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Digitale Transformation im Einkauf
Der Begriff 'digitale Transformation' wird oft ganz allgemein für die technologische Verbesserung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens verwendet. Es gibt jede Menge neue Technologien, die Effizienzsteigerungen und die Transformation von Geschäftsprozessen durch Digitalisierung versprechen. Einkaufsabteilungen sehen sich zunehmend mit externen Anforderungen konfrontiert, die Unternehmen dazu zwingen, einen innovativen Business-Ansatz zu wählen und neue Technologien zu implementieren. Die Herausforderung besteht darin, zu verstehen, was digitale Transformation im Einkauf bedeutet und wo man ansetzen sollte. In diesem Artikel wird erläutert, warum eine erfolgreiche digitale Transformation des Einkaufs auf Automatisierungstools beruht, z. B. auf der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten und Daten.
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Was digitale Transformation bedeutet
Die digitale Transformation kann auf verschiedene Arten erfolgen. Beispielsweise wenn ein Einzelhändler als Reaktion auf die Covid-19-Pandemie einen Online-Shop einführt oder wenn Amazon die Amazon Web Services anbietet. Grundsätzlich beinhaltet die digitale Transformation die Nutzung neuer Technologien, um die Art und Weise wie ein Unternehmen geführt wird, positiv zu verändern. Dazu gehören Prozesse, Personal und Technik. Diese Veränderungen machen Unternehmen effizienter, widerstandsfähiger und erfolgreicher. Der Begriff 'digital' kann sich jedoch auf viele Dinge beziehen. Mit 'digital' können papierlose Prozesse gemeint sein, Daten und Prozesse in die Cloud zu verlagern, KI-Lösungen, Datenanalyse, agile Entwicklung, mobiles Arbeiten oder Home-Office, Automatisierung oder sogar alle oben genannten Punkte zusammen.
Die 4 Arten der digitalen Transformation
Es gibt vier Arten der digitalen Transformation:
1) Transformation des Geschäftsmodells
- Eine radikale Änderung der Art und Weise, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung dem Verbraucher oder der Verbraucherin bereitgestellt wird. Ein gängiges Beispiel ist die Einführung von Streaming-Diensten durch Netflix, die ein ganz anderes Geschäftsmodell als die traditionelle Videothek darstellt.
2) Domaintransformation
- Diese Form der digitalen Transformation beschreibt eine Erweiterung eines bestehenden Angebots. Ein Restaurant, das beispielsweise einen Online-Bestell- und Lieferservice einrichtet, kann sowohl auf dem klassischen Markt für Speisen im Restaurant als auch auf dem Lieferservicemarkt konkurrieren.
3) Organisatorische (oder kulturelle) Transformation
- Bezieht sich auf die Implementierung digitaler Tools an einem Arbeitsplatz, um Mitarbeiter:innen zu stärken und die Abläufe eines Unternehmens zu verbessern. Videokonferenzen, Online-Projektmanagement und digitale Tools für die Zusammenarbeit sind Beispiele für Technologien, die eine organisatorische Transformation ermöglichen.
4) Transformation von Geschäftsprozessen
- Bedeutet, ineffiziente Geschäftsprozesse durch digitale Tools zu ersetzen, die sie effizienter machen. Die Dokumentenautomatisierungsplattform von Netfira ist ein Beispiel für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, da sie eine erhöhte Effizienz bietet, indem sie manuelle, sich wiederholende Arbeit ersetzt.
Unabhängig davon, wie Menschen 'digital' definieren, geht es bei der digitalen Transformation um mehr als nur um die Integration neuer Technologien in Geschäftsprozesse. Tech-Lösungen sind Werkzeuge, die die digitale Transformation erleichtern und es Unternehmen ermöglichen, grundlegende Änderungen an der Kultur und den Abläufen eines Unternehmens vorzunehmen. Bei der Transformation von Geschäftsprozessen bedeutet dies, etablierte, oft obsolete Aufgaben durch kosteneffiziente Lösungen zu ersetzen – dies gilt insbesondere für den Einkauf.
Warum Einkaufsprozesse transformiert werden müssen
Einkaufsabteilungen verarbeiten ein hohes Volumen an Transaktionsdokumenten. B2B-Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen müssen geprüft, verglichen und bestätigt werden. Die manuelle Dokumentenverarbeitung ist in vielen Abteilungen immer noch üblich. Jedoch ist diese langsam, fehleranfällig und ineffizient. Fehler, Verzögerungen, langsame Reaktionszeiten und Abweichungen verhindern reibungslose Geschäftsprozesse, belasten Lieferantenbeziehungen und führen zu unnötigen Kosten. Darüber hinaus sind manuelle Vorgänge im Gegensatz zu skalierbaren Automatisierungstools nur begrenzt in der Lage, auf eine Zunahme des Dokumentenvolumens zu reagieren. In einer globalen digitalisierten B2B-Welt, die mit Lieferengpässen und Lieferkettenunterbrechungen kämpft, muss der Einkauf effizient, flexibel und zuverlässig sein. Es ist nötig, Einkaufsprozesse und modernisieren und zu optimieren, um den Einkauf zu einem agilen und zukunftssicheren Geschäftspartner zu machen.
