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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Die richtige Automatisierungs-software auswählen
In unserem vorherigen Artikel „Wie automatisierte Dokumentenverarbeitung die Kreditorenbuchhaltung optimiert“, haben wir die Bedeutung eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungszyklus für Unternehmen besprochen, die ihre Buchhaltungsaktivitäten optimieren sowie eine transparente und effiziente Financial Supply Chain aufbauen möchten. Wie Sie sich sicherlich erinnern, spielt die Rechnung als zentrales Dokument im Kreditorenbuchhaltungszyklus eine entscheidende Rolle in diesem Prozess. Daher wird die Auswahl einer passenden Automatisierungssoftware zur Rechnungsverarbeitung für Finanzteams unverzichtbar. In diesem Folgeartikel werden wir tiefer in dieses Thema eintauchen und die Funktionen skizzieren, die Unternehmen bei ihrer Suche nach der richtigen Automatisierungssoftware berücksichtigen sollten.
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Gängige Komplikationen bei der Rechnungsverarbeitung
Die Rechnungsverarbeitung beginnt, sobald die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung erhält. Die erforderlichen Schritte, egal ob papierbasiert oder halbdigitalisiert (hauptsächlich PDF-Rechnungen), sind in der Regel langsam und führen oft zu Ungenauigkeiten. Zu den größten Hürden bei der Verarbeitung von Papier- oder PDF-Rechnungen gehören übermäßiger manueller Aufwand, hohe Kosten und die Notwendigkeit, sich in mehreren Systemen zurechtzufinden.
Verschiedene Automatisierungssoftwaretools auf dem Markt zielen darauf ab, diese Probleme zu lösen, indem sie Geschäftspartner digital anbinden und die Kreditorenbuchhaltungsprozesse automatisieren.
Die Rolle von EDI bei der Rechnungsstellung
EDI wird häufig zur Automatisierung der B2B-Kommunikation, einschließlich der Rechnungsverarbeitung, verwendet. Viele Benutzer:innen stellen jedoch fest, dass EDI-Rechnungen nicht den Automatisierungsgrad bieten, den sie ursprünglich erwartet hatten. Während EDI Vorteile wie schnellere, effizientere und weniger fehleranfällige Prozesse bietet, bringt die Technologie auch einige Nachteile mit sich.
Einschränkungen und Herausforderungen der EDI-Rechnung
- Restriktiver Charakter
Unternehmen, die sich für die Rechnungsstellung per EDI entscheiden, müssen sich auf einen bestimmten EDI-Standard und eine EDI-Version einigen, die in der Regel sehr streng sind.
2. Unterschiedliche Interpretationen von Standards
Unternehmen interpretieren EDI-Standards oft unterschiedlich, was zu potenziellen Unstimmigkeiten in den Rechnungen führen kann. Dies kann dazu führen, dass mehrere EDI-Verbindungen mit unterschiedlichen Standards und Formaten verwaltet werden müssen.
3. Hohe Kosten und Komplexität
EDI kann für viele Lieferanten zu teuer und kompliziert sein.
4. Zusätzliche Belastung der IT
Bei EDI-Projekten ist häufig die Beteiligung des internen IT-Teams erforderlich, die zu den bestehenden Verantwortlichkeiten hinzukommt.
5. Begrenzte Lieferantenanbindung
Einige Lieferanten sind möglicherweise zu klein für EDI und es ist nicht mit allen ERP-Systemen kompatibel.
6. Langwierige und kostspielige Implementierung
Die Einrichtung von EDI-Projekten kann zeitaufwändig und teuer sein, da zunächst Kapitalinvestitionen für verschiedene Software und Spezialisten erforderlich sind. Der Return on Investment (ROI) für EDI-Projekte ist in der Regel langsam.
Spotlight: Die richtige Automatisierungssoftware
Wenn Sie eine Automatisierungssoftware für die Rechnungsverarbeitung in Betracht ziehen, sollten bestimmte Funktionen Vorrang haben:
Flexibilität
Um wirklich von der automatisierten Rechnungsverarbeitung und automatisierten Kreditorenbuchhaltungsabläufen zu profitieren, müssen alle eingehenden Rechnungen unabhängig vom Format oder Standard automatisiert werden.
