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Wie automatisierte Dokumentenverarbeitung die Kreditorenbuchhaltung optimiert
Viele Unternehmen verwalten ihre Kreditorenbuchhaltung noch immer mit einem papierbasierten System, was sie langsam, fehleranfällig und ineffizient macht. Manuelle Dateneingabe, Abgleiche und papierbasierte Aufzeichnungen entsprechen nicht mehr den Anforderungen von Unternehmen, die eine optimale Rendite für ihre Buchhaltungsaktivitäten und eine transparente Financial Supply Chain anstreben. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung werden daher zu einem wichtigen Bestandteil der Digitalisierungsbemühungen eines jeden Unternehmens. Durch automatisierte Dokumentenverarbeitung können Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, ihre Geschäftsprozesse optimieren und gleichzeitig Zeit und Geld sparen.
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Den Kreditorenbuchhaltungsprozess verstehen
Der Kreditorenbuchhaltungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des umfassenderen Ausgaben- und Einkaufszyklus und bildet einen Teil des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses. Dieser Zyklus umfasst Beschaffung, Wareneingang, Rechnungsverarbeitung und Geschäftspartnerzahlungen.
Der Schwerpunkt des Kreditorenbuchhaltungsprozesses liegt insbesondere auf der Rechnungs-verarbeitung und Lieferantenzahlungen. Nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde und der Kunde das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung erhalten hat, müssen verschiedene Schritte der Buchhaltung durchgeführt werden. Zu diesen Schritten gehören die Erfassung von Rechnungsdaten, die Kodierung von Rechnungen mit den richtigen Konten und Kostenstellen, der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, die Genehmigung von Rechnungen und die Buchung von Zahlungen.
Der Kreditorenbuchhaltungszyklus
Der Kreditzyklus beginnt mit dem Lieferanten. Sobald das Beschaffungsteam eine Bestellung beim Lieferanten aufgegeben hat, erhält das Unternehmen das Produkt oder die Dienstleistung. Die Kreditorenbuchhaltung protokolliert dann die Eingangsmeldung oder den Lieferschein. Anschließend schickt der Lieferant eine Rechnung für die gelieferten Waren oder die erbrachte Dienstleistung. Die Kreditorenbuchhaltung prüft die Informationen auf der Rechnung, um die Richtigkeit sicherzustellen, und vergleicht sie häufig mit B2B-Dokumenten wie dem Wareneingangsbericht, der Bestellung oder dem Lieferschein. Es ist wichtig, dass die Mengen, Preise und Beschreibungen auf jedem Dokument mit der Rechnung übereinstimmen. Wenn alle Informationen korrekt sind, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
Warum den Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren?
Traditionell ist der Prozess der Kreditorenbuchhaltung papierbasiert, manuell und zeitaufwändig. Finanzteams müssen Daten vergleichen, validieren und manuell in nachgelagerte Systeme eingeben. Die Verwaltung großer Mengen an Papierunterlagen kann die Kreditorenbuchhaltung überfordern und zu Fehlern, Verzögerungen, ineffizienten Prozessen und unnötigen Kosten führen, was sich nicht nur auf die Mitarbeitenden, sondern auch auf den Gewinn des Unternehmens auswirkt.
Der Schlüssel zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung: Automatisierte Dokumentenverarbeitung
Automatisierungssoftware ist für die Optimierung der Kreditorenbuchhaltung unerlässlich. Da die Schritte im Kreditorenbuchhaltungsprozess den Austausch, Überprüfung, Vergleich und Genehmigung von Daten und Dokumenten beinhalten, ist es klar, dass manuelle operative Buchhaltungsprozesse zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sind. Durch die Implementierung eines automatisierten Dokumentenflusses können Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung effektiv verbessern. Software für die Kreditorenbuchhaltung bietet eine automatisierte Dokumentenverarbeitung, die Finanz- und Buchhaltungsprozesse digitalisiert und die Effizienz steigert.
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungszyklen
Der grundlegende Kreditorenbuchhaltungszyklus umfasst drei wichtige Dokumente: Bestellung, Lieveravisund Rechnung. Finanzteams müssen die Eingangsrechnung mit der Lieferavis oder der Bestellung vergleichen, um die Richtigkeit sicherzustellen, bevor sie die Zahlung genehmigen.
