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Intelligente Implementierungsstrategie zur Steigerung des ROI von Automatisierungsprojekten
Für die Beschaffung bedeutet die Automatisierung der operativen Abläufe eine Entlastung der Einkäufer:innen und nachgelagerten Abteilungen von manueller Arbeit. Der Einsatz von Dokumentenverarbeitungs-Tools ist unverzichtbar, aber die Suche nach der richtigen Lösung und dem richtigen Ansatz für ein unkompliziertes und effektives Automatisierungsprojekt kann eine Herausforderung sein. Wir bei Netfira haben eine Leidenschaft für die Automatisierung von Dokumentenflüssen und versuchen immer, innovative Wege zu finden, um unseren Kunden eine reibungslose Implementierung zu ermöglichen. Wir wissen, dass jedes Unternehmen vor unterschiedlichen Herausforderungen steht. Auch wenn Unternehmen, Prozesse und Menschen immer einzigartig sind, gibt es doch bestimmte Trends, die wir nach jahrelanger Analyse erkannt haben. Einer dieser Trends ermöglicht es Unternehmen, den Return on Investment (ROI) zu steigern, indem sie sich bei der Umsetzung eines Automatisierungsprojekts auf die wichtigsten Lieferanten konzentrieren.
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Ein schneller ROI macht Automatisierungsprojekte realisierbar
Automatisierungsprojekte im Einkauf können entmutigend sein. Erstens kann der Auswahlprozess eines Softwareanbieters und einer Softwarelösung zeitaufwändig und komplex sein. Checklisten zur Definition von Softwareanforderungen und Checklisten zur Softwareauswahl können hilfreich sein, um den Prozess zu unterstützen und zu beschleunigen. Zweitens kann es viel Arbeit sein, wichtige Stakeholder von der Lösung und des Nutzens für den Einkauf und das gesamte Unternehmens. Drittens ist es oft schwierig, das Budget für das Automatisierungsprojekt freigegeben zu bekommen. Eine klare Roadmap für das Automatisierungsprojekt sowie ein Ansatz, um einen sofortigen ROI zu erreichen, helfen dabei, Projekte realisierbarer zu machen.
Massive operative Effizienzgewinne durch die Automatisierung der wichtigsten Lieferanten
Nachdem wir den Dokumentenfluss zwischen Tausenden von B2B-Verbindungen analysiert haben, konnten wir Trends erkennen, die uns dabei helfen, die Effizienz der Automatisierungsprojekte unserer Geschäftspartner zu gewährleisten. Es überrascht nicht, dass die meisten Einkaufsabteilungen etwa 60-65 % der Dokumente von ihren 35-45 größten Lieferanten erhalten. Daher führt die elektronische Anbindung der wichtigsten Lieferanten und die Automatisierung des Dokumentenaustauschs mit diesen Geschäftspartnern zu massiven operativen Effizienzgewinnen und einem schnellen ROI.
EDI zur Lieferantenanbindung funktioniert nicht bei allen Unternehmen
Einige Unternehmen nutzen EDI-Technologie, um ihre Geschäftspartner digital anzubinden. Die Komplexität und Kosten dieser Technologie schränken jedoch die Zahl der Lieferanten ein, deren Transaktionen auf diese Weise automatisiert werden können. Das Onboarding ist in der Regel mühsam und disruptiv. Zudem muss die interne IT einbezogen werden und EDI-Projekte sind zeitaufwändig und kostspielig in der Einrichtung. Hinzu kommt, dass klassische EDI-Lösungen für Non-SAP-Systeme nicht einsetzbar sind. Da die Implementierung von EDI-Lösungen langwierig und kompliziert ist, profitieren Einkaufsteams davon, sich nach Alternativen umzusehen: Alternativen zu EDI.
Zeit als wichtige Ressource
Zeit ist eine wesentliche Ressource für jedes Unternehmen und in jedem Automatisierungsprojekt. Das Erreichen eines schnellen ROI in Dokumentenautomatisierungsprojekten durch die Automatisierung wichtiger Lieferanten bedeutet, wertvolle Zeit zu gewinnen. Durch die Anbindung der meist 30-40 größten Lieferanten und die Automatisierung des Dokumenten- und Datenflusses kann die Arbeitsbelastung der Beschaffungsteams um mehr als 50 % reduziert werden. Dank der Reduzierung manueller