Wie die Dokumentenautomatisierung optimierte papierlose Einkaufsprozesse ermöglicht

Seit Jahren träumen Geschäftsleute von einem papierlosen Büro. Papierlose Büros im Einkauf sind Synonyme für Effizienz, Transparenz und Umweltfreundlichkeit. Obwohl die Vorteile von papierlosen Geschäftsprozessen unbestritten sind, zögern viele Unternehmen noch, die Vision in die Praxis umzusetzen. Zwar ersetzen PDFs und Cloud-Speicherlösungen langsam Papierunterlagen, doch die mühsame Verarbeitung dieser Dokumente bleibt bestehen. Zu den Vorteilen papierloser Einkaufsprozesse gehören unter anderem Kosten- und Zeitersparnis, erhöhte Produktivität und Transparenz. Der Einkauf kann seine Prozesse durch die Automatisierung von Dokumenten entlang des Procure-to-Pay-Prozesses optimieren. Der internationale Holzwerkstoffhersteller Pfleiderer hat den ersten Schritt zum papierlosen Büro gemacht und die Netfira-Plattform zur Automatisierung von Dokumenten implementiert.

Share:

Warum der Einkauf papierlose Prozesse braucht

Traditionell ist der Beschaffungsprozess papierbasiert, manuell und zeitintensiv. Einkäufer:innen müssen Daten manuell vergleichen, validieren und in nachgelagerte Systeme eingeben. Die Verwaltung großer Mengen an Papierunterlagen kann jedoch zu einer Herausforderung für Beschaffungsteams werden. 

„Wir kennen das Konzept des papierlosen Büros seit Jahren. Die meisten Unternehmen leben es einfach nicht. Wir müssen akzeptieren, dass viele Informationen digital gespeichert werden und nicht mehr ausgedruckt werden müssen.“ Josef Pack, Head of Procurement, Pfleiderer Deutschland GmbH 

Die manuelle Verarbeitung und der Austausch von Dokumenten und Daten sowie die papierbasierte Aufzeichnung reichen Unternehmen, die eine optimale Rendite ihrer Einkaufsinvestitionen oder eine belastbare strategische Lieferkette anstreben, nicht mehr aus. Dokumentenautomatisierung entlang des P2P-Prozesses ist wichtig für die finanzielle Stabilität und die allgemeine Wettbewerbsstärke eines Unternehmens – insbesondere, wenn sich Unternehmen auf Wertschöpfung bei gleichzeitiger Kostensenkung konzentrieren.  

Die Vorteile papierloser Einkaufsprozesse

Reduzierte Kosten

Einer der größtes Problems bei papierbasierten Systemen sind Kostens. Firmen' Ablagesystems erfordern Investitionen in Ausrüstung und Materialien wie Aktenordner, Schränke und Regale. Drucker brauchen Tinte, Wartung und Papier. Mit automatisierter Dokumentenverarbeitung, Das Ausdrucken von Papier ist nicht mehr erforderlich. Dies reduziert die Kosten erheblich.  

Zeitersparnis und gesteigerte Produktivität

Das manuelle Organisieren, Verarbeiten, Aktualisieren und Wiederherstellen von Papierdokumenten ist eine langweilige und ressourcenintensive Arbeit. Einkäufer:innen fehlt aufgrund sich wiederholender manueller Aufgaben oft die Zeit, sich auf Wertschöpfung zu konzentrieren.  

„Wir können das Thema Digitalisierung nicht ignorieren. Die Digitalisierung bedeutet für unsere Mitarbeiter eine deutliche Arbeitserleichterung, da wir Prozesse ohne analoge Medien viel schneller abwickeln können.“ Josef Pack, Head of Procurement, Pfleiderer Deutschland GmbH  

Erhöhte Nachhaltigkeit

Die Papierproduktion wirkt sich negativ auf unsere Umwelt aus. Der Prozess verbraucht eine große Menge an fossilen Brennstoffen und Wasser und trägt wesentlich zur Entwaldung sowie zur Luft- und Wasserverschmutzung bei. Unternehmen, die stark auf papierbasierte Prozesse und Aktivitäten angewiesen sind, müssen auch die Auswirkungen von Tinten und Tonern berücksichtigen, da die meisten umweltschädliche Chemikalien enthalten. Die Dokumentenautomatisierung macht Papier obsolet und spart somit Ressourcen. 

Optimierte papierlose Einkaufsprozesse – mehr als nur digital arbeiten

Kaum jemand wird der Aussage widersprechen, dass alle Unternehmen auf papierlose Prozesse umstellen sollten. Die Vorteile sind unbestreitbar und viele Einkaufsabteilungen verzichten mittlerweile auf den Ausdruck von ein- und ausgehenden Dokumenten. Die Verarbeitung von Dokumenten im PDF-Format am Computer ist jedoch eine zeitaufwändige und oft frustrierende Angelegenheit. Dieser Prozess mag zwar papierlos sein, ist aber noch lange nicht optimiert. Optimierte papierlose Prozesse, die den Einkäufer:innen die Arbeit spürbar erleichtern, liegen nur vor, wenn manuelle Arbeiten durch Digitalisierung und Automatisierung auf ein Minimum reduziert werden.