Eine Kreditorenbuchhaltungssoftware verarbeitet Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen automatisch und ermöglicht so optimierte digitale Prozesse. Die Software extrahiert relevante Daten aus Dokumenten und exportiert sie in ERP- oder andere IT-Systeme. Rechnungen und Lieferavise können Bestellungen oder Bestellpositionen automatisch zugeordnet werden - das sorgt für Transparenz, Schnelligkeit und Genauigkeit. Diese Automatisierung entlastet Mitarbeitende von der manuellen Prüfung und dem Abgleich von Dokumenten, bietet ihnen volle Kontrolle und Transparenz über automatisierte Arbeitsabläufe und stellt wichtige Echtzeitinformationen bereit.
Vorteile der automatisierten Kreditorenbuchhaltung
1. Weniger manuelle Arbeit
Durch Automatisierung werden manuelle Tätigkeiten in der Kreditorenbuchhaltung deutlich reduziert. Eine manuelle Dateneingabe ist nicht erforderlich, da die Software die Daten automatisch erfasst und so eine hohe Genauigkeit bei minimaler menschlicher Beteiligung gewährleistet.
2. Zeitersparnis
Automatisierte Dokumentenverarbeitung beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, sodass digitale Rechnungen leicht zu finden sind und nie mehr verlegt werden. Durch die Optimierung des Genehmigungsprozesses wird sichergestellt, dass die richtige Person die richtige Rechnung zur richtigen Zeit erhält, sodass sich das Finanzteam auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Laut einem Bericht von Ardent Partnerskönnen Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, Rechnungen bis zu 9x schneller verarbeiten.
3. Geldersparnis
Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostspielig. Durch die Eliminierung manueller Arbeit und die Zeitersparnis können Unternehmen die Arbeitskosten senken, insbesondere diejenigen, die mit der manuellen Dateneingabe, Dokumentenspeicherung und -versand verbunden sind. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Zahlungen immer pünktlich erfolgen. Umfrageergebnisse von Ardent Partners zeigen, dass Unternehmen, die automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse nutzen, Rechnungen zu um 92 % geringeren Kosten verarbeiten können als Unternehmen, die auf manuelle Prozesse setzen.
4. Erhöhte Nachhaltigkeit
Papierlose Buchhaltungsprozesse verbessern nicht nur die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz, sondern unterstützen auch die Nachhaltigkeit. Die Automatisierung von Dokumenten spart wertvolle Ressourcen und trägt zu einem umweltfreundlicheren Geschäftsmodell bei.
5. Verbesserte Sichtbarkeit und mehr Kontrolle
Automatisierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse bieten eine verbesserte Transparenz der Zahlungsabläufe und tragen dazu bei, Fehler zu vermeiden und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Sie wahren die Compliance, vermeiden Gebühren und erstellen einen klaren Prüfpfad.
6. Verbesserte Genauigkeit
Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung reduzieren zuverlässig Fehler und erhöhen die Genauigkeit. Eine Umfrage von APQC zeigt, dass Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse automatisieren, eine um bis zu 66% niedrigere Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung aufweisen als Unternehmen, die auf manuelle Prozesse setzen.
Fazit: Der Vorteil einer optimierten Kreditorenbuchhaltung durch automatisierte Dokumentenverarbeitung
Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist der Schlüssel zur Rationalisierung der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Wahl einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen manuelle Buchhaltungsaufgaben eliminieren, die Genauigkeit verbessern, Datentransparenz erreichen, operative Prozesse automatisieren und die Kontrolle über wichtige Finanzabläufe übernehmen. Die automatisierte Verarbeitung von Dokumentenflüssen verhilft Unternehmen zu einem höheren Maß an Effizienz und Verantwortlichkeit und spart gleichzeitig Zeit, Personal und Geld.
Während Unternehmen in eine zunehmend digitale Zukunft blicken, liegen die Vorteile der Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses klar auf der Hand. Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und Kosten sparen möchten, sollten über die Investition in automatisierte Dokumentenverarbeitungslösungen nachdenken. Die anfängliche Investition in diese Technologie kann auf lange Sicht erhebliche Erträge bringen und zum Geschäftswachstum und zur finanziellen Stabilität beitragen.
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