Digitalisierung vs. Automatisierung: Warum der Einkauf seine Prozesse automatisieren und nicht nur digitalisieren sollte

Digitalisierung und Automatisierung haben sich in der heutigen Industrie zunehmend zu Disruptoren entwickelt. Infolgedessen ist ein neues technologisches Zeitalter angebrochen, das viele als die 4. industrielle Revolution bezeichnen. Branchenführer sprechen in diesem Zusammenhang von Industrie 4.0. Dieser Trend spiegelt sich im Einkauf in der Entwicklung von Einkauf 4.0 wider. Aber worin besteht der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung? Und warum reicht es für den Einkauf nicht aus, seine Prozesse einfach nur zu digitalisieren? Erfahren Sie, wie ein hoher Automatisierungsgrad durch die automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der Netfira-Plattform erreicht werden kann.

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Industrie 4.0 beschreibt die progressive Digitalisierung von industrieller Produktion and das intelligente Verbinden von Maschinen,Systeme zu übertragenund Prozessen.Die 4. industrielle Revolution und digitale Transformation sind auch für Einkaufsteams von Bedeutung. In Anlehnung an den Begriff Industrie 4.0 sprechen Experten häufig vom Einkauf 4.0, um die neue Rolle und Funktion des Einkaufs zu beschreiben. Die wachsende Komplexität von digitalisierten Geschäftsprozessen und das daraus resultierende Datenvolumen erfordern intelligente Ansätze.Neueste Technologien wie Robotik, Internet of Things (IoT),Blockchain, Künstliche Intelligenz und Cloud Computing treiben den Einkauf 4.0 voran und haben eine transformative Wirkung auf den Einkauf und Lieferketten.  

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung beschreibt die Umwandlung von nicht-digitalen Informationen, wie z. B. eines gedruckten Exemplars, in digitale Daten. Digitalisierung bedeutet beispielsweise, dass gedruckte Mitteilungen in elektronische Mitteilungen (E-Mail) umgewandelt werden oder dass handgezeichnete Schaltpläne in CAD-Zeichnungen (Computer Aided Design) umgewandelt werden. In der Beschaffung ist die Digitalisierung oft der erste Schritt zur Automatisierung, da Informationen für jede Automatisierungstechnologie erst digital verfügbar sein müssen, bevor sie automatisiert werden können. Ursprünglich bedeutete Digitalisierung die Umwandlung von analogen Formaten in digitale Daten, die mit Hilfe von Computern verarbeitet werden können. Heute bedeutet Digitalisierung auch die digitale Vernetzung von Prozessen und Produkten in Echtzeit bei wachsender Größe und Komplexität der Datenstrukturen. 

Was ist Automatisierung?

Automatisierung hingegen verbessert Prozesse, die bereits digital sind. Sie stützt sich auf eine Reihe von Regeln, um Aufgaben ohne menschliches Eingreifen zu erledigen. Automatisierung bedeutet, dass Informationstechnologie oder Maschinen eingesetzt werden, um sich wiederholende Prozesse und Aufgaben zu übernehmen, während der Mensch für andere Aufgaben frei wird. Erfahren Sie in unserem Blog-Artikel ob sich eher Robotic Process Automation (RPA) oder Künstliche Intelligenz (KI) für die Automatisierung des operativen Einkaufs eignet..

Digitalisierung vs. Automatisierung: Digitalisierung als erster Schritt zur Automatisierung im Einkauf

Der digitale Austausch von Daten und B2B-Dokumenten muss automatisch funktionieren, um den Einkauf effizienter und zukunftssicherer zu machen. Die Digitalisierung von Informationen ist ein entscheidender, aber nicht ausreichender Schritt hin zu einer wirklichen Automatisierung. 

Auch heute noch verlassen sich viele Einkaufsabteilungen auf papierbasierte Prozesse sowie manuelle Dateneingabe und -abgleiche. Optical Character Recognition (OCR)  ist eine Methode, um Daten für die digitale Nutzung verfügbar zu machen. Mit dieser Technologie werden Dokumente in ein digitales Format umgewandelt, indem Informationen aus gedruckten Dokumenten, Bildern oder handgeschriebenem Text gescannt und digitalisiert werden.Sie bietet jedoch nicht die Datenqualität, Flexibilität und Zuverlässigkeit anspruchsvollerer Technologien. Darüber hinaus ist OCR in der Anwendung stark eingeschränkt und fehleranfällig, was den manuellen Arbeitsaufwand erhöhen kann und eine echte Automatisierung verhindert.  

