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Wie intelligente Dokumentenverarbeitung die Arbeit technischer Einkäufer:innen optimiert
Der Maschinenbau ist in hohem Maße auf effiziente Beschaffungsprozesse angewiesen, um die für die Projektdurchführung erforderlichen Materialien und Ausrüstungen zu erwerben. Technische Einkäufer:innen bzw. Beschaffungsingenieur:innen spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses und stellen sicher, dass Unternehmen die besten Angebote erhalten und gleichzeitig hohe Qualitätsstandards einhalten. Ihre Arbeit ist jedoch oft mit der Bewältigung von Papierbergen verbunden, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. An dieser Stelle kommt Intelligent Document Processing (IDP) ins Spiel, das die Arbeitsweise der Einkaufsingenieur:innen verändert und ihre Arbeit erheblich vereinfacht. In diesem Artikel gehen wir auf die Rolle der Beschaffung im Maschinenbau, die Bedeutung der technischen Einkäufer:innen, die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, und wie IDP ihre tägliche Arbeit optimieren kann, ein.
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Die Rolle der Beschaffung im Maschinenbau
Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Maschinenbauprojekten. Sie umfasst die Beschaffung der notwendigen Materialien, Komponenten und Dienstleistungen, die für die Planung, den Bau und die Wartung mechanischer Systeme erforderlich sind. Eine genaue und rechtzeitige Beschaffung stellt sicher, dass die Projekte Budgets, Fristen und Qualitätsstandards einhalten. Dazu gehört auch die Pflege von Lieferantenbeziehungen, um eine zuverlässige und rechtzeitige Lieferung von Materialien zu gewährleisten.
Die Rolle des technischen Einkaufs verstehen
Da technische Einkäufer:innen das technische Wissen ihrer Branche, z. B. des Maschinenbaus, nutzen, um Ausrüstungen wie Hardware und Maschinenteile für ein Unternehmen zu beschaffen, nehmen sie eine besondere Stellung als Experten in Organisationen ein. Als Einkäufer mit ausgeprägtem technischem Hintergrund sind sie häufig für das Management des Beschaffungsprozesses in Maschinenbauprojekten verantwortlich. Mit ihrem fundierten Wissen über Materialien, Lieferanten und branchenspezifische Beschaffungsprotokolle tragen Beschaffungsingenieur:innen entscheidend dazu bei, dass die Projektanforderungen zeitnah, kosteneffizient und unter Einhaltung der Qualitätsvorschriften erfüllt werden. Durch den Einsatz ihres Fachwissens leisten technische Einkäufer:innen somit einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg und zur Kosteneffizienz.
Herausforderungen für technische Einkäufer:innen
Der Beschaffungsprozess im Maschinenbau bringt mehrere Herausforderungen mit sich.
Manuelle und zeitaufwändige Prozesse
Die manuelle Verarbeitung und Verwaltung von Beschaffungsdokumenten wie Auftragsbestätigungen, Lieferavise oder Rechnungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Lieferantenprüfungsprozesse verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand und behindern eine effektive Beschaffung.
Ungenaue und unvollständige Dokumentation
Das Risiko menschlicher Fehler bei der Dokumentation kann zu einer ungeeigneten Materialauswahl oder unnötigen Verzögerungen im Beschaffungsprozess führen und die Datenqualität insgesamt beeinträchtigen.
Dynamische Lieferketten
Für Maschinenbauprojekte sind meist spezielle Materialien erforderlich, die häufigen Marktschwankungen unterliegen. Es kann eine Herausforderung sein, mit den sich ändernden Verfügbarkeiten und Preisen Schritt zu halten.
Intelligent Document Processing: Stärkung des technischen Einkaufs
IDP kombiniert fortschrittliche Technologien wie maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und optische Zeichenerkennung zur Automatisierung und Rationalisierung der Dokumentenverarbeitung. Durch die Nutzung dieser Funktionen können sich technische Einkäufer:innen auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben zu verbringen.
Wie die Netfira-Plattform technische Einkäufer:innen unterstützt
Als cloud-basierte IDP-Lösungextrahiert die Netfira-Platform automatisch Daten aus jedem Dokument, verarbeitet, vergleicht und validiert die Informationen und exportiert sie dann nahtlos in jedes nachgelagerte System. Mit der Netfira-Plattform können Ingenieur:innen im Einkauf verschiedene Aufgaben automatisieren, um ihre Arbeit zu rationalisieren.
Automatisierte Datenextraktion
Mithilfe von KI extrahiert die Netfira-Plattform Daten aus allen Arten von Dokumenten und allen Formaten mit höchster Genauigkeit.
Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten
Die KI-gestützte Plattform von Netfira kategorisiert automatisch verschiedene Arten von Beschaffungsdokumenten wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferavise.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung
IDP-Lösungen verarbeiten Daten, indem sie sie anhand vordefinierter Regeln analysieren, vergleichen und validieren. Die Netfira-Plattform bietet anpassbare Workflows, die auf die Bedürfnisse von technischen Einkäufer:innen zugeschnitten sind und eine Datenverarbeitung mit intelligenter Klassifizierung, regelbasierter Validierung und automatisierter Workflow-Integration ermöglichen.
Ein Beispiel: Die Bestellung gibt an, dass 200 Stück bestellt sind und die Bestellbestätigung bestätigt zwei Pakete. Die Netfira-Plattform versteht, dass ein Paket 100 Stück enthält und genehmigt das Dokument.
Die Netfira-Plattform nutzt Human-in-the-Loop-Automatisierungund erkennt und behandelt zuverlässig Grenzfälle und Abweichungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass technische Einkäufer:innen nur dann alarmiert werden, wenn menschliches Eingreifen erforderlich ist.
Automatisierter Datenexport
Die Netfira-Plattform bietet flexible Integrationsfähigkeiten, und lässt sich nahtlos mit bestehenden CRM-, ERP-, Lieferketten- oder anderen nachgelagerten Systemen verbinden. Mit der Netfira-Plattform können Daten in jedem beliebigen Format exportiert werden. Egal ob es sich um Standardformate wie XML, EDI und CSV oder um speziellere Formate handelt, die Plattform stellt sicher, dass die Daten in dem von den Systemen und Arbeitsabläufen benötigten Format zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Einkäufer:innen von einem reibungslosen Datenfluss profitieren, fundierte datengestützte Entscheidungen treffen und die operative Effizienz steigern.
Vorteile von IDP für technische Einkäufer:innen
Gesteigerte Effizienz
Einer der Hauptvorteile der intelligenten Dokumentenautomatisierung ist die Fähigkeit, große Mengen von Dokumenten in einem Bruchteil der Zeit zu verarbeiten und zu analysieren, die manuell benötigt würde. Dank dieser gesteigerten Effizienz können technische Einkäufer:innen im Maschinenbau ein höheres Arbeitsaufkommen bewältigen und mehr Zeit für die strategische Entscheidungsfindung, das Management von Lieferantenbeziehungen und die Kostenoptimierung aufwenden.
Höhere Genauigkeit
Durch die Automatisierung der Datenextraktion und -analyse verringern IDP-Lösungen wie die Netfira-Plattform das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Sie eliminieren Dateneingabefehler, die bei der manuellen Übertragung von Informationen aus physischen oder digitalen Dokumenten in Beschaffungssysteme auftreten können. Infolgedessen können sich technische Einkäufer:innen bei ihren Beschaffungsentscheidungen auf genaue Daten verlassen und so potenzielle finanzielle Risiken verringern.
Optimierte Genehmigungsprozesse
Die Dokumentenautomatisierung ermöglicht eine intelligente Weiterleitung und Workflow-Automatisierung und erleichtert so die effiziente Verwaltung von Genehmigungsprozessen. Mit vorgegebenen Regeln und Kriterien können Dokumente automatisch zur Prüfung und Genehmigung an die relevanten Stakeholder weitergeleitet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern beseitigt auch Engpässe und stellt sicher, dass der Prozess den Unternehmensrichtlinien und Branchenstandards entspricht.
Verbesserte Compliance
Die Einhaltung von Vorschriften, Verträgen und internen Richtlinien ist ein grundlegender Aspekt der Beschaffung. IDP kann dazu beitragen, die Einhaltung sicherzustellen, indem Informationen automatisch mit festgelegten Richtlinien abgeglichen werden. IDP kann Anomalien oder Unstimmigkeiten erkennen und markieren, sodass Beschaffungsingenieur:innen umgehend darauf reagieren und rechtliche und Reputationsrisiken mindern können
Fazit - EDI: einige Vorteile, viele Nachteile
Technische Einkäufer:innen spielen eine wichtige Rolle für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg von Maschinenbauprojekten. Durch den Einsatz intelligenter Dokumentenverarbeitungssoftware wie der Netfira-Plattform können die Beschaffungsprozesse im Maschinenbau optimiert werden, was zu höherer Effizienz, geringeren Kosten und besserer Ressourcennutzung führt. Intelligent Document Processing ermöglicht es dem technischen Einkauf in Maschinenbauunternehmen sich auf strategische Initiativen, Lieferantenbeziehungen und Kostenoptimierung zu konzentrieren und gleichzeitig zeitaufwändige manuelle Aufgaben und potenzielle Fehler zu reduzieren. Durch den Einsatz von IDP können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Beschaffungsteams ausschöpfen, was zu einer höheren Effizienz, Genauigkeit und Compliance und letztlich zu besseren Ergebnissen führt.
Whitepaper: Mit IDP die Beschaffung optimieren