Optimierte papierlose Prozesse durch Automatisierung

Um papierlos zu werden, ist die Digitalisierung der erste Schritt. Häufig wird OCR-Technologie eingesetzt, um Dokumente in ein digitales Format umzuwandeln, indem Informationen aus gedruckten Dokumenten, Bildern oder handgeschriebenem Text gescannt und digitalisiert werden. Im Einkauf verwenden Einkäufer:innen OCR hauptsächlich, um Informationen zu scannen und zu digitalisieren, zum Beispiel von gedruckten Rechnungen. Neben der unzureichenden Lesegenauigkeit von OCR besteht ein weiterer Nachteil darin, dass PDFs, selbst wenn sie digitalisiert sind, von Einkäufer:innen noch manuell verglichen und validiert werden müssen. Nur mit digitalen Automatisierungstools wie der Netfira-Plattform können Dokumentenströme nahtlos digitalisiert und automatisch verarbeitet werden.

Dokumentenautomatisierung mit der Netfira-Plattform führt zu optimierten papierlosen Prozessen

Die Netfira-Plattform ist eine sichere cloudbasierte SaaS-Lösung zur Automatisierung des bidirektionalen Austauschs von B2B-Dokumenten und -Daten. Sie erhöht die operative Effizienz entlang des P2P-Prozesses und führt zu optimierten papierlosen Prozessen durch die Automatisierung aller Dokumente, einschließlich Bestellbestätigungen, Rechnungen, Lieferavise, Bestellungen, Angeboten und mehr. 

Die Datenextraktion der Plattform überzeugt mit einer Datengenauigkeit von fast 100 %, wodurch zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Aktivitäten entfallen. Eine manuelle Dateneingabe ist nicht mehr notwendig. Die Softwarelösung extrahiert automatisch relevante Daten, verarbeitet sie intelligent und exportiert sie in jedes ERP-System. Einkäufer:innen müssen somit nicht mehr jedes einzelne Dokument vergleichen und validieren.  

Die Netfira-Plattform ermöglicht dem Einkauf eine fast hundertprozentige automatische Verarbeitung von Dokumenten, bei denen es keine Abweichungen gibt. Abweichungen lassen sich in der gewohnten ERP-Umgebung schnell und einfach identifizieren. Die Plattform leitet Einkäufer:innen direkt zu Parametern, die überprüft werden müssen. Der strukturierte und standardisierte Prozess zum Umgang mit Abweichungen spart dem Einkauf Zeit und Stress im Freigabeprozess. 

Vorteile automatisierter papierloser Einkaufsprozesse

1. Automatisierte Dokumentenverarbeitung stärkt die Rolle des Einkaufs

Automatisierte Dokumentenverarbeitungslösungen sparen Zeit und schaffen Möglichkeiten für den Einkauf, eine aktivere Rolle bei der Unterstützung des Unternehmens beim Erreichen seiner Geschäftsziele zu spielen. Beispielsweise gibt die Automatisierung des P2P-Workflows den Einkaufsexperten die Möglichkeit, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren, einschließlich 

  • Verbesserung des Spend Managements 
  • Stärkung der Lieferantenbeziehungen 
  • Aufbau technologischer Innovationspartnerschaften  

Darüber hinaus verkürzt und beschleunigt die Dokumentenautomatisierung entlang des P2P-Prozesses durch Softwarelösungen den Beschaffungszyklus. Dadurch wird weniger Kapital in langwierigen Überprüfungen und Bewertungen gebunden.  

2. Verbesserte Transparenz und kürzere Reaktionszeiten

Manuelle Einkaufsprozesse verhindern Transparenz und kurze Reaktionszeiten. Für einen reibungslosen und effizienten P2P-Prozess müssen Einkäufer:innen jedoch verlässliche Informationen haben und zeitnah auf Abweichungen oder unvorhergesehene Änderungen reagieren können. Diese Art von Transparenz und Flexibilität kann nur durch Dokumentenautomatisierung erreicht werden. Durch automatisierte Workflows erhalten Einkäufer:innen Informationen und Benachrichtigungen auf Knopfdruck. Echtzeitinformationen beschleunigen Einkaufsprozesse und verbessern die digitale Anbindung entlang der Lieferkette. 

Optimierte papierlose Einkaufsprozesse durch Dokumentenautomatisierung mit der Netfira-Plattform

Durch die automatisierte Verarbeitung von B2B-Dokumenten und -Daten kann die Netfira-Plattform Unternehmen nicht nur dabei helfen, papierlos zu werden, sondern auch manuelle operative Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren und ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Mit der Dokumentenautomatisierungslösung von Netfira profitiert die Beschaffung von mehr Effizienz, transparenten und zuverlässigen Prozessen, Zeit- und Kosteneinsparungen und kürzeren Reaktionszeiten.

Webinar: Auftragsbestätigung-en automatisieren

Syntegon-Fallstudie

Mit einem globalen Roll-out der Netfira-Plattform will Syntegon Einkaufsprozesse an allen Standorten automatisieren und standardisieren. Die Netfira-Plattform wird als einzige Automatisierungslösung für alle bestehenden ERP-Systeme verwendet.

Weiterlesen

Digitale Transformation im Einkauf

Dieser Artikel erklärt, warum eine erfolgreiche digitale Transformation des Einkaufs auf Automatisierungstools wie die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten angewiesen ist.

Weiterlesen