Automatisierungssoftware wie die Netfira-Plattform automatisiert eingehende Rechnungen, indem sie relevante Daten extrahiert, sie anhand definierter Workflows intelligent verarbeitet und in das nachgelagerte System exportiert. Die Plattform ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen aus PDF, ZUGFeRD, XRechnung und anderen Formaten, sodass Einschränkungen bei Standards und Versionen der Vergangenheit angehören.
Integration
Unternehmen sollten nach Automatisierungssoftware suchen, die eine einfache Integration in eine Vielzahl von Systemen ermöglicht.
Während EDI-Lösungen nicht mit allen ERP-Systemen verwendet werden können, können andere Automatisierungstools problemlos in alle SAP- und Nicht-SAP-Systeme integriert werden. Die Netfira-Plattform integriert sich beispielsweise in jedes nachgelagerte ERP-, Buchhaltungs- oder sonstiges IT-System.
Effizienz
Die Verbesserung der operativen Effizienz ist der Schlüssel für jedes Automatisierungsprojekt in der Kreditorenbuchhaltung. Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet, manuelle Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum zu reduzieren und Teams spürbar von langsamen und fehleranfälligen Tätigkeiten zu entlasten. Unternehmen sollten Softwarelösungen basierend auf dem Grad ihrer Effizienz auswählen.
Bei der Rechnungsverarbeitung ordnet Netfira Rechnungen und Lieferscheine automatisch Bestellungen oder Bestellpositionen zu und erleichtert so den Abgleich dieser B2B-Dokumente. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine intelligente Verarbeitung von Rechnungsdaten, da sie eine interne Anreicherung der Rechnungsdaten vor dem Export in nachfolgende Kundensysteme ermöglicht. So können beispielsweise Infos, die nicht auf dem Dokument stehen, übernommen und Adressen überprüft werden. Die Automatisierungslösung erreicht eine hohe Effizienz, da sie nicht nur Daten erfasst, sondern diese auch versteht und vergleicht, um sie schließlich intelligent zu verarbeiten.
Lieferantenanbindung
Die digitale Anbindung von Lieferanten und anderen Geschäftspartnern ist ein zentrales Ziel der Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung. Doch trotz technologischer Fortschritte wie EDI-Lösungen sind viele Geschäftspartner immer noch nicht angebunden.
Im Gegensatz zu EDI können mit Netfira alle wichtigen Geschäftspartner einfach, schnell und kostengünstig angebunden werden. Mit der Netfira-Onboarding-App können Einkäufer:innen Lieferanten in drei einfachen Schritten anbinden, ohne die interne IT zu belasten. Darüber hinaus gibt es keine Hürden für Lieferanten. Den Lieferanten entstehen keine Kosten und sie müssen ihre Prozesse nicht ändern. Im Gegensatz zur klassischen EDI-Technologie ist die Netfira-Plattform sowohl mit SAP- als auch mit Non-SAP-Systemen einsetzbar.
Datengenauigkeit
Genauigkeit ist ein entscheidendes Merkmal, auf das sich Unternehmen konzentrieren sollten, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.
Künstliche Intelligenz unterstützt die Anbindung von Lieferanten und ermöglicht Netfira so, höchste Datengenauigkeit bei der Datenextraktion zu erreichen. Darüber hinaus bietet sie die Grundlage für die vollautomatische und intelligente Verarbeitung von Rechnungsdaten. Mit der KI von Netfira können unstrukturierte Daten in Freitexten oder in Dokumenten wie Auftragsbestätigungen und Kundenbestellungen harmonisiert und automatisiert verarbeitet werden. Abweichende Begriffe in Lieferantendokumenten, unklare Maßeinheiten oder unterschiedliche Sprachen stellen kein Problem mehr dar, da die KI ständig dazulernt.
