Warum sich der Einkauf für eine KI-basierte Automatisierungslösung entscheiden sollte

Modernste Technologie wie Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, die Beschaffung zu revolutionieren. Im operativen Einkauf gibt es immer noch eine überwiegend manuelle Prozesskette mit vielen fehleranfälligen Tätigkeiten. Der Druck auf den Einkauf steigt, da der Aufwand für manuelle operative Prozesse mit der Anzahl der Transaktionen und Lieferanten exponentiell zunimmt. Um wettbewerbsfähig und zukunftssicher zu bleiben, müssen operative Abläufe automatisiert werden. Manuelle Aufgaben müssen schnell und fehlerfrei erledigt werden, damit Einkaufteams mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Daher wird es immer wichtiger, Automatisierungslösungen zu implementieren, die die Dokumentenverarbeitung optimieren. KI-gestützte Softwarelösungen automatisieren die Dokumentenverarbeitung effizient und zuverlässig und ermöglichen eine reibungslose elektronische Anbindung von Geschäftspartnern.  Lesen Sie mehr über die Vorteile von KI für den Einkauf und die Schritte, die Sie bei der Auswahl einer KI-basierten Automatisierungslösung im Einkauf beachten sollten.

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Schritt 1: Daten sammeln und auswerten

In jedem Unternehmen werden täglich Daten gesammelt.Der erste Schritt sollte sein, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wo und wie Daten gesammelt werden und welche Daten vorhanden sind. Erfahren Sie hier, warum saubere Daten die Grundlage für effiziente Prozesse sind und wie die Netfira-Plattform die Datenqualität durch Automatisierung verbessert. 

Schritt 2: Anwendungsbereiche identifizieren und bewerten

Diese Daten sind die Voraussetzung für die Identifizierung und Bewertung von Anwendungsfeldern im Unternehmen. KI-Technologie kann in vielen Bereichen gewinnbringend eingesetzt werden - zum Beispiel im Einkauf.  Zudem gehen KI-Technologien weit über die Möglichkeiten der herkömmlichen Robotic Process Automation (RPA) hinaus und sind daher besser geeignet, um Digitalisierungs- und Automatisierungsstrategien langfristig umzusetzen. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen KI und RPA und den Vorteilen von KI finden Sie im Blogartikel "Welche intelligente Automatisierungslösung für den Einkauf ist besser: RPA oder KI? 

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Strategie und wählen Sie eine Automatisierungslösung

Die Vision eines papierlosen Büros mit automatisierten operativen Prozessen wird von vielen zukunftsorientierten Unternehmen geteilt. Eine dafür entwickelte Strategie beinhaltet die Definition strategischer Ziele, zu denen auch die Auswahl einer geeigneten KI-basierten Software gehört. Dabei müssen einige Fragen beantwortet werden: Welche Ressourcen sind vorhanden? Mit welchem Software-Anbieter arbeite ich zusammen? Welche Plattform wird verwendet? Nutze ich eine selbst gehostete Cloud? Arbeite ich mit der unternehmenseigenen IT oder nutze ich die Dienste einer externen IT-Abteilung? 

Die Checkliste von Netfira zurDefinition von Softwareanforderungenhilft Ihnen bei der Vorbereitung und Beschleunigung des Softwareauswahlprozesses.  Anschließend unterstützt Sie dieCheckliste zur Softwareauswahlvon Netfira bei der Definition von Zielen, die den SMART-Kriterien entsprechen, und bei der Wahl einer geeigneten Softwarelösung, die Ihre Anforderungen erfüllt.  

Mit KI den operativen Einkauf automatisieren

Der Einsatz von KI-gestützten Softwarelösungen im operativen Einkauf führt zur Automatisierung, Beschleunigung und Optimierung von Prozessen. KI kann den Austausch von Informationen unterstützen und gleichzeitig Inhalte verknüpfen. Im operativen Einkauf gilt dies für die Extraktion und den Vergleich von Daten sowie die Validierung von Informationen.

