Intelligent Document Processing für automatisierten 3-Way-Match und 2-Way-Match
In der Kreditorenbuchhaltung ist die Gewährleistung von Genauigkeit und Transparenz bei Zahlungsprozessen von zentraler Bedeutung.Kreditorenbuchhaltung in Unternehmen übernehmen die Verarbeitung von Rechnungen und sind dafür verantwortlich, dass Zahlungen an Geschäftspartner ordnungsgemäß und rechtzeitig ausgeführt werden.Eine der wichtigsten Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung ist der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen (PO) und Wareneingangsberichte, um zu überprüfen, ob alle Waren oder Dienstleistungen eingegangen und korrekt sind. Dieser Vorgang wird als Matching bezeichnet und erfolgt typischerweise entweder als 3-Wege-Match oder als 2-Wege-Match. Intelligent Document Processing kann automatisieren und Optimierung von modernisieren.
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Was ist ein 2-Way-Match in der Kreditorenbuchhaltung?
Die grundlegenden Bedingungen einer Bestellung werden in Bestellunterlagen dokumentiert. Dieses Dokument enthält wichtige Informationen wie Menge, Preis, Beschreibung und Zahlungsbedingungen. Auf der Rechnung sind die Zahlungsinformationen für die in der Bestellung genannten Waren oder Dienstleistungen aufgeführt. Bei einem 2-Way-Match werden die Daten in der Bestellung mit den Rechnungsdaten verglichen.
Was ist ein 3-Way-Match in der Kreditorenbuchhaltung?
Für einen 3-Way-Match in der Kreditorenbuchhaltung gibt es drei wichtige Dokumente: die Bestellung, die Rechnung und den Wareneingangsbericht. Die Bestellung enthält Angaben zu den bestellten Waren oder Dienstleistungen, die Rechnung stellt den zu zahlenden Betrag dar, und der Eingangsbericht bestätigt, dass die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhalten wurden. Bei einem 3-Way-Matching wird die Rechnung mit der Bestellung und dem Empfangsbericht verglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle drei Dokumente übereinstimmen und dass die Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden, bevor die Zahlung erfolgt.
Vor- und Nachteile des 2-Way-Matchings
Ein zweiseitiger Abgleich ist zwar schneller, kann jedoch zu Fehlern führen, da Lieferscheine und Wareneingangsmeldungen nicht in den Prozess einbezogen werden.
Vor- und Nachteile des 3-Way-Matchings
In den meisten Fällen wird ein 3-Way-Match bevorzugt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine ungültigen Rechnungen bezahlt. Der Hauptgrund für den 3-Way-Abgleich besteht darin, ungenaue oder betrügerische Rechnungszahlungen zu verhindern, indem Unstimmigkeiten vor der Zahlungsabwicklung behoben werden. Das 3-Way-Matching schützt Unternehmen vor zu hohen Ausgaben, vor der Zahlung für nicht erhaltene Ware und hilft, potenziellen Betrug aufzudecken.
Gleichzeitig bedeutet diese zusätzliche Überprüfungsebene, dass ein weiterer Satz Dokumente verglichen werden muss. Wenn der Abgleich manuell erfolgt, dauert die Validierung einer Rechnung noch länger.
Generell haben beide Matching-Methoden ihre Vorteile, abhängig vom Unternehmen, seiner Größe und seinen Systemen sowie den Geschäftsbeziehungen.
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: Vereinfachung des 3-Way- und 2-Way-Matchings
Manuelle Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung, wie z. B. Dateneingabe, Abgleichen und Überprüfen, sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Aus diesem Grund wird die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse rationalisieren und die Effizienz steigern möchten, immer wichtiger. Automatisierung kann 3-Way- und 2-Way-Matching vereinfachen und optimieren durch das automatische Zuordnen von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingangsberichten, wobei etwaige Unstimmigkeiten zur Überprüfung durch das Kreditorenbuchhaltungsteam markiert werden.
