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Innovation durch Automatisierung: Automatisierung des Wareneingangs in der Pharmabeschaffung
Basierend auf unserer vorherigen Diskussion in unserem Blogartikel “Einkauf in der Pharmaindustrie: die Welt der Arzneimittelbeschaffung,” untersuchen wir in diesem Artikel die transformativen Auswirkungen der Automatisierung auf den Einkauf in der Pharmaindustrie. Wir gehen der Frage nach, wie die Automatisierung der Wareneingangsabwicklung nicht nur eine Lösung für aktuelle Herausforderungen, sondern einen bedeutenden Schritt hin zu innovativen Beschaffungsprozessen in der pharmazeutischen Branche darstellt.
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Ein erneuter Blick auf die wichtigsten Herausforderungen bei der Arzneimittelbeschaffung
Der Einkauf von Arzneimitteln, insbesondere von gefährlichen oder kritischen Gütern, erfordert die strikte Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards. Wie in anderen Branchen, wie z.B. der Chemie- und Werkstoffindustrie oder dem Maschinenbau- und Fertigungssektor, erfordert macht eine detaillierte Informations- und Dokumentationsverwaltung und -verarbeitung verschiedener Dokumente, darunter Zertifikate, Lieferscheine und Warenaufzeichnungen. Aufgrund dieser besonderen Merkmale und Anforderungen der Pharmabeschaffung stehen Einkäufer:innen vor erheblichen Herausforderungen: die effiziente Verwaltung riesiger Informationsdatenbanken, die schnelle Verarbeitung kritischer Dokumente, die Überwindung der Hürden der manuellen Dateneingabe und die zeitaufwändige Datenarchivierung, die allesamt den Fokus von anderen Aufgaben ablenken.
Automatisierung der Pharmabeschaffung: Warum der Einkauf in der Pharmaindustrie einen Wandel braucht
In den letzten Jahren sind die Erwartungen an die Beschaffungsabteilungen der Pharmaindustrie, die Anforderungen und Qualitätsstandards zu erfüllen und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren und volatile Lieferketten zu verwalten, gestiegen und werden voraussichtlich noch weiter steigen. Diese Teams stehen vor einer doppelten Herausforderung: Wertschöpfung und Innovation voranzutreiben und gleichzeitig transparente und stabile Prozesse zu gewährleisten. Leider wird ihre Effizienz oft durch manuelle Aufgaben behindert. Um agil und zukunftsfähig zu bleiben, ist die Umgestaltung der pharmazeutischen Beschaffung durch Automatisierung nicht nur vorteilhaft, sondern unerlässlich.
Gründe für die Automatisierung des Wareneingangs
In der Pharmabeschaffung ist es für Einkaufsteams wichtig, vorausschauend zu planen und stabile, unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Der tägliche Eingang von Rohstoffen, medizinischen Produkten, Ampullen und Verpackungen erfordert eine gut organisierte und klare Dokumentation. Die Automatisierung dieser Prozesse entlastet nicht nur die Beschaffungsteams, sondern erhöht auch die Geschwindigkeit und Genauigkeit. Diese Automatisierung erstreckt sich auch auf die Verarbeitung von Zertifikaten und Lieferscheinen und gewährleistet eine nahtlose Integration in das Beschaffungssystem.
Automatisierung von Zertifikaten und Lieferscheinen in der Arzneimittelbeschaffung
Bei der Arzneimittelbeschaffung werden Gefahrengüter mit einem Zertifikat verschickt. Da diese Waren meist in Chargen versendet werden, wird jede Charge mit einem Zertifikat geliefert. Wenn also eine Bestellung in 20 Chargen geliefert wird, müssen meist 20 Zertifikate verarbeitet werden. Die manuelle Verarbeitung dieser Zertifikate und Lieferscheine erhöht nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern ist auch fehleranfällig.
