Die globale Lieferkrise und der Einkauf: Warum sollten Auftragsbestätigungen automatisiert werden?

Die zweiwöchige Schließung des chinesischen Hafens Ningbo-Zhoushan südlich von Shanghai im August, nachdem ein Hafenarbeiter positiv auf COVID-19 getestet worden war, hat die weltweite Lieferkrise noch verschärft. Der durch die Lieferkettenunterbrechung verursachte Druck ist unerbittlich, und im Einkauf kommt es zu erheblichen Verzögerungen und einem Rückstau von Auftragsbestätigungen, die bearbeitet werden müssen. In Europa berichten Unternehmen von einem dramatischen Anstieg der Auftragsbestätigungen, da die anhaltende Unterbrechung die Lieferanten zwingt, für jede Bestellung mehrere Auftragsbestätigungen zu erstellen. Diese Herausforderung bietet den Unternehmen aber auch die Möglichkeit, ihre Einkaufsprozesse langfristig und nachhaltig zukunftssicher zu machen. Durch die Automatisierung von Auftragsbestätigungen mit der Netfira-Plattform können Unternehmen eine durchgängige Transparenz gewährleisten und ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

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Der Einkauf und die unsichere neue Welt

COVID-19 hat weltweit zu beispiellosen Störungen für Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen geführt. Die Pandemie resultierte in eine drastischen Veränderung der Verbrauchernachfrage nach bestimmten Waren. Dieser Nachfrage standen Lockdowns gegenüber, sodass viele Arbeitnehmende zu Hause blieben, was zu einem massiven Rückstau bei der Verschiffung und einem weltweiten Mangel an wichtigen Materialien und Komponenten führte. Im Mai 2021 lagen Containerschiffe schätzungsweise durchschnittlich 33 Stunden aufgrund von Hafenüberlastungen vor Anker, im Mai 2019 waren es nur 8 Stunden. Diese Störung ist für Unternehmen auf der ganzen Welt spürbar, unabhängig von ihrer Größe. Im September beispielsweise kündigte Toyota angesichts eines Mangels an Computerchips eine 40-prozentige Verringerung der Autoproduktion an.Die Pandemie ist jedoch nicht allein für die derzeitige globale Lieferkrise verantwortlich. Im März 2021 wurde ein 400 Meter langes Containerschiff durch starke Winde vom Kurs abgebracht und verursachte eine sechstägige Blockade des Suezkanals, einer wichtigen Verbindung zwischen Europa und Asien. Es wird geschätzt, dass die Sperrung des Suezkanals 9 Milliarden Dollar pro Tag gekostet hat, was die Notwendigkeit für Unternehmen unterstreicht, ihre Prozesse in einer unsicheren und vernetzten Welt zukunftssicher zu machen.

Warum sind Auftragsbestätigungen so wichtig?

Bestellungen sind rechtlich bindende Verträge zwischen dem Lieferanten und dem Käufer, aber dieser Rechtsschutz gilt erst, wenn die Auftragsbestätigung erteilt wird. Wird die Bestellung nicht vom Lieferanten bestätigt und angenommen, ist sie kein Vertrag. Außerdem ist es ohne die Auftragsbestätigungnicht möglich zu wissen, ob er sie tatsächlich erhalten hat und ob er sie ausführt. Sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt hat, erhält der Einkäufer per E-Mail eine Bestätigungsnummer, auf die er sich beziehen kann, falls es ein Problem mit der Bestellung gibt. Bestellbestätigungen sind auch deshalb wichtig, weil das bestätigte Datum bei der Prüfung der Materialverfügbarkeit berücksichtigt wird. Auftragsbestätigungen haben also sowohl eine rechtliche als auch eine operative Funktion, die einen reibungslosen Ablauf der Beschaffungsaktivitäten gewährleistet.

Warum Bestellungen und Auftragsbestätigungen verglichen werden müssen

Dokumente, die nicht perfekt übereinstimmen, stellen unterschiedliche Erwartungen für Käufer und Lieferanten dar und setzen beide dem Risiko von Rechtsstreitigkeiten aus. Darüber hinaus werden in einer Bestellbestätigung wichtige Details wie Liefertermine bestätigt, sodass dieser Vorgang für einen reibungslosen Geschäftsablauf von entscheidender Bedeutung ist. Daher ist es wichtig, dass der Einkäufer die Bestätigung mit der Bestellung abgleicht und den Geschäftspartner kontaktiert, falls eine Abweichung festgestellt wird. 

Automatisierte Auftragsbestätigungen als Antwort auf neue Herausforderungen in einer unsicheren Welt

Das manuelle Verarbeiten, Abgleichen und Prüfen von Auftragsbestätigungen war schon immer zeitaufwändig und fehleranfällig. Doch mit der COVID-19-Pandemie, die die weltweite Lieferkrise verschärft und zu einer erheblichen Materialverknappung geführt hat, ist die Arbeitsbelastung übermäßig gestiegen. Die Einkäuferinnen und Einkäufer sind mit einem zunehmenden Rückstau an Auftragsbestätigungen konfrontiert. Heute ist es nicht ungewöhnlich, dass aufgrund wechselnder Situationen und Umstände bis zu 10 Auftragsbestätigungen pro Bestellung erstellt werden.
Unterbrechungen der Lieferkette bedeuten, dass Unternehmen mehrere Auftragsbestätigungen pro Bestellung erhalten
Wenn sich der Preis, die Menge oder der Liefertermin aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen oder einem Rückstand ändert, muss eine neue Auftragsbestätigung erstellt werden. Die Einkäufer wiederum müssen die neue Auftragsbestätigung prüfen und mit der Bestellung vergleichen. Deshalb muss der Einkauf intelligente Lösungen einsetzen, die eine automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ermöglichen.

Wie die Netfira-Plattform Auftragsbestätigungen automatisiert

Die Netfira-Plattform automatisiert die operativen Prozesse und den Daten- und Dokumentenaustausch im Einkauf. Für Bestellbestätigungen ohne Abweichungen bietet die Netfira-Plattform eine vollautomatische Verarbeitung, sodass die Notwendigkeit manueller Arbeit vollständig entfällt. Stellt die Plattform eine Abweichung fest, bietet das System den Einkäufern einen geführten, standardisierten Prozess. Auf diese Weise können Einkäufer ein hohes Volumen an Auftragsbestätigungen schnell, effizient und korrekt verarbeiten.

Zukunftsfähige Prozesse durch die Automatisierung von Auftragsbestätigungen

COVID-19, die Lieferkrise und die weltweite Verknappung von wichtigen Materialien und Komponenten haben die Lieferkette erheblich gestört. Der Einkauf muss mit einem noch nie dagewesenen Maß an Unsicherheit umgehen. Da Ungewissheit unvermeidlich ist und immer ein Teil des Lebens von Beschaffungsmanagern sein wird, müssen Einkaufsabteilungen ihre operativen Prozesse optimieren und zukunftssicher machen, um den Herausforderungen einer unsicheren Welt zu begegnen und Versorgungsengpässe schnell und effizient zu bewältigen. Durch die Automatisierung von Routinearbeiten wie der Bearbeitung von Bestellbestätigungen können Unternehmen die Zuverlässigkeit ihrer Prozesse erhöhen und einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Die Netfira-Plattform entlastet Einkäufer schnell und zuverlässig, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und macht den Einkauf zukunftssicher für aktuelle und zukünftige Herausforderungen.

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