Intelligent Document Processing: Automatisierung des 3-Way- und 2-Way-Matchings
Intelligent Document Processing (IDP) Lösungen nutzen für die Beschaffung, insbesondere für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), natural language processing und maschinelles Lernen (ML), um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.
IDP ahmt menschliche Fähigkeiten zur Identifizierung, Kontextualisierung, Verarbeitung und Zuordnung von Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen nach. Die intelligente Dokumentenverarbeitung nutzt KI, ML undHuman-in-the-Loop-Automatisierungum unstrukturierte Daten in strukturierte und verwertbare Daten umzuwandeln. Basierend auf Orchestrierung kann IDP den 2- und 3-Way-Match in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren.
Die Rolle der Orchestrierung beim automatisierten Abgleich und der Verarbeitung von Dokumenten
Die Netfira-Plattform nutzt IDP-Funktionen und Orchestrierung, um das Abgleichen und Verarbeiten von Dokumenten zu automatisieren. Durch die Orchestrierung des gesamten Dokumentenverarbeitungsprozesses von der Anbindung von Geschäftspartnern über das Extrahieren und Verarbeiten von Daten bis hin zum Export in nachgelagerte Systeme optimiert die Netfira-Plattform alle Schritte des P2P-Prozesses.
Bei der Rechnungsverarbeitung extrahiert die Netfira-Plattform Daten aus Rechnungen, verarbeitet sie auf Grundlage von anpassbaren Arbeitsabläufen und Regeln und gleicht sie mit entsprechenden Details in einem anderen Satz von Dokumenten wie Bestellungen oder Wareneingangsberichten ab, bevor strukturierte Daten für den Export in ein ERP-System oder ein anderes nachgelagertes System bereitstehen und das Originaldokument automatisch archiviert wird.
Durch die Koordination und Verbindung der verschiedenen Aufgaben, Arbeitsabläufe und Systeme, die mit dem Abgleichen und Verarbeiten von Dokumenten verbunden sind, können Unternehmen mit der Netfira-Plattform reibungslose und effiziente Abläufe sicherstellen, manuelle Arbeit reduzieren und kostspielige Fehler vermeiden.
Mehr als nur Rechnungsabgleich: Dokumentenverarbeitung und Dokumentenabgleich mit der Netfira-Plattform
Die Netfira-Plattform ermöglicht die automatisierte Verarbeitung aller Arten von Transaktionsdokumenten - seien es strukturierte Dokumente wie Rechnungen oder unstrukturierte Dokumente wie Bestellbestätigungen. Das Angebot an anpassbaren Workflows für die Verarbeitung verschiedener Dokumententypen, die auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden können, ermöglicht ein effizientes und genaues Dokumentenmanagement entlang des P2P-Prozesses. Die Netfira-Plattform ist so konzipiert, dass sie sich flexibel an die Verarbeitungsregeln und -anforderungen von Unternehmen anpassen lässt und über den automatischen 2-Way- oder 3-Way-Match von Rechnungen hinausgeht. Ihre flexiblen und anpassbaren Funktionalitäten können genutzt werden, um jede Art von Dokument mit einer anderen Gruppe von Dokumenten abzugleichen, wie z.B. eine Auftragsbestätigung mit einer Bestellung und einem Lieferavis.
Intelligentes 2-Way- und 3-Way-Matching und Rechnungsautomatisierung mit IDP
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der 3-Way- und der 2-Way-Match in der Kreditorenbuchhaltung wesentliche Aufgaben sind, um die korrekte und rechtzeitige Zahlung an Lieferanten zu gewährleisten. Während der manuelle Rechnungsabgleich zeitaufwändig und fehleranfällig ist, können Automatisierungslösungen mit dem IDP-Ansatz wie die Netfira-Plattform den Abgleichungsprozess vereinfachen und optimieren. Durch die Orchestrierung der verschiedenen Aufgaben, die mit dem Abgleich und der Verarbeitung von Rechnungen verbunden sind, können Unternehmen ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung rationalisieren und ihre Effizienz verbessern.
Von manueller Verarbeitung zu intelligenter Automatisierung in der Kreditoren-buchhaltung
