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Automatisierungsprojekte im Einkauf: Warum Sie einen Key User brauchen
Die Implementierung von Automatisierungssoftware im Einkauf ist für operative Einkaufsabteilungen notwendig, um wettbewerbsfähig und krisenfest zu bleiben. Manuelle Aufgaben sind zeitaufwändig und hindern Beschaffungsteams daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Es ist nicht unüblich, dass sich Teams Veränderungen zuerst widersetzen. Die Einführung einer neuen Softwarelösung kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter:innen verunsichert fühlen und sie von den Vorteilen überzeugt werden müssen.
Manchmal zögern Einkaufsabteilungen, einen Key User für das Softwareprojekt zu bestimmen. Allerdings ist ein Key User von großem Wert, da er oder sie als Schnittstelle zwischen Einkauf und dem Softwareanbieter fungiert. Die Arbeit eines Key Users ist wichtig für den Erfolg der Implementierung und der Lösung im Einkauf.
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Was ist ein Key User?
Ein Key User ist ein Mitarbeitender, der sich auf ein Produkt oder eine Software spezialisiert hat und als primäre Ansprechperson für alle damit zusammenhängenden Fragen, Probleme oder Schulungen gilt.
Im Einkauf spielen Key User eine Schlüsselrolle bei der Einführung neuer Prozesse und Softwarelösungen. In Automatisierungsprojekten der Beschaffung übernehmen operative Einkäufer:innen häufig die Rolle des Key Users. Bei der Einführung einer Automatisierungssoftware im operativen Einkauf unterstützen Key User den Prozess, indem sie die fachlichen Interessen ihres Bereichs oder ihrer Abteilung vertreten. Zu ihren Aufgaben gehören die Unterstützung bei der Definition des Leistungsumfangs des neuen Systems, die Begleitung des Einführungsprozesses, die Förderung der Akzeptanz der Software unter den Kolleg:innen und die Unterstützung der Kolleg:innnen nach dem Go-Live.
Welche Aufgaben übernehmen Key User?
Key User begleiten das gesamte Automatisierungsprojekt im operativen Einkauf und haben in den unterschiedlichen Phasen vielfältige Aufgaben:
Analysephase
Key User helfen, Verbesserungsmöglichkeiten im Einkauf zu definieren, indem sie bei der Formulierung der Ziele und Anforderungen an die Automatisierungssoftware unterstützen.
Netfira bietet eine Checkliste zur Definition von Softwareanforderungen, die Unternehmen dabei unterstützt, User-Ziele, IT-Anforderungen, Geschäftsanforderungen etc. zu spezifizieren.
Die Checkliste zur Softwareauswahl unterstützt Unternehmen bei der Definition von Zielen, die die SMART-Kriterien erfüllen, und der Auswahl der passenden Software zur Automatisierung der Beschaffung.
Auch Key User werden in die Marktanalyse eingebunden. Sie erhalten Produktinformationen durch direkten Kontakt mit potenziellen Softwareanbietern und sehen sich Fallstudien an.
Verhandlungen
Da Key User oft Teil der Analysephase sind, die bestehenden Systeme kennen und wissen, welche Funktionalitäten die Automatisierungslösung haben sollte, sind sie meist Teil der Verhandlungen.
Entwicklung der Rollout-Strategie
Nach der Auswahl einer Softwarelösung sind Key User auch Teil des Prozesses, um die initialen Anforderungen zu ermitteln und die Rollout-Strategie zu entwickeln.
Implementierungsphase
In der Implementierungsphase sind Key User unverzichtbar. Sie stellen sicher, dass Anforderungen technisch korrekt umgesetzt werden. Darüber hinaus führen sie Funktionstests durch und geben regelmäßig Feedback an die Projekt- und Managementteams.
Trainingsphase
Key User sind verantwortlich für die Gestaltung von Schulungskonzepten und die Schulung ihrer Teammitglieder, die mit der Beschaffungsautomatisierungssoftware arbeiten werden.
Go-live
Key User begleiten den Go-live aktiv.
Nach dem Go-live
Sobald die Beschaffungsautomatisierungslösung eingesetzt wird, bleiben Key User die ersten Ansprechpersonen bei Fragen und Problemen. Sie sammeln Verbesserungsvorschläge und tragen so zur Weiterentwicklung des Automatisierungsprojekts bei.
Welche Funktionen und Rollen haben Key User?
Üblicherweise erfüllen Key User mehrere Funktionen und Rollen in einem Unternehmen.
Key User sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Sie sind Experten im Umgang mit den Systemen und kennen alle Prozesse. Sie können Input liefern und Einblicke in die Herausforderungen im operativen Einkauf geben, da sie zum Beispiel mit der manuellen Dokumentenverarbeitung täglich zu tun haben.
Als Botschafterhaben sie zwei Funktionen: Zum einen vermitteln sie dem Dienstleister die Grundidee der Automatisierungssoftware sowie die Beweggründe und Ziele der Abteilungsleitung oder Geschäftsführung. Zum anderen sind sie Botschafter für den Einkauf und die User in der Kommunikation mit dem Management, denn sie kennen und verstehen die Probleme und Herausforderungen.
Key User nehmen eine zentrale Rolle ein als Tester. Sie testen sowohl Beta-Versionen als auch neue Versionen der Software, bevor sie im Einkauf ausgerollt werden. Auf diese Weise stellen Key User sicher, dass das Automatisierungstool den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Daher stehen sie immer in direktem Kontakt mit dem Softwareanbieter, um Feedback zu geben.
Als Trainerentwerfen sie Schulungskonzepte und können dem Team die Funktionsweise und Bedienung der Automatisierungssoftware erklären.
Key User fungieren als Unterstützer bei Fragen zur Bedienung und Nutzung der Automatisierungslösung für den Einkauf.
Als Multiplikatoren oder Corporate Influencersteigern sie den Wissen über das implementierte digitale Automatisierungstool und dessen Vorteile. Sie spielen eine wichtige Rolle beim Promoten der neuen Lösung innerhalb der Abteilung und tragen so zu einer größeren Nutzung und Amortisation bei.
Was sind die Vorteile von Key Usern?
Die Ernennung eines Key Users hat mehrere Vorteile:
- Ein Key User reduziert den Schulungsaufwand. Der Key User erhält eine umfassende Schulung durch den Softwareanbieter und kann die relevanten Kenntnisse an sein Team weitergeben, das möglicherweise nicht den gesamten Umfang der Software verstehen muss.
- Die Reaktionsgeschwindigkeit wird erhöht, da viele Fragen direkt vom Key User beantwortet werden können.
- Der Dienstleister hat einen klaren Ansprechpartner, sodass die Zusammenarbeit immer reibungslos und effizient abläuft.
- Der Einkauf profitiert von einem Key User, der die Bedürfnisse und Herausforderungen mit einer Stimme kommuniziert und so die Kommunikation zwischen den Abteilungen vereinfacht.
Key User bestimmen den Erfolg einer Softwareimplementierung zur Automatisierung des Einkaufs
Ob ein Key User in einem Automatisierungsprojekt der Beschaffung bestimmt wird oder nicht, kann das Ergebnis des Projekts stark beeinflussen. Die Vorteile von Key Usern bei der Einführung neuer Software sollten nicht unterschätzt werden. Sie sind Experten auf ihrem Gebiet, Influencer und ein Feedback-Kanal zur Managementebene. Key User ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten und unterstützen die Einführung von digitalen Automatisierungstools sowohl auf persönlicher als auch auf technischer Ebene.
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