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COVID-19 hat weltweit zu beispiellosen Störungen für Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen geführt. Die Pandemie resultierte in eine drastischen Veränderung der Verbrauchernachfrage nach bestimmten Waren. Dieser Nachfrage standen Lockdowns gegenüber, sodass viele Arbeitnehmende zu Hause blieben, was zu einem massiven Rückstau bei der Verschiffung und einem weltweiten Mangel an wichtigen Materialien und Komponenten führte. Im Mai 2021 lagen Containerschiffe schätzungsweise durchschnittlich 33 Stunden aufgrund von Hafenüberlastungen vor Anker, im Mai 2019 waren es nur 8 Stunden. Diese Störung ist für Unternehmen auf der ganzen Welt spürbar, unabhängig von ihrer Größe. Im September beispielsweise kündigte Toyota angesichts eines Mangels an Computerchips eine 40-prozentige Verringerung der Autoproduktion an.Die Pandemie ist jedoch nicht allein für die derzeitige globale Lieferkrise verantwortlich. Im März 2021 wurde ein 400 Meter langes Containerschiff durch starke Winde vom Kurs abgebracht und verursachte eine sechstägige Blockade des Suezkanals, einer wichtigen Verbindung zwischen Europa und Asien. Es wird geschätzt, dass die Sperrung des Suezkanals 9 Milliarden Dollar pro Tag gekostet hat, was die Notwendigkeit für Unternehmen unterstreicht, ihre Prozesse in einer unsicheren und vernetzten Welt zukunftssicher zu machen.
Bestellungen sind rechtlich bindende Verträge zwischen dem Lieferanten und dem Käufer, aber dieser Rechtsschutz gilt erst, wenn die Auftragsbestätigung erteilt wird. Wird die Bestellung nicht vom Lieferanten bestätigt und angenommen, ist sie kein Vertrag. Außerdem ist es ohne die Auftragsbestätigungnicht möglich zu wissen, ob er sie tatsächlich erhalten hat und ob er sie ausführt. Sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt hat, erhält der Einkäufer per E-Mail eine Bestätigungsnummer, auf die er sich beziehen kann, falls es ein Problem mit der Bestellung gibt. Bestellbestätigungen sind auch deshalb wichtig, weil das bestätigte Datum bei der Prüfung der Materialverfügbarkeit berücksichtigt wird. Auftragsbestätigungen haben also sowohl eine rechtliche als auch eine operative Funktion, die einen reibungslosen Ablauf der Beschaffungsaktivitäten gewährleistet.
Dokumente, die nicht perfekt übereinstimmen, stellen unterschiedliche Erwartungen für Käufer und Lieferanten dar und setzen beide dem Risiko von Rechtsstreitigkeiten aus. Darüber hinaus werden in einer Bestellbestätigung wichtige Details wie Liefertermine bestätigt, sodass dieser Vorgang für einen reibungslosen Geschäftsablauf von entscheidender Bedeutung ist. Daher ist es wichtig, dass der Einkäufer die Bestätigung mit der Bestellung abgleicht und den Geschäftspartner kontaktiert, falls eine Abweichung festgestellt wird.
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