Auftragsbestätigungen abgeglichen, geprüft und ERP-fähig — bevor jemand eingreifen muss

Lieferanten senden Auftragsbestätigungen als PDFs, Tabellenkalkulationen und E-Mails – jeweils in unterschiedlichem Layout. Die Netfira-Plattform extrahiert diese Daten, gleicht sie mit Ihren Bestellungen auf Positionsebene ab, kennzeichnet Abweichungen, wendet Toleranzlogik an und leitet Ausnahmen an die zuständige Person weiter. Die Daten, die Ihr ERP-System erreichen, sind geprüft und können sofort verwendet werden.

Die operative Realität:

Wie manuelle Auftragsbestätigungsverarbeitung aussieht

Ein typisches Unternehmen erhält Auftragsbestätigungen als PDF-Anhänge von seinen Lieferanten (60 %), als Excel-Tabellen (15 %), als Portal-Exporte (10 %) und von den übrigen Lieferanten als strukturierte EDI- oder XML-Dateien. Jedes Lieferantendokument hat ein anderes Layout, andere Feldnamen und einen anderen Detaillierungsgrad. Die eigentliche Arbeit besteht nicht im Auslesen des Dokuments, sondern im Vergleich mit der ursprünglichen Bestellung.

Stimmt der bestätigte Preis mit dem Preis in der Bestellung überein?
Stimmen die Mengenangaben?
Liegt der Liefertermin innerhalb des vertraglich vereinbarten Zeitraums?
Sind alle Positionen berücksichtigt?
Was passiert, wenn etwas nicht übereinstimmt?

In den meisten Organisationen arbeitet dafür eine Person mit zwei geöffneten Bildschirmen – der AB auf der einen, der Bestellung auf der anderen Seite – und prüft jede Zeile einzeln. Bei 50 Bestätigungen pro Tag entspricht das einer Vollzeitstelle für Aufgaben, die ein gut konfiguriertes System eigentlich übernehmen sollte.

Wie Netfira Auftragsbestätigungen automatisiert

Vom Wareneingang bis zu ERP-fähigen Daten – automatisierte Auftragsbestätigungsverarbeitung mit Bestellabgleich, Toleranzprüfungen und Ausnahmebehandlung.

Empfangen

Auftragsbestätigungen werden per E-Mail, API, SFTP oder direktem Upload übermittelt. PDFs, Tabellenkalkulationen, XML-Dateien, Scans – alles wird akzeptiert. Ihre Lieferanten müssen die Art der Dokumentenübermittlung nicht ändern.

Abgleichen

Die extrahierten Daten werden auf Positionsebene mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen. Preise, Mengen, Liefertermine, Artikelnummern und Zahlungsbedingungen werden systematisch verglichen. Konfigurierbare Toleranzen ermöglichen den Umgang mit geschäftsrelevanten Abweichungen (z. B. einer Preisabweichung von 2 %, einer Lieferverzögerung von 3 Tagen), ohne unnötige Ausnahmen auszulösen.

Verifizieren

Transaktionen, die innerhalb der Toleranz liegen, werden direkt verarbeitet. Abweichungen außerhalb der Toleranz werden im Ausnahmearbeitsbereich mit eindeutigen Fehlercodes, Hervorhebungen der einzelnen Zeilen und der ursprünglichen AB neben der Bestellung zum direkten Vergleich angezeigt. Die geführte Problemlösung unterstützt das zuständige Teammitglied bei der Behebung und dem Schließen der Ausnahme.

Integrieren

Verifizierte und abgeglichene Auftragsbestätigungsdaten werden im gewünschten Format – JSON, XML, CSV, IDoc oder einer benutzerdefinierten Struktur – an Ihr ERP-System exportiert. Multi-ERP-Routing wird unterstützt. Die in Ihr System gelangenden Daten sind bereits validiert, abgeglichen und freigegeben.

Saubere Auftragsbestätigungsdaten in SAP® – ohne manuelles Abgleichen

Angesichts manueller, sich wiederholender Prozesse und der Abhängigkeit von der internen IT bei Systemänderungen wandte sich Hoerbiger an Netfira, um die Verarbeitung von Transaktionsdokumenten – Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Kundenbestellungen – zu automatisieren. Das Ergebnis waren eine verbesserte Planungsgenauigkeit, Zeitersparnisse und eine strategische Neuausrichtung bei der Verarbeitung von Bestellungen.

