Automatisierte Dokumentenverarbeitung im Einkauf vs. manuelle Dokumentenverarbeitung

Bei jeder Transaktion im Einkauf müssen verschiedene Dokumente verarbeitet werden. Aber was genau ist Dokumentenverarbeitung? Und wie unterscheidet sich die manuelle Dokumentenverarbeitung von der automatisierten Dokumentenverarbeitung? Dieser Blogartikel vergleicht die manuelle Dokumentenverarbeitung mit der automatisierten Dokumentenverarbeitung entlang der vier wichtigsten Schritten der Dokumentenverarbeitung, einschließlich Dokumenteneingang, Datenextraktion, Datenvalidierung und Datenexport.  

Share:

Teilen Sie auf linkedin
Teilen Sie auf xing
Teilen Sie auf facebook
Teilen Sie auf twitter

Was ist Dokumentenverarbeitung?

In der Beschaffung beschreibt Dokumentenverarbeitung die Tätigkeit, ein Dokument zu empfangen, die Informationen zu verstehen und diese Informationen in nachgelagerte Systeme einzugeben. In den meisten Unternehmen werden Dokumente manuell verarbeitet. Traditionell liegen Dokumente in Papierform vor. Der Umwelt- und Kostendruck veranlasst Unternehmen dazu, Dokumente als PDF-Dateien zu verarbeiten, aber auch in dieser digitalen Form bleiben die Unterschiede zwischen manueller und automatischer Verarbeitung gleich. Die Verarbeitung von Dokumenten ist für die meisten Geschäftsabläufe notwendig.

Entlang des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses (Bestellung, Einkauf, Zahlung) ist Dokumentenverarbeitung eine Kerntätigkeit. Der P2P-Prozess besteht aus einer Reihe von Transaktionen, die jeweils eine Form der Dokumentenverarbeitung erfordern. Im Einkauf müssen unter anderem B2B-Dokumente verarbeitet werden, unter anderem Angebote, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise- und Rechnungen.

Was ist automatisierte Dokumentenverarbeitung?

Automatisierte Dokumentenverarbeitung bedeutet, dass die in diesen Dokumenten enthaltenen Daten nicht von Einkäufer:innen verarbeitet werden müssen, sondern automatisch durch Technologien wie die Netfira-Plattform verarbeitet werden. Der Zweck der automatisierten Dokumentenverarbeitung besteht darin, große Informationsmengen schnell und effizient mit minimaler menschlicher Interaktion zu verarbeiten. 

In Einkaufsabteilungen ist die automatisierte Dokumentenverarbeitung für einen reibungslosen und zuverlässigen P2P-Prozess unerlässlich. Mit Hilfe von Automatisierungstools wird der Austausch von Daten und Dokumenten entlang der Prozessschritte automatisiert und somit das Einkaufsteam von mühsamen manuellen Tätigkeiten entlastet. 

Die Verbindung zwischen automatisierter Dokumentenverarbeitung und intelligenter Dokumentenverarbeitung

Zur automatischen Dokumentenverarbeitung gehört auch eine intelligente Dokumentenverarbeitung. Intelligente Dokumentenverarbeitung bedeutet, dass aus unstrukturierten Daten strukturierte Daten werden, die dann automatisch verarbeitet werden.  

Im Einkauf betrifft dies vor allem B2B-Dokumente wie Auftragsbestätigungen. Im Gegensatz zu Rechnungen oder Bestellungen, die semi-strukturierte oder strukturierte Dokumente sind und daher relativ einfach manuell oder automatisch verarbeitet werden können, sind Bestellbestätigungen unstrukturierte Dokumente, die eine Herausforderung für Beschaffungsteams darstellen. Lesen Sie hier, wie die Netfira-Plattform unstrukturierte Transaktionsdokumente durch intelligente Dokumentenverarbeitung automatisiert. 

Die 4 Schritte der Dokumentenverarbeitung

Im folgenden Vergleich werden die 4 Stufen der Dokumentenverarbeitung am Beispiel der Verarbeitung einer Auftragsbestätigung (AB) dargestellt. Dabei wird die manuelle Dokumentenverarbeitung mit der automatisierten Dokumentenverarbeitung durch die Netfira-Plattform verglichen.

1. Dokumenteneingang

Einkaufsabteilungen erhalten Dokumente in Papier- und digitaler Form über viele verschiedene Kanäle, darunter E-Mail, Fax und Post, wobei E-Mail der häufigste Fall ist. 

Manuelle Dokumentenverarbeitung:  

Arbeitet eine Einkaufsabteilung komplett manuell, muss der Einkäufer die E-Mail des Geschäftspartners öffnen und anschließend die als PDF-Datei angehängte AB öffnen.  

Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der Netfira-Plattform:  

Der Dokumenteneingangsprozess ist automatisiert. Die AB wird an ein angegebenes Postfach gesendet und die Plattform greift auf das Dokument in der E-Mail zu und leitet den nächsten Schritt ein. 

2. Datenextraktion

Die Datenerfassung kann der teuerste, zeitaufwändigste und ressourcenintensivste Schritt der Dokumentenverarbeitung sein. 

Manuelle Dokumentenverarbeitung: 

Nach Erhalt und Öffnen der AB muss der Einkäufer die Daten manuell in das ERP-System eingeben. 

Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der Netfira-Plattform:  

Die Plattform extrahiert automatisch Daten aus der AB mit einer Datengenauigkeit von fast 100%. Die Netfira-Plattform verwendet eine intelligente Datenextraktion auf Basis von KI, die unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umwandelt. 

3. Datenvergleich und -validierung

Datenvergleich und/oder -validierung sind von entscheidender Bedeutung, da Dokumente, die nicht übereinstimmen, unterschiedliche Erwartungen für Einkäufer und Lieferanten darstellen und beide dem Risiko von Rechtsstreitigkeiten aussetzen. 

 Manuelle Dokumentenverarbeitung:  

Der Einkäufer muss die Bestellung im ERP-System öffnen und mit der Bestellbestätigung vergleichen. Wenn die beiden Transaktionsdokumente voneinander abweichen, muss der Einkäufer entscheiden, ob er die Abweichung akzeptiert und Informationen wie Preis, Menge oder Liefertermin anpassen. Kann er die Abweichung nicht akzeptieren, muss er sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen.  

Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der Netfira-Plattform:  

Stimmt die AB mit der Bestellung überein, werden die Informationen automatisch in das ERP-System des Einkäufers eingetragen. Die Netfira-Plattform ermöglicht Unternehmen eine fast hundertprozentige automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, bei denen es keine Abweichungen gibt. 

Abweichungen hingegen lassen sich schnell und einfach identifizieren. Die Plattform leitet den Einkäufer direkt zu Parametern, die überprüft werden müssen. Zur Prüfung und Klärung der Abweichungen stellt das System dem Einkäufer vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese basieren auf der Logik der Datenumwandlung, der Definition von Toleranzen und der Datenanreicherung. Der strukturierte und standardisierte Prozess zum Umgang mit Abweichungen spart dem Einkauf Zeit und Stress im Freigabeprozess. 

Durch automatische Datenextraktion können Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren. Automatisierung erfordert jedoch, dass die Software die Daten nicht nur extrahiert, sondern auch versteht, vergleicht und validiert. Die Netfira-Plattform gleicht die extrahierten Daten aus der AB intelligent mit der Bestellung ab. 

4. Datenexport

Manuelle Dokumentenverarbeitung:  

Als letzten Schritt exportiert der Einkäufer die AB manuell in ein nachgelagertes System, beispielsweise ein ERP-System, und archiviert sie dort.  

 Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit der Netfira-Plattform:  

Die Netfira-Plattform exportiert die AB automatisch in ein beliebiges nachgelagertes System. 

Warum der automatisierten Dokumentenverarbeitung im Einkauf die Zukunft gehört

Der obige Vergleich zeigt deutlich die Vorteile einer automatisierten Dokumentenverarbeitung. Die Zeitersparnis durch die Automatisierung von Auftragsbestätigungen ist erheblich. Manuelle Prüfungen und Vergleiche von Belegen und Artikeln sind nicht mehr notwendig, was die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:innen erheblich reduziert. Darüber hinaus machen automatisierte Auftragsbestätigungen den Einkauf effizienter, indem sie die Produktivität erhöhen, Fehler reduzieren und die manuelle Dateneingabe überflüssig machen. Dadurch hat die Beschaffungsabteilung mehr Zeit, sich auf wichtigere und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

Webinar: Auftragsbestätigung-en automatisieren

Netfira auf der BME-Veranstaltung eLösungstage 2022

Syntegon-Fallstudie

Mit einem globalen Roll-out der Netfira-Plattform will Syntegon Einkaufsprozesse an allen Standorten automatisieren und standardisieren. Die Netfira-Plattform wird als einzige Automatisierungslösung für alle bestehenden ERP-Systeme verwendet.

Weiterlesen

Digitale Transformation im Einkauf

Dieser Artikel erklärt, warum eine erfolgreiche digitale Transformation des Einkaufs auf Automatisierungstools wie die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten angewiesen ist.

Weiterlesen