Dokumentenverarbeitung und Ihre SAP S/4HANA-Migration: Was Sie neu bewerten sollten
Wenn Sie SAP ECC einsetzen, ist eine Migration zu S/4HANA keine ferne Planungsaufgabe mehr.Die reguläre Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 endet 2027, eine optionale erweiterte Wartung ist bis 2030 möglich. Eine kostenpflichtige Übergangsoption läuft bis 2033, jedoch nur für Kunden, die vor Ende 2030 auf SAP ERP, Private Edition, im Rahmen von RISE mit SAP umsteigen.
Wenn Teams die Liste der Systeme erstellen, die im Rahmen einer Migration neu bewertet werden sollen, steht die Dokumentenverarbeitung selten an erster Stelle. Dabei sollte sie es. Rechnungen, Auftragsbestätigungen und andere Lieferantendokumente gelangen oft nur durch manuelle Eingabe, veraltete EDI-Verbindungen und kundenspezifischen Code, den niemand anfassen möchte, ins SAP-System. Eine Migration bietet oft die beste und kostengünstigste Gelegenheit, dies zu beheben, anstatt die bestehenden Prozesse unverändert zu übernehmen. Das sind die Aspekte der Dokumentenverarbeitung, die Sie im Zuge der Umstellung auf S/4HANA neu bewerten sollten.
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Warum ist die Migration der richtige Zeitpunkt, um die Dokumentenverarbeitung neu zu bewerten?
Zwei Gründe sprechen dafür, bei einer SAP S/4HANA-Migration die Dokumentenverarbeitung zu überdenken. Erstens: Da Sie ohnehin die Verbindungen Ihres ERP-Systems aufbrechen, ist die Überarbeitung einer weiteren Integration Teil eines umfassenderen Programms und kein isoliertes Projekt. Zweitens: S/4HANA ändert die Vorgehensweise bei der Anpassung. SAPs Clean-Core-Ansatz bevorzugt die Beibehaltung des ERP-Standards und die Verwendung von freigegebenen, upgradefähigen APIs oder parallelen Erweiterungen für zusätzliche Logik. Dokumentenverarbeitung, die in kundenspezifischem ABAP eingebettet ist, ist genau die Art von Abhängigkeit, die Sie während der Migration hinterfragen sollten.
Was meist unhinterfragt übernommen wird
Die Migration bestehender Systeme ist oft die Standardlösung und für viele Systeme auch die sinnvollste. Die Dokumentenverarbeitung verdient jedoch eine genauere Betrachtung. Die übernommene Konfiguration kann beispielsweise die manuelle Eingabe von Rechnungen durch Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung, ein EDI-Subsystem, das nur die größten Lieferanten abdeckt, und kundenspezifischen Code zum Lesen und Weiterleiten von Dokumenten auf eine Weise umfassen, die nur wenige Anwender verstehen. All dies verbessert sich nicht einfach durch die Migration auf ein neueres ERP-System. Bei der Migration muss entschieden werden, ob jede Komponente unverändert übernommen oder durch eine Lösung ersetzt werden soll, die besser zur Zielarchitektur von S/4HANA passt.
Was vor der SAP S/4HANA-Migration neu bewertet werden sollte
Wie Dokumente momentan in das SAP-System gelangen. Erfassen Sie die Daten ehrlich. Wie sieht Ihre Rechnungsverarbeitung mit Ihrem montanen SAP-System aus? Wie viele Rechnungen werden manuell erfasst? Wie viele Auftragsbestätigungen werden nur überflogen und dann abgetippt? Jeder manuelle Schritt, den Sie in S/4HANA übernehmen, ist ein manueller Schritt, für den Sie auch nach der Umstellung noch bezahlen werden. Dies ist die Grundlage, an der alles andere gemessen werden sollte.
Sollte die SAP EDI-Integration für S/4HANA neu entwickelt werden? Eine Migration wirft die Frage nach EDI und einer SAP-EDI-Schnittstelle auf. Muss man alle Mappings für S/4HANA neu erstellen, einschließlich derer für Partner, die sie beim ersten Mal kaum gerechtfertigt haben? Eine sauberere Lösung wäre EDI für die großen, vernetzten Partner und eine Dokumentenverarbeitungsschicht für die kleineren, sodass man nicht eine SAP/EDI-Integration für Lieferanten, die drei Rechnungen pro Quartal stellen, einrichten muss.
