing-Vorschriften anpassen. Sie unterstützt Unternehmen bei der schnellen und unterbrechungsfreien Umstellung von der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung auf die elektronische Rechnungsstellung. Durch die Automatisierung des gesamten E-Invoicing-Zyklus – vom Empfang und der Verarbeitung bis hin zur Erstellung und dem Versand – steigert die Plattform die Effizienz, reduziert Fehler und gewährleistet die Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen.
Sind Sie bereit, Ihren E-Rechnungsprozess zu optimieren?
Die Netfira-Plattform vereinfacht die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an regulatorische Änderungen anzupassen und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Starten Sie mit Netfira in die Zukunft der elektronischen Rechnungsverarbeitung und erleben Sie ein nahtloses, automatisiertes und konformes E-Rechnungsmanagement.
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