Die automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen erhöht die Effizienz des Wareneingangsmanagements und ermöglicht mehr Kenntnisse über Chargendetails und notwendige Lagerbedingungen. Diese umfassende Automatisierung stellt sicher, dass Beschaffungsteams Zugriff auf wichtige Informationen haben, was eine fundierte Entscheidungsfindung und eine schnelle Reaktion auf Änderungen erleichtert.
Die Vorteile der automatisierten Archivierung
Die Archivierung von Dokumenten, eine wichtige Komponente des pharmazeutischen P2P-Prozesses, kann eine anstrengende und monotone Aufgabe sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Die Implementierung von Automatisierungslösungen vereinfacht diese wichtige Aufgabe, da sie eine schnelle und genaue Archivierung wichtiger Dokumente wie Zertifikate und Unterlagen ermöglicht. Durch die automatisierte Extraktion, Verarbeitung und Archivierung von Informationen wird sichergestellt, dass die Dokumente immer griffbereit sind, was die Effizienz und Zuverlässigkeit des Beschaffungsprozesses deutlich erhöht.
Die Vorteile der Automatisierung des Wareneingangs und der Archivierung
Die Automatisierung des Wareneingangs und der Archivierung bietet zahlreiche Vorteile, um die Herausforderungen der Pharmabeschaffung zu meistern. Manuelle Arbeit wird auf ein Minimum reduziert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer Verringerung von Fehlern führt. Dadurch können sich Einkäufer:innen auf andere wichtige Bereiche konzentrieren. Automatisierte Prozesse sorgen für optimierte Abläufe, verbesserte Datenqualität und kontinuierliche Transparenz, da zuverlässige Informationen sofort verfügbar sind. Die daraus resultierenden strukturierten Daten ermöglichen es den Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen, zu planen, auf unvorhergesehene Änderungen zu reagieren, sich an Anforderungen anzupassen und Qualitätsstandards einzuhalten.
Die perfekte Automatisierungssoftware für die Automatisierung der Pharmabeschaffung finden
Damit die Automatisierung Automatisierungstechnologie die gelingen kann, ist es wichtig, die richtige Automatisierungslösung auszuwählen. Bei der Automatisierung des Wareneingangs und der Dokumentenverarbeitung ist die Wahl einer ausgereiften, intelligenten Automatisierungslösung von größter Bedeutung. Cloudbasierte IDP-Plattformen (Intelligent Document Processing), wie die Netfira-Plattform, sind in der Lage, Daten aus Dokumenten mit höchster Datengenauigkeit zu extrahieren und zu validieren und sorgen so für eine hohe Datenqualität. Weiterhin ist, die Integration in bestehende Systeme wie ERP und CRM für einen reibungslosen Datenfluss und eine effiziente Archivierung unerlässlich. Darüber hinaus ermöglicht die einfache Skalierbarkeit von cloudbasierten IDP-Lösungen die Ausweitung der Automatisierung auf andere Bereiche, wie die Rechnungsverarbeitung, wodurch der Beschaffungsprozess weiter verbessert wird.
Einkaufsautomatisierung in der Pharmaindustrie: Wareneingangsprozesse automatisieren
Die Automatisierung des Wareneingangs ist ein Eckpfeiler der Automatisierung der pharmazeutischen Beschaffung. Durch die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten wie Zertifikaten und Lieferscheinen werden die pharmazeutischen Beschaffungsteams von zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten entlastet. Diese Automatisierung ermöglicht schnellere und effizientere Arbeitsabläufe und verbessert die Entscheidungs- und Planungsmöglichkeiten erheblich. Hochentwickelte Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, wie die Netfira-Plattform, sind hervorragend für die strengen Anforderungen der pharmazeutischen Beschaffung geeignet. Dank ihrer außerordentlichen Genauigkeit bei der Datenextraktion und -validierung sorgen sie für die notwendige Datenqualität, Prozessstabilität und Transparenz, um die Beschaffung in der Pharmazie wettbewerbsfähig und zukunftssicher zu machen.
Webinar: Einführung in die Netfira-Plattform