Clean Core und benutzerdefinierte Dokumentlogik. Wenn Dokumentregeln in kundenspezifischem ABAP innerhalb des Kernsystems definiert sind, gibt S/4HANA den Anstoß, diese neu zu bewerten. Eine gut konzipierte IDP-SAP-Integration kann neben der SAP-Lösung platziert werden und über freigegebene Schnittstellen zurückschreiben, wodurch die Dokumentenlogik außerhalb des Kerns verbleibt, anstatt dieselbe kundenspezifische Abhängigkeit in der neuen Umgebung erneut einzubetten.
Rechnungs- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse werden in das SAP-System eingespeist. Überprüfen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung und wie Rechnungsdaten im SAP-System landen. Wenn sie sauber, validiert und abgeglichenankommen, mit den richtigen, buchungsfertigen Daten, wird in der Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Quelle manueller Verarbeitung aufgelöst. Muss jedoch weiterhin jemand die Daten manuell eingeben, korrigieren oder importieren, wurde das Problem lediglich verlagert, nicht gelöst. Hier zeigt sich, ob die Dokumentenverarbeitung in SAP S/4HANA ihren Platz hat oder nicht.
Stammdaten und Validierung. Migrationsprogramme beinhalten oft eine umfassende Bereinigung der Stammdaten. Die Dokumentenverarbeitung sollte die aktualisierten Daten beim Import abgleichen, sodass Lieferantennamen, Materialreferenzen, Preise und andere Felder mit den Datensätzen abgeglichen werden, denen Ihre neue Umgebung vertrauen soll.
Governance und Prüfbarkeit. Neues System, gleiche Notwendigkeit, den Hergang zu erklären. Eine deterministische, nachvollziehbare Dokumentenverarbeitung sollte es ermöglichen, nachzuvollziehen, wie ein Dokument interpretiert wurde, welche Prüfungen durchgeführt wurden und warum eine Ausnahme ausgelöst wurde. Dies ist insbesondere bei einer Migration wichtig, wenn neue Schnittstellen und Kontrollen ohnehin geprüft werden.
Dokumente, die keine Bestellungen betreffen, und Sonderfälle. Bei einer Migration konzentriert man sich leicht auf den sauberen, bestellungsbasierten Rechnungsfluss und vernachlässigt dabei Frachtrechnungen, einmalige Service-Rechnungen und Dokumente, die nicht dem Standardprozess entsprechen. Diese Ausnahmen verursachen oft einen unverhältnismäßig hohen manuellen Aufwand. Legen Sie daher fest, wie diese in S/4HANA gehandhabt werden sollen, bevor sie sich nach dem Go-Live anhäufen.
Wo die Dokumentenverarbeitung in einer S/4HANA-Landschaft angesiedelt sein sollte
Das Zielbild ist in der Regel einfacher als die bestehende Landschaft. Behalten Sie den ERP-Kernstandard bei. Eine Dokumentenverarbeitungsschicht kann parallel zum SAP-System eingesetzt werden, um Lieferantendokumente zu verarbeiten, die extrahierten Daten mit den SAP-Stammdaten abzugleichen und die Ergebnisse über freigegebene Schnittstellen zurückzuschreiben. EDI kann weiterhin für Partner genutzt werden, bei denen die Anbindung bereits gerechtfertigt ist. Die Vielzahl an PDFs, E-Mails und anderen Dokumenten kann über die Dokumentenschicht verarbeitet werden, ohne dass die Lieferanten ihre Kommunikationsweise ändern müssen. Dies führt zu einer übersichtlicheren Architektur, als die Dokumentenlogik im Kernsystem zu vergraben oder eine Vielzahl von Punkt-zu-Punkt-Verbindungen neu aufzubauen.
Ein Wort zu SAP-Zugangsdaten
SAP-Zertifizierungen und Referenzen aus dem SAP-Ökosystem sind zwar hilfreiche Hinweise bei der Auswahl einer IDP-Lösung, lösen aber die Architekturfrage nicht allein. Bei jeder IDP-Integration mit SAP sollten Sie prüfen, wie die Plattform mit S/4HANA verbunden wird, welche Schnittstellen verwendet werden, wo die Dokumentenlogik implementiert ist, wie Ausnahmen behandelt werden und ob der Ansatz sowohl für eine Vielzahl komplexer Handelspartner als auch für einfache, strukturierte Fälle geeignet ist.
Wie Netfira die Dokumentenautomatisierung vor und nach der SAP S/4HANA-Migration unterstützt
Eine Migration zu SAP S/4HANA bietet die Möglichkeit, die Dokumentenverarbeitung zu modernisieren, aber Unternehmen müssen nicht unbedingt bis zum Go-Live warten, um die Vorteile zu nutzen.
Die Netfira-Plattform integriert sich sowohl in SAP ECC als auch in S/4HANA und ermöglicht Unternehmen die Automatisierung von Transaktionsbelegen in den Bereichen Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Vertrieb. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Kundenbestellungen können in ihren bestehenden Formaten erfasst, anhand von Geschäftsregeln und Referenzdaten validiert und zu sauberen, strukturierten ERP-Transaktionen verarbeitet werden.
Im Gegensatz zu Lösungen, die sich primär auf die Dokumentenextraktion konzentrieren, bietet Netfira eine vollständige Automatisierungsebene mit konfigurierbaren Workflows für Abgleich, Datenanreicherung, Genehmigungen und Ausnahmebehandlung. Dadurch können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse unabhängig von ihrem ERP-Kernsystem modernisieren und Integrationen sowie Workflows flexibel an die Weiterentwicklung ihrer SAP-Umgebung anpassen.
Wichtig ist, dass Lieferanten und Kunden ihre Dokumentenaustauschprozesse nicht ändern müssen. Bestehende EDI-Verbindungen können beibehalten werden, während die Netfira-Plattform die Dokumente automatisiert, die weiterhin per E-Mail, PDF und in anderen Formaten eingehen. Dadurch wird vermieden, dass in einem ohnehin komplexen Migrationsprogramm unnötige Änderungen bei den Handelspartnern eingeführt werden müssen.
Die Netfira-Plattform ist im SAP Store verfügbar und bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, manuelle Prozesse zu reduzieren, die Qualität der Transaktionsdaten zu verbessern und die Automatisierung in ihrem gesamten Handelspartnernetzwerk auszuweiten, egal ob sie sich auf S/4HANA vorbereiten, aktiv migrieren oder bereits mit dem neuen System arbeiten.
Beginnen Sie mit automatisierter Dokumentenverarbeitung, bevor Sie die Umstellung vornehmen
Die Versuchung ist groß, zunächst mit S/4HANA live zu gehen und die Dokumentenflüsse erst später zu optimieren. In der Praxis kann dies jedoch leicht zu einem permanenten Rückstand an Workarounds führen. Die Dokumentenverarbeitung gehört zusammen mit Schnittstellen, kundenspezifischem Code und Stammdaten in den Migrationsprozess, solange die Architektur bereits für Änderungen offen ist und die zuständigen Personen eingebunden sind. Wird dies als Problem für den zweiten Tag der Implementierung betrachtet, kann die neue Umgebung genau dieselben manuellen Schritte übernehmen, die bereits in der ECC-Landschaft vorhanden waren.
Warum die Migration zu S/4HANA der richtige Zeitpunkt ist, um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren
Eine S/4HANA-Migration bietet eine seltene Gelegenheit, die Systeme rund um das ERP-System zu überprüfen. Clean-Core-Prinzipien machen die direkte Übernahme alter Beleglogik weniger attraktiv. Analysieren Sie, wie Ihre Transaktionsbelege in Ihr SAP-System gelangen, entscheiden Sie, welche Daten weiterhin über EDI verarbeitet werden sollen, lagern Sie unnötige kundenspezifische Logik aus dem Kernsystem aus und konzipieren Sie Validierung und Buchung für die S/4HANA-Umgebung, in die Sie migrieren. Eine Plattform wie Netfira, die parallel zum Kernsystem läuft und jeden Lieferanten explizit abbildet, ist genau für diesen Zielzustand konzipiert und bietet Ihnen deutlich bessere Chancen auf weniger manuelle Arbeitsschritte und ein moderneres ERP-System.
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