 Electronic Data Interchange (EDI) konzentriert sich nicht auf die Texterkennung, da im EDI-Prozess die Daten bereits in digitaler Form vorliegen. EDI stellt vielmehr eine Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen zwei ERP-Systemen dar. Unternehmen, die diese komplexe Technologie einführen, sehen sich mit langen Implementierungszeiten, Problemen mit Lieferanten und anderen Hindernissen konfrontiert, die vollständig automatisierte B2B-Workflows verhindern. 

Automatisierung im Einkauf: Mehr als nur intelligentes Datenauslesen

Die automatische Extraktion von Daten aus Einkaufsdokumenten mit einer Softwarelösung reicht für Unternehmen nicht aus, um eine umfassende Automatisierung und spürbare Entlastung zu erreichen. Eine intelligente Datenextraktion kann Unternehmen helfen, ihre Prozesse zu optimieren. Wirkungsvolle Automatisierung erfordert jedoch Automatisierungstools, die Daten nicht nur extrahieren, sondern auch verstehen, vergleichen und validieren. Dieser Automatisierungsgrad bedeutet, dass die Benutzerinnen und Benutzer nur dann einbezogen werden müssen, wenn Unstimmigkeiten auftreten und Maßnahmen erforderlich sind.

Wie die Netfira-Plattform einen hohen Automatisierungsgrad im Einkauf ermöglicht

Automatische Belegverarbeitung bedeutet nicht nur, dass Informationen wie Preis, Menge, Lieferdatum usw. aus einem Beleg extrahiert und in nachgelagerte Systeme exportiert werden. Eine echte Automatisierung liegt vor, wenn der Einkauf zuvor definierte Abweichungen zwischen B2B-Belegen automatisch verarbeiten kann. So verarbeitet die Netfira-Plattform beispielsweise automatisch vordefinierte Abweichungen zwischen Bestellungen und Bestellbestätigungen. Dies ist der Fall, wenn der Einkauf eine Bestellung zu einem festen Datum anfordert, der Lieferant aber eine Kalenderwoche bestätigt. Wenn der Einkauf diese Abweichungen nicht automatisiert verarbeiten kann, ist eine echte Automatisierung nicht möglich, da die Einkäuferinnen und Einkäufer mit vielen Unstimmigkeiten konfrontiert werden, die sie manuell bearbeiten müssen. 

Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit der Netfira-Plattform

Die Netfira-Plattform erreicht einen beispiellosen Automatisierungsgrad, weil sie manuelle Tätigkeiten und die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens auf ein Minimum reduziert. Wie das funktioniert, lässt sich anhand der automatischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen demonstrieren. Die Plattform extrahiert automatisch Daten, beispielsweise aus Transaktions-E-Mails, und vergleicht sie mit der Bestellung. Stimmt die Bestätigung mit der Bestellung überein, werden die Informationen automatisch in das ERP- oder nachgelagerte System des Einkaufs eingegeben. Mit der Netfira-Plattform können Unternehmen eine nahezu 100-prozentige automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen erreichen, bei denen es keine Abweichungen gibt. Andererseits können Abweichungen schnell und einfach in der gewohnten ERP-Umgebung identifiziert werden. Die Plattform weist den Einkäufer auf zu prüfende Parameter hin. Der strukturierte und standardisierte Prozess zur Bearbeitung von Abweichungen spart der Einkaufsabteilung Zeit und reduziert den Stress im Genehmigungsprozess.

Digitalisierung vs. Automatisierung: Den operativen Einkauf automatisieren und nicht nur digitalisieren

Die bloße Digitalisierung des Daten- und Dokumentenaustauschs reicht nicht aus, um spürbare Vorteile zu erzielen. Einkäuferinnen und Einkäufer müssen von manuellen Tätigkeiten entlastet werden, um Kosten, Zeit und Ressourcen zu sparen. Prozessoptimierung kann nur durch eine vollständige Automatisierung der Einkaufsprozesse erreicht werden. Außerdem genügt es nicht, einfach nur Daten mit einem digitalen Automatisierungstool zu extrahieren, um Abläufe zu automatisieren. Ein hoher Automatisierungsgrad kann nur erreicht werden, wenn die Softwarelösung die Daten auf der Grundlage vordefinierter Spezifikationen versteht, vergleicht und validiert. Nur so kann der Bedarf an menschlichen Eingriffen und Korrekturen auf ein Minimum reduziert werden. Wenn der Einkauf die Potenziale der Digitalisierung und Automatisierung intelligent kombiniert, kann er die Anforderungen des Einkaufs 4.0 erfüllen.

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Im Gegensatz zu anderen Lösungen zur Dokumentenautomatisierung kann die Netfira-Plattform mit minimalem Aufwand für interne IT-Teams implementiert werden. Es gibt nur fünf Aufgaben, die von internen IT-Teams erledigt werden müssen.

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