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Transformation des operativen Einkaufs beim Anlagenbauer teamtechnik
Die teamtechnik-Gruppe mit Sitz in Freiberg am Neckar ist ein internationaler Marktführer für Montage- und Funktionsprüfanlagen. Das Familienunternehmen setzt auf flache Hierarchien, gibt Mitarbeitenden viel Freiraum und bietet sehr gute Karrierechancen. Im Jahr 2019 wurde die teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH mit dem Zertifikat "Top Employer Deutschland" ausgezeichnet. Mit der Netfira-Plattform konnte die Einkaufsabteilung ihre operativen Prozesse durch automatisierte Dokumentenflüsse, flexible Belegerkennung und digitale Anbindung von Lieferanten verbessern.
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Einkauf bei teamtechnik
Das Einkaufsteam besteht aus 19 Mitarbeitenden, die für ein Einkaufsvolumen von 70 Millionen Euro mit 80.000 Einkaufspositionen pro Jahr verantwortlich sind. Der Einkauf muss alle beteiligten Abteilungen als zuverlässiger Geschäftspartner unterstützen, um hohe Anlagenverfügbarkeit, kurze Lieferzeiten und wirtschaftliche Ziele zu erreichen. Christian Bauer, Head of Operations, wurde beauftragt, den Einkauf bei teamtechnik zukunftsfähig zu machen, indem er die überwiegend manuellen Aufgaben, die der Abteilung Zeit rauben, automatisiert.
Projekte und Ziele im operativen Einkauf
- Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
- Optimierte Lagernutzung
- Reduktion der Positionen
- Reduktion von manuellem und nicht wertschöpfendem Arbeitsaufwand
- Absicherung von Eingabefehlern Fehler
- Schnellere Verfügbarkeit von Informationen
- Elektronische Weitergabe von Informationen mit standardisierten Workflows und Warnsystemen
- Komfortable Anbindung von Lieferanten
Die Netfira-Plattform
Mit der Netfira-Plattform erreichen Bauer und sein Team einen fehlerfreien und nahtlosen Austausch von Dokumenten durch bereinigte und angereicherte Stammdaten. Dieser Austausch ermöglicht einen automatisierten Standardprozess entlang der Lieferkette vom Bedarfsträger über den Einkauf und die Buchhaltung bis hin zum Lieferanten. Vor allem die Lieferantenanbindung ist unkompliziert und kostenneutral.
Mehrwert auf einen Blick
- Mehrfachnutzung des Systems für verschiedene Prozesse, auch außerhalb des Beschaffung ermöglicht
- Nahtlose automatisierte Dokumentenflüsse
- Komplette elektronische Dokumentenverarbeitung und -ablage im Einkauf und für das gesamte Unternehmen
- Flexibilität: alle Daten sind grundsätzlich vorhanden
- Einfache Anbindung von Lieferanten, ohne dass bei ihnen Mehraufwand entsteht
- Keine Änderung im Lieferantensystem notwendig
Lieferantenanbindung: ohne Zusatzaufwand, Kosten oder EDI
Bei teamtechnik erstellen 70 der 1.000 aktiven Lieferanten über 80 % des Dokumenteneingangs. Bauer war bereit, über den Tellerrand zu schauen, um zukunftsfähige Module zu implementieren, die alle Lieferpartner integrieren und ihnen spürbare Vorteile bieten. Eine unkomplizierte Anbindung der Lieferanten, die nicht auf herkömmliche Lösungen - wie OCR oder EDI - setzen, war eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Transformation. Zu Beginn des Projekts mussten 18 EDI-Anbindungen betreut werden - eine herausfordernde Aufgabe angesichts des geringen Prozentsatzes an Partnern, die zur Teilnahme bereit waren. Bekannte Gründe gegen den EDI-Einsatz sind: Kunden diktieren Datenformate und Übertragungswege, hoher Aufwand gepaart mit erhöhter Komplexität, und es ist einfach zu teuer. "Signifikante Prozess- und Kostenvorteile sind nur möglich, wenn alle Lieferanten bereit sind, mitzumachen", betont der Leiter des operativen Einkaufs. Im Gegensatz dazu ermöglicht die Netfira-Plattform eine nahtlose Anbindung der Lieferanten ohne Änderung ihrer bestehenden Prozesse und ohne zusätzliche Kosten.
So funktionieren die Lieferantenanbindung und Rechnungserfassung
Dank der Netfira-Plattform bietet teamtechnik Lieferanten jeder Größe eine vom jeweiligen Lieferantenmanagementsystem unabhängige Lösung. Die Softwarelösung erfordert weder lange Projektlaufzeiten noch hohe Anfangsinvestitionen auf beiden Seiten. teamtechnik kann Lieferanten innerhalb von Minuten über die Onboarding-App von Netfira anbinden, zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Partners. Einkäufer nutzen lediglich das ERP-System und das Dokumentenmanagement-System.
"Es ist eine Erleichterung, dass Dokumente weiterhin per E-Mail gesendet und empfangen werden können. Das hilft vor allem bei Hochwertkomponenten- und Sonderverträgen."
– Christian Bauer, Betriebsleiter
Mit Netfira können Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen direkt aus dem System des Lieferanten versendet werden - somit werden automatisierte Belegflüsse ermöglicht. teamtechnik tauscht auch Zeichnungen und andere Dokumente aus. "Die Lösung ist wie ein intelligenter Briefträger", zieht Bauer Parallelen zwischen der Netfira-Plattform und einem "intelligenten Briefträger", als er die Vorteile der Übersetzung von Dokumenten in Datensätze und der Dokumentenverarbeitung ohne die Beteiligung der hauseigenen IT hervorhebt.
Fazit und Ausblick
Heute freut sich Bauer über eine deutlichen Reduzierung manueller und nicht wertschöpfender Aufgaben. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz unterstützt die Netfira-Plattform das Einkaufsteam, indem sie Eingabefehler eliminiert, Informationen in Echtzeit bereitstellt und beteiligte Geschäftspartner mit automatisierten Workflows, automatisierten Dokumentenflüssen und Warnsystemen unterstützt.
Nächste Schritte mit Netfira
Die Skalierbarkeit der Netfira-Plattform ermöglicht es den Partnern, sowohl das Volumen als auch die Art der verarbeiteten Dokumente zu erhöhen und zu erweitern, einschließlich:
- Elektronische Anfragen
- Lieferscheine
- Lieferavise (vor allem von chinesischen Lieferanten)
- Automatische Verschlagwortung von Werkszertifikaten zur Ablage im Produktdatenmanagementsystem
Die Automatisierung der Einkaufsprozesse ermöglicht es dem operativen Bereich, den strategischen Einkauf bei wertschöpfenden Aufgaben zu unterstützen, wodurch dieser Bereich für potenzielle Bewerber attraktiver wird.
Über teamtechnik
teamtechnik ist in den Zukunftsbranchen Elektromobilität, Medizintechnik und Erneuerbare Energien tätig. Der Fokus des Unternehmens liegt auf der Entwicklung und Herstellung kundenspezifischer Automatisierungslösungen für Automotive, Solar und Medizintechnik. 1976 gegründet, verfügt das Unternehmen heute über Produktionsstandorte in Freiberg und Ludwigsburg sowie in Atlanta (USA), Krakau (Polen) und Suzhou (China). Unterstützt werden diese Standorte durch das weltweite Vertriebs- und Servicenetz von Argentinien bis Südkorea.