Wie die Netfira-Plattform KI zur Automatisierung des Einkaufs nutzt

Mit der KI-Lösung von Netfira können B2B-Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und andere Dokumente automatisch zwischen dem Einkauf und seinen Geschäftspartnern ausgetauscht und verarbeitet werden. KI ermöglicht es dem Einkauf, Geschäftspartner elektronisch anzubinden. Alle wichtigen Lieferanten, auch die kleinen, können mit der KI-basierten Netfira-Onboarding-App schnell und einfach angebunden werden. Dank KI können unstrukturierte Daten in freien Texten oder in Dokumenten wie Auftragsbestätigungen und Kundenbestellungen harmonisiert werden. Abweichende Begriffe in Lieferantendokumenten, mehrdeutige Maßeinheiten oder seltene Sprachen sind kein Problem mehr, da die KI von Netfira ständig dazulernt. Manuelle Eingriffe sind kaum noch nötig.

Die Netfira-Plattform: Eine cloudbasierte SaaS-Lösung

Die Netfira setzt auf KI, um den bidirektionalen Austausch von B2B-Dokumenten und Daten zu automatisieren. Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows in der Cloud steigert die Effizienz, optimiert Prozesse und schöpft das volle Potenzial der Beschaffung aus. SaaS-Lösungen ermöglichen Flexibilität, Skalierbarkeit und niedrige Kosten.  Zudem kann die Automatisierungslösung ohne Schulungen implementiert werden und die interne IT ist kaum in das Projekt eingebunden. Der zentrale Vorteil ist, dass IT-Teams, die in der Regel mit ihren Kernaufgaben beschäftigt sind, nicht von der Automatisierungsstrategie überzeugt werden müssen und sich nicht mit einem arbeitsintensiven Projekt beschäftigen müssen. Bei der Implementierung der der Netfira-Plattform gibt es nur fünf Aufgaben, die von internen IT-Teams erledigt werden müssen.Die Netfira wird als SaaS-Lösung angeboten, die in der Cloud gehostet wird.  

Die Vorteile von SaaS und KI

Künstliche Intelligenz und das SaaS-Dienstleistungsmodell sind zwei Technologien mit hohem Zukunftspotenzial. Wenn beides miteinander verbunden wird, führt das zu einem noch größeren Mehrwert für den Einkauf. KI arbeitet in einer webbasierten Plattform effektiver als in einer lokal installierten Lösung, da eine Cloud-Lösung häufige und kostenlose Updates bietet. So bündeln KI-basierte Automatisierungslösungen, die als SaaS-Modell in der Cloud betrieben werden, eine Vielzahl von Vorteilen, die den Einkauf zukunftssicher machen: Die Flexibilität der Cloud geht Hand in Hand mit der Flexibilität einer lernenden KI, die auch unstrukturierte Inhalte mit extrem hoher Datengenauigkeit verarbeiten kann. Hinzu kommen geringe Kosten, ein schnelles Roll-out sowie eine unkomplizierte und kostengünstige Skalierbarkeit.

Warum sich der Einkauf für die KI-basierte Netfira-Plattform entscheiden sollte

Dank innovativer KI steigert die Netfira-Plattform die operative Effizienz entlang des Procure-to-Pay-Prozesses durch die Automatisierung aller Dokumente, einschließlich Bestellbestätigungen, Rechnungen, Lieferavise, Bestellungen, Angebote und vieles mehr. Mit Netfira kann die gesamte Lieferkette digitalisiert und automatisiert werden, so dass interne und externe Partner nahtlos miteinander verbunden sind. Manuelle und damit fehleranfällige Aufgaben werden deutlich reduziert, so dass Einkäufer mehr Zeit haben, sich auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Optimierung des Einkaufsprozesses mit einer KI-gestützten Automatisierungslösung hat somit positive Auswirkungen auf alle nachgelagerten Prozesse und beteiligten Abteilungen.

Fallstudie Fissler

Die Fissler GmbH hat ihre Einkaufsprozesse mithilfe der KI-gestützten Netfira-Plattform erfolgreich digitalisiert und automatisiert.

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Interne IT-Anforderungen

Im Gegensatz zu anderen Lösungen zur Dokumentenautomatisierung kann die Netfira-Plattform mit minimalem Aufwand für interne IT-Teams implementiert werden. Es gibt nur fünf Aufgaben, die von internen IT-Teams erledigt werden müssen.

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