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Warum Sie Kundenbestellungen automatisieren sollten, um Ihren Order-to-Cash-Prozess zu optimieren
Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess ist für Unternehmen ein entscheidender aber komplexer Prozess. Ineffiziente manuelle O2C-Prozesse können sich negativ auf die Geschäftsergebnisse auswirken und Kundenbeziehungen schädigen. Da der Austausch und die Verarbeitung von B2B-Dokumenten für den O2C-Zyklus von zentraler Bedeutung sind, ist die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ein entscheidender Faktor für die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses. Die automatisierte Verarbeitung von Kundenbestellungen ist besonders wichtig für die Automatisierung des O2C-Prozesses. Die Netfira-Plattform automatisiert eingehende Kundenbestellungen in nur sechs einfachen Schritten, was den Vertriebsteams zu mehr Transparenz und Effizienz verhilft und den O2C-Prozess optimiert.
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Was ist der Order-to-Cash-Prozess?
Order-to-Cash (OTC oder O2C) bezeichnet einen der wichtigsten und komplexesten Geschäftsprozesse für den Empfang und die Verarbeitung von Kundenbestellungen und Umsatzrealisierung. Er umfasst den gesamten Ablauf vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Zahlung der ausstehenden Rechnung durch den Kunden.
O2C umfasst alle Schritte bei der Verarbeitung von Kundenbestellungen, von der Bestellung durch den Kunden bis zum Zahlungseingang und der Verbuchung in der Debitorenbuchhaltung. Zu diesen Schritten gehören Auftragsverwaltung, Auftragsabwicklung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Berichterstattung.
Der Order-to-Cash-Prozess ist in erster Linie der Vertriebsabteilung eines Unternehmens zugeordnet, da es sich um einen Bestellvorgang aus Sicht des Lieferanten handelt. Der Procure-to-Pay (P2P)-Prozessist das Äquivalent zum Order-to-Cash-Prozess, jedoch von der Beschaffungsseite her.
Die Automatisierung von O2C-Prozessen ist entscheidend für mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit. Mit automatisierter Dokumentenverarbeitung, wie sie die Netfira-Plattform bietet, können eingehende Kundenbestellungen in nur sechs Schritten automatisiert und so die Transparenz und Effizienz im O2C-Prozess verbessert werden.
Die vier Phasen des Order-to-Cash-Prozesses
Der O2C-Prozess lässt sich grob in vier Phasen unterteilen:
1. Pre-Sales-Aktivitäten
Pre-Sales-Aktivitäten beziehen sich auf die Aktionen, die vor der Verarbeitung einer Bestellung stattfinden. In der Regel beginnen sie mit dem Kontakt zwischen Kunde und Unternehmen. Oft stellt der Kunde vorab eine unverbindliche Anfrage, bei der er seinen Bedarf mit dem Produkt oder der Dienstleistung vergleicht. Anschließend erfolgt ein Angebot, das alle wichtigen Informationen für eine mögliche Bestellung enthält.
2. Verarbeitung der Kundenbestellung
Die Verarbeitung des Kundenauftrags ist das zentrale Element des Order-to-Cash-Prozesses. In den meisten Fällen enthält die Kundenbestellung zahlreiche Informationen, wie z.B. den Preis, Eckdaten zu Waren und/oder Dienstleistungen, Liefermenge und -daten, Versand und Zahlungsbedingungen.
3. Versand
An die Auftragsabwicklung schließt sich der Versand der Ware oder alternativ die Erbringung der jeweiligen Dienstleistung an.
4. Rechnungsstellung
Sobald die Ware geliefert wurde, erfolgt im nächsten Schritt der Bezahlvorgang. Im Regelfall erfolgt die Zahlung, sobald der Kunde die bestellte Ware oder Dienstleistung erhalten hat. Es ist jedoch auch eine Vorauszahlung möglich. Die Rechnungsstellung umfasst auch das Debitorenmanagement und die eventuelle Erstellung von Gutschriften.
Herausforderungen des Order-to-Cash-Prozesses für Unternehmen
Der Order-to-Cash-Prozess stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Viele Unternehmen haben mit langsamen und fehleranfälligen manuellen Prozessen zu kämpfen. Eine große Herausforderung ist das hohe Risiko von Eingabefehlern, die zu Kundenbeschwerden und Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führen können. In einer Studie des Institute of Finance and Management gaben 51 % der Befragten an, dass sie einen Anstieg der Kundenbeschwerden aufgrund von O2C-Problemen erlebt haben. Darüber hinaus können papierbasierte Prozesse zeitaufwändig und fehleranfällig sein, was zu höheren Kosten und Ineffizienz führt. Diese Herausforderungen können sich auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirken und die Kundenbeziehungen schädigen, so dass eine Rationalisierung und Optimierung des O2C-Prozesses unerlässlich ist.
Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses durch Dokumentenautomatisierung
Dokumentenverarbeitung spielt eine zentrale Rolle im O2C-Prozess. Während der O2C-Zyklus viele Teilprozesse und Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen umfasst, ist die Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen das Herzstück des Prozesses. In vielen Unternehmen ist der Sales-Prozess jedoch nach wie vor überwiegend papierbasiert, manuell und zeitaufwändig. Vertriebsteams müssen die Daten von Kundenbestellungen manuell vergleichen und validieren und sie in nachgelagerte Systeme eingeben, was eine große Herausforderung darstellt. Die Verwaltung vieler Papierdokumente ist schwierig, anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten und verlangsamt Mitarbeitende und Arbeitsabläufe, was sich negativ auf den gesamten O2C-Prozess auswirkt. Die Order-to-Cash-Automatisierung kann nur dann erfolgreich sein, wenn Kundenbestellungen automatisch verarbeitet werden.
Vorteile der Automatisierung von Kundenbestellungen
Durch die Digitalisierung von Dokumenten im Verkaufsprozess eines Unternehmens, beispielsweise eingehenden Kundenbestellungen, kann die operative Effizienz deutlich gesteigert werden. Die automatisierte Abwicklung von Kundenbestellungen kann Kosten um bis zu 30% senken. Das liegt daran, dass durch automatisierte Dokumentenverarbeitung keine mühsame manuelle Dateneingabe mehr nötig ist. Dadurch werden Eingabefehler minimiert, Prozesse beschleunigt und Mitarbeitende von nicht wertschöpfenden Arbeiten entlastet. Insgesamt wird der O2C-Prozess transparenter, zuverlässiger und schneller.
So automatisieren Sie Kundenbestellungen mit Netfira
Die cloudbasierte SaaS-Lösung von Netfira automatisiert den bidirektionalen Austausch von B2B-Dokumenten und -Daten. Die Netfira-Plattform extrahiert automatisch relevante Daten, verarbeitet sie intelligent und exportiert sie in jedes ERP-System. Durch die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Kundenaufträge können Unternehmen ihren O2C-Prozess optimieren und Mitarbeitende entlasten. Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows umfasst 6 Schritte:
- Geschäftspartner anbinden
Mit der Netfira-Onboarding-App können Vertriebsteams Geschäftspartner schnell, einfach und kostengünstig anbinden. Der Onboarding-Prozess besteht aus drei einfachen Schritten und dauert in der Regel nur wenige Minuten. Die KI-gestützte App-Technologie kann unstrukturierte Daten oder Freitexte in Kundenaufträgen automatisch verarbeiten und harmonisieren, wodurch eine sehr hohe Datengenauigkeit erreicht und der Bedarf an manuellen Änderungen und Korrekturen minimiert wird. Mit diesen Mechanismen bindet Netfira Geschäftspartner an seinen Digitalisierungsprozess an und erstellt Erkennungsprofile für eingehende Kundenbestellungen.
2. Daten aus Kundenbestellungen extrahieren
Nachdem die Netfira-Plattform die Dokumente der angebundenen Geschäftspartner erkennt, werden die im Erkennungsprofil für den Netfira-Kunden hinterlegten Daten automatisch aus dem Dokument extrahiert.
3. Daten anreichern
Bei Bedarf können die extrahierten Daten mit weiteren Daten angereichert werden, die für den Vertrieb und dessen Folgesystem wichtig sind, aber nicht in den Dokumenten des Geschäftspartners enthalten sind.
4. Daten vergleichen
Die extrahierten Daten aus den Kundenbestellungen können über eine Anwendungsprogrammier-schnittstelle (application programming interface, kurz API) oder Dateischnittstelle mit den vom Netfira-Kunden bereitgestellten Stammdaten abgeglichen werden. Beispielsweise kann das System prüfen, ob die auf dem Beleg des Geschäftspartners angegebene Artikelnummer mit der Artikelnummer im Vertriebssystem übereinstimmt.
5. Extrahierte Daten bereitstellen
Die extrahierten Daten werden dem Vertrieb in einem individuellen Datenaustauschformat zur Verfügung gestellt. Mögliche Formate sind SAP-IDoc, ORDERS-edi-Format, XML oder CSV-Datendatei.
6. Daten in das ERP-System importieren
Die bereitgestellten Daten werden in das ERP- oder Warenwirtschaftssystem des Vertriebs importiert. Der Import ist in jedes System möglich, das extrahierte und bereitgestellte Daten aus einer Datenquelle in die Kundenauftragserfassung übernehmen kann.
Der Vertrieb profitiert von automatisierten Kundenbestellungen und einem optimierten O2C-Prozess
Umständliche und arbeitsintensive O2C-Prozesse können Unternehmen und ihren Kunden erhebliche Probleme bereiten. Langsame und fehleranfällige Prozesse können den Cashflow beeinträchtigen, zu Versandverzögerungen und zu einem schlechten Kundenerlebnis führen. Durch die Automatisierung der Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen lässt sich der O2C-Prozess jedoch spürbar optimieren, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Automatisierte Dokumenten-Workflows können die Genauigkeit der Dateneingabe erheblich erhöhen, das Risiko von Eingabefehlern verringern und Mitarbeitende von zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben entlasten. Diese Automatisierung beschleunigt zudem Prozesse und ermöglicht es Unternehmen, schnellere Entscheidungen zu treffen.
Durch eine höhere Transparenz des O2C-Prozesses können Vertriebsteams bessere Entscheidungen treffen und schneller auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren. Darüber hinaus sorgen automatisierte Geschäftsabläufe für Transparenz und Effizienz und ermöglichen es Unternehmen, alle im Prozess auftretenden Probleme zu erkennen und zu beheben.
Insgesamt bieten automatisierte Dokumenten-Workflows im O2C-Prozess Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Datengenauigkeit, eine schnellere Entscheidungsfindung, eine größere Transparenz des Cashflows und ein besseres Kundenerlebnis.
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