Transformation der Geschäftsprozesse im Einkauf
Der Beschaffungsprozess ist definiert als ein Prozess, mit dem Waren und Dienstleistungen über eine Lieferkette erworben werden. Ein weit verbreitetes Synonym ist der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess. Die Schritte entlang des P2P-Prozesses beinhalten immer den Austausch von Daten und Dokumenten mit Geschäftspartnern und deren Freigabe. Deshalb müssen Einkäufer:innen die Informationen vor der Weiterverarbeitung prüfen, vergleichen und validieren. Die Transformation von Geschäftsprozessen beinhaltet eine radikale Änderung der Elemente von Einkaufsprozessen, um neue Geschäftsziele zu erreichen. Durch die Umgestaltung des P2P-Prozesses streben Einkaufsabteilungen danach, ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren, neue Technologien zu integrieren und Kosten zu sparen. KI-Anwendungen, App-Technologien, Cloud Computing und andere hochmoderne Technologien können dem Einkauf helfen, langsame, fehleranfällige und teure manuelle Prozesse zu ersetzen.
Warum die digitale Transformation des P2P-Prozesses auf Automatisierung angewiesen ist
Während manche Menschen Automatisierung mit der digitalen Transformation gleichsetzen oder Automatisierung als einen Aspekt der digitalen Transformation betrachten, sollte die Digitalisierung als erster Schritt zur Automatisierung im Einkauf gesehen werden. Digitalisierung beschreibt die Umwandlung von nicht-digitalen Informationen, wie z. B. einer Papierkopie, in digitale Daten. Heute bedeutet Digitalisierung auch die digitale Vernetzung von Prozessen und Produkten in Echtzeit bei wachsender Größe und Komplexität der Datenstrukturen. Automatisierung hingegen verbessert Prozesse, die bereits digital sind. Sie stützt sich auf eine Reihe von Regeln, um Aufgaben ohne menschliches Eingreifen zu erledigen. Automatisierung durch Informationstechnologie oder Maschinen kann sich wiederholende Prozesse und Aufgaben ersetzen und Menschen für andere Aufgaben Zeit verschaffen. Im Einkauf ist die Digitalisierung oft der erste Schritt zur Automatisierung, da die Informationen für jede Automatisierungstechnologie digital verfügbar sein müssen, bevor sie automatisiert werden kann. Letztendlich muss der digitale Austausch von Daten und B2B-Dokumenten automatisch funktionieren, um den Einkauf effizienter und zukunftssicherer zu machen.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung: das Herzstück der digitalen Transformation im Einkauf
Die Netfira-Plattform transformiert operative Prozesse durch die Automatisierung des Austauschs von Transaktionsdokumenten. Die Plattform extrahiert automatisch Informationen aus B2B-Dokumenten wie Lieferavise, Rechnungen und Auftragsbestätigungen und exportiert sie in beliebige nachgelagerte Systeme. Für Dokumente ohne Abweichungen bietet die Netfira-Plattform eine vollautomatische Verarbeitung, wodurch die Notwendigkeit manueller Arbeit vollständig entfällt. Wenn eine Diskrepanz festgestellt wird, ermöglicht das Tool den Einkäufer:innen, die Daten zu bearbeiten und Unterbrechungen zu vermeiden. Auf diese Weise können Einkäufer:innen ein hohes Volumen an Dokumenten und Daten effizient verarbeiten.
Vorteile der digitalen Transformation im Einkauf
Die Vorteile einer digitalen Transformation im Einkauf sind vielfältig.
- Stärken Sie Ihre Mitarbeiter:innen. Die Netfira-Plattform als Teil der digitalen Transformationsstrategie von Unternehmen ermöglicht es Einkaufsteams, sich mehr auf wertschöpfende Aktivitäten als auf sich wiederholende manuelle Aufgaben zu konzentrieren. Die KI-gestützte SaaS-Lösung ersetzt die manuelle Dateneingabe durch intelligente automatisierte Datenverarbeitung. Die daraus resultierende Zeitersparnis ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, mehr Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen.
- Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die Implementierung der Netfira-Plattform verbessert die Zusammenarbeit zwischen Kreditorenbuchhaltung und Einkauf und entlastet gleichzeitig die interne IT. Somit kann die digitale Transformation von Einkaufsprozessen auf individueller, Team- und Organisationsebene funktionsübergreifende Abläufe rationalisieren, die Abstimmung zwischen Abteilungen verbessern und die Unternehmenskultur stärken.
- Optimieren Sie Ihre Abläufe. Die Plattform bietet Nutzer:innen eine bessere Datenqualität mit mehr Transparenz und Effizienz.
- Wachsen Sie mit Zuversicht. Die digitale Transformation im Einkauf ermöglicht einen kulturellen Wandel, der die digitalen Fähigkeiten der Einkäufer:innen stärkt. Dies wird Unternehmen zu einer agilen, digital versierten Belegschaft verhelfen, die ein nachhaltiges Unternehmenswachstum sicherstellt.
Die Netfira Plattform, die auf KI setzt und in der Cloud arbeitet, verbessert die Leistung der Mitarbeiter:innen. Das digitale Automatisierungstool beseitigt sich wiederholende manuelle Aufgaben, wodurch die Mitarbeiter:innen effizienter und effektiver arbeiten können. Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag wie digitale Transformationstools die Rolle des Einkäufers und der Einkäuferin zukunftssicher machen.
Fazit
Die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten ist der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation im Einkauf. Die Automatisierung von Transaktionsdokumenten bedeutet effiziente und reibungslose Einkaufsprozesse, transparente Workflows, Echtzeitinformationen, kurze Reaktionszeiten, nahtlose B2B-Kommunikation und mehr Zeit für strategische Aufgaben im Einkauf. Die Transformation von Geschäftsprozessen durch digitale Automatisierungslösungen wie die Netfira-Plattform beseitigt nicht nur manuelle Aufgaben, sondern verbessert auch die Datenqualität, ermöglicht einen Kulturwandel im Einkauf hin zu einem modernen und effizienten Arbeitsstil und entlastet die Mitarbeiter:innen.
Whitepaper: Dokumentenauto-matisierung entlang des P2P-Prozesses