Wichtigste Fähigkeiten zur zuverlässigen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Zuordnung der Bestellungen auf Positionsebene

Jede Position der Auftragsbestätigung wird mit der entsprechenden Bestellposition abgeglichen. Nicht nur ein annähernder Abgleich auf Kopfebene, sondern präzise auf Positionsebene. Preis, Menge, Liefertermin, Maßeinheit und Artikelnummer werden jeweils unabhängig voneinander verglichen.

Konfigurierbare Toleranzlogik

Nicht jede Abweichung ist problematisch. Eine Preisabweichung von 1 % oder eine zweitägige Lieferverzögerung können im akzeptablen Rahmen liegen. Toleranzgrenzen sind pro Attribut, pro Lieferant und pro Dokumenttyp konfigurierbar – so sieht Ihr Team nur Ausnahmen, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern.

Geführte Ausnahmebehandlung

Wenn eine Abweichung die Toleranz überschreitet, zeigt der Ausnahmearbeitsbereich genau an, was und wovon abgewichen ist. Die ursprüngliche AB und Bestellung werden nebeneinander angezeigt. Fehlercodes identifizieren den Abweichungstyp. Lösungshinweise schlagen die nächsten Schritte vor. Feedback mit einem Klick verbessert die Anbindung für zukünftige Dokumente.

Lieferplanverfolgung

Bestätigte Liefertermine werden erfasst und mit dem ursprünglichen Bestellplan abgeglichen. Änderungen an bestätigten Terminen lösen erneute Prüfungen und Benachrichtigungen aus. Ihr Planungsteam sieht Abweichungen im Lieferplan sofort, nicht erst, wenn die Ware nicht eintrifft.

Was ändert sich, wenn die Auftragsbestätigungsverarbeitung automatisiert ist?

Durch die Automatisierung von Auftragsbestätigungen verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Prüfen und Nachfassen – und erhält stattdessen frühere Transparenz, sauberere Daten und eine zuverlässigere Auftragsabwicklung.

Manueller zeilenweiser Vergleich von AB und Bestellung

Automatisierter Abgleich auf Positionsebene mit Toleranzlogik

Abweichungen werden festgestellt, wenn die Ware falsch ankommt

Abweichungen werden bei der Bestätigung vor dem Warenversand gemeldet

Auftragsbestätigungsdaten werden manuell in das ERP-System eingegeben

Verifizierte Daten werden automatisch an das ERP-System übermittelt

Änderungen des Lieferplans sind in einer E-Mail versteckt

Abweichungen vom Zeitplan werden in Echtzeit durch Benachrichtigungen angezeigt

Ausnahmelösung über E-Mail-Ketten mit Lieferanten

Geführte Problemlösung in einem speziell dafür eingerichteten Arbeitsbereich mit vollständiger Protokollierung

Keine Transparenz über den Bestätigungsstatus bei verschiedenen Lieferanten

Dashboard-Ansicht aller Bestellbestätigungen: Abgeglichen, ausstehend, Ausnahme

Globale Automatisierung des Einkaufs über mehrere ERP-Systeme hinweg

Syntegon Technology, ein Global Player für moderne Verpackungs- und Prozesstechnik im Pharma- und Lebensmittelbereich, stand vor der Herausforderung, seine globalen operativen Einkaufsprozesse in einer Multi-ERP-Umgebung zu automatisieren und zu harmonisieren. Syntegon nutzt SAP® und andere ERP-Systeme und benötigte eine Softwarelösung, die in allen Umgebungen funktioniert. Um diesen vielfältigen, globalen Anforderungen gerecht zu werden, wurde die Netfira-Plattform ausgewählt.

Weitere Dokumententypen

Auftragsbestätigungen existieren selten isoliert. Netfira unterstützt Teams bei der Automatisierung des P2P-Dokumentenfluss – reduziert so manuelle Arbeit, verbessert die Datenkontinuität und schafft zuverlässigere End-to-End-Prozesse.

Lieferavise

Erfassen Sie Sendungsdetails, Liefermengen und Informationen zur voraussichtlichen Ankunft, um die Transparenz des Wareneingangs zu verbessern und nachgelagerte Abgleich- und Empfangsprozesse zu unterstützen.

Kundenbestellungen

Wandeln Sie eingehende Kundenbestellungen in strukturierte, validierte Inside Sales-Daten um – bereit zur Überprüfung, Weiterleitung und ERP-Erstellung.