Sieben Tipps für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt im Einkauf

Die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht ganz oben auf der Prioritätenliste von Unternehmen jeder Größe. Für eine moderne und agile Einkaufsabteilung ist die Prozessautomatisierung ein wichtiger Treiber der digitalen Transformation. Die Implementierung digitaler Automatisierungslösungen in der Beschaffung gestaltet sich jedoch oft schwieriger als erwartet. Eine Herausforderung ist die schiere Masse an digitalen Tools: Vom Spezialisten bis zum Komplettanbieter gibt es rund 200 digitale Tools für den Einkauf auf dem deutschsprachigen Markt. Die Systeme unterstützen den Einkauf operativ, taktisch und strategisch im Lieferanten-, Warengruppen- und Risikomanagement. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen und ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt umzusetzen, ist es ratsam, strukturiert vorzugehen und bestimmte Schritte zu befolgen.

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1. Mit der internen IT zusammenarbeiten

Der Einkauf sollte das Digitalisierungsprojekt nicht einfach an die IT-Abteilung delegieren. Obwohl die IT eine zentrale Rolle in der digitalen Strategie spielt, ist es nicht ratsam, das gesamte Digitalisierungsthema einer einzelnen Abteilung zu überlassen, da es für das Unternehmen zu wichtig ist. Die verschiedenen Digitalisierungsthemen sind so vielschichtig, dass das technische Verständnis der IT-Abteilung allein nicht ausreicht. Zudem ist die interne IT meist mit ihrem Kerngeschäft ausgelastet. Ein Digitalisierungsprojekt im Einkauf muss daher abteilungsübergreifend unterstützt werden, damit technologische, strategische, personelle und strukturelle Komponenten miteinander verzahnt werden können. 

In diesem Sinne sollte der Einkauf sicherstellen, dass die interne IT von Anfang an mit an Bord ist. Eine zügige und einfache Implementierung und ein reibungsloses Roll-out sind wichtig, um einen schnellen Mehrwert sowohl für den Einkauf als auch für die IT zu erzielen. Bei der Auswahl einer Softwarelösung sollte der Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Die Netfira-Plattform beispielsweise kann mit minimalem Aufwand für interne IT-Teams implementiert werden. Im Rahmen des Implementierungsprozesses gibt es nur 5 Aufgaben, die von den internen IT-Teams erledigt werden müssen.

2. Die eigene Ausgangsposition evaluieren

Zu Beginn des Digitalisierungsprojekts sollte sich der Einkauf fragen, wo er steht, welche Ziele er verfolgt und welche Projektschritte zur Erreichung dieser Ziele notwendig sind. Um festzustellen, welches System den Bedarf des Einkaufs unterstützt, muss das Team die Einkaufsprozesse analysieren. Ziel der Analyse sollte es sein, festzustellen, wie standardisiert, messbar und IT-gestützt die Prozesse bereits sind. Für jeden Prozess sollte der Einkauf den angestrebten Reifegrad bestimmen, den er erreichen möchte.

3. Die Anforderungen ausformulieren

Im nächsten Schritt muss die Einkaufsabteilung Prioritäten für ihre Verbesserungsziele setzen. Es gibt eine Reihe von Dingen, die zu berücksichtigen und zu bewerten sind, bevor der Softwareauswahlprozess eingeleitet wird. Gut definierte Spezifikationen helfen dem Team, das Geschäftsproblem zu definieren und den Softwareauswahlprozess zu beschleunigen. Der Einkauf muss im Detail festlegen, welche Funktionen er zu welchem Zeitpunkt benötigt und wie sie gestaltet sein sollten, um die Anforderungen zu erfüllen.

4. Koordinierte Suche nach Softwareanbietern für die Digitalisierung des Einkaufs

Für die Bewertung der Angebote sollte der Einkauf gemeinsam mit der IT und den anderen relevanten Abteilungen ein Bewertungssystem definieren. Dies ermöglicht eine Auswahlentscheidung, die von allen getragen wird. Es sollte Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit, zu Projektmanagement-Methoden, zur Benutzerfreundlichkeit, zur Implementierungserfahrung und zu den Anforderungen des Unternehmens an das Change Management enthalten. Netfira bietet eine Checkliste zur Softwareauswahl zur Unterstützung der Einkaufsabteilungen bei der Festlegung von Zielen, die den SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch und terminiert) entsprechen, und bei der Auswahl einer geeigneten Software, die ihren Anforderungen entspricht. 

Darüber hinaus sollten Beschaffungsteams bei der Auswahl geeigneter Dienstleister für die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse folgende Kriterien berücksichtigen:  

5. Anerkennung in der Industrie

Branchenanerkennung ist oft gleichbedeutend mit Kompetenz. Einkäufer:innen sollten sich für einen Softwareanbieter entscheiden, der in der Vergangenheit mehrfach bewiesen hat, dass er Einkaufsabteilungen bei der Digitalisierung unkompliziert, schnell und zuverlässig unterstützen kann.

6. Flexibilität des Anbieters und der Softwarelösung

Die Beschaffung ist in jeder Branche und in jedem Unternehmen anders. Jede Einkaufsabteilung hat spezifische Anforderungen, Herausforderungen und Bedürfnisse. Eine flexible Lösung, einfache Implementierung und hohe Benutzerfreundlichkeit sind starren Systemen vorzuziehen.

7. Das Zukunftspotenzial der Softwarelösung

Der Einkauf muss vorausschauend überlegen, welche Erweiterungen die Abteilung in Zukunft benötigen könnte. Die Softwarelösung, die der Einkauf einsetzt, sollte mit der Abteilung wachsen. Aus diesem Grund sind modulare Lösungen, die schrittweise eingeführt und erweitert werden können, von Vorteil. Die Netfira-Plattform ist eine SaaS-Lösung, die in der Cloud gehostet wird. Cloud-Lösungen sind effizient, flexibel und leicht zu skalieren, so dass sie auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen zugeschnitten werden können.

Fazit: Wie man den Einkauf erfolgreich digitalisiert

Mit einer strukturierten Vorgehensweise können Unternehmen Digitalisierungsprojekte im Einkauf reibungslos und erfolgreich durchführen. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, ein gutes Bewertungssystem und die Definition von Softwarespezifikationen gehören zu den entscheidenden Faktoren für die Vorbereitung und Durchführung eines erfolgreichen Digitalisierungsprojekts. Die Beachtung der sieben Tipps hilft ihnen, die richtige Softwarelösung zu finden, die den Anforderungen aller beteiligten Abteilungen gerecht wird.

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