Implementierung
Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen bieten zukunftssichere Technologie, die die Automatisierung operativer Aktivitäten und Dokumentenverarbeitung in der Buchhaltung ermöglicht. Software für die Kreditorenbuchhaltung muss effizient, zuverlässig und flexibel sein – klare Vorteile cloudbasierter SaaS-Lösungen.
Als eine SaaS-Lösung, die in der Cloud betrieben wird, bietet die Netfira-Plattform viele Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung. Im Gegensatz zu herkömmlichen EDI-Lösungen ist die Implementierung der Netfira-Plattform sehr schnell abgeschlossen – oft innerhalb von Wochen. Die interne IT-Abteilung wird nicht mit zusätzlicher Arbeit belastet, da von ihr nur fünf schnelle Aufgaben erledigt werden müssen. SaaS bedeutet für Unternehmen geringe Kosten, da sie weder eine interne Serverinfrastruktur benötigen noch die Anwendung auf ihren Systemen installieren und ausführen müssen und somit nicht in Hardware und Lizenzen investieren müssen. Als webbasierte Lösung profitieren User und IT davon, dass Netfira die Software regelmäßig automatisch aktualisiert.
Anpassung
Es empfiehlt sich, eine Automatisierungssoftware für die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu wählen, die sich leicht anpassen lässt. Im Gegensatz zu Standardsoftware ist Individualsoftware maßgeschneidert, einfach zu modifizieren und skalieren.
Als in der Cloud gehostete SaaS-Lösung kann die Netfira-Plattform an individuelle Geschäftsanforderungen angepasst werden. Teams können in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Es sind keine störenden Änderungen an Prozessen oder Systemen erforderlich, da sich das System an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens anpassen kann. Darüber hinaus ist die Software so konzipiert, dass sie sich unkompliziert skalieren lässt.
Sicherheit
SaaS-Lösungen entlasten die interne IT, da der Softwareanbieter für die Wartung und alle sicherheitsrelevanten Aspekte der Software verantwortlich ist.
Netfira hat der Datensicherheit oberste Priorität eingeräumt. Die Netfira-Plattform ist DSGVO-konform. Netfira hält sich an die ISO-Richtlinien 27001, 27017 und 27018 und ist entsprechend zertifiziert. Das Rechenzentrum und der Support befinden sich in Deutschland.
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit zukunftssicherer Technologie
Um den sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen der Kreditorenbuchhaltung gerecht zu werden und Rechnungen erfolgreich zu automatisieren, sollten sich Unternehmen für eine Technologie entscheiden, die zukunftssicher, zuverlässig und flexibel ist. Bei der Bewertung von Automatisierungssoftware sind folgende Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen: Flexibilität, Integration, Effizienz, Lieferantenanbindung, Datengenauigkeit, Implementierung, Anpassung und Sicherheit.
Durch den Einsatz der Netfira-Plattform zur Automatisierung von Rechnungen können Buchhaltungsteams von einer skalierbaren und einfach zu implementierenden Lösung profitieren, die einen schnellen ROI liefert. Mit Netfira wird die manuelle Arbeit im Kreditorenbuchhaltungsprozess deutlich reduziert, sodass sich die Mitarbeitenden auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Diese intelligente Software zur Dokumentenautomatisierung optimiert die Genehmigung, Zahlung und den Abgleich von Rechnungen und macht Buchhaltungsprozesse effizienter, transparenter und zuverlässiger. Dadurch werden Compliance und Qualitätsmanagement verbessert.
Darüber hinaus bietet die Netfira-Plattform Vorteile, die über die herkömmlicher EDI-Rechnungslösungen hinausgehen. Als flexible SaaS-Lösung passt sie sich den Geschäftsanforderungen an, entlastet das interne IT-Team und bindet Lieferanten schnell, einfach und kostengünstig an. Die fortschrittliche Plattformlösung verbessert die Lieferantenbeziehungen und optimiert abteilungs- und unternehmensübergreifende Prozesse durch Automatisierung. Indem Unternehmen das volle Potenzial der automatisierten Rechnungsverarbeitung ausschöpfen, können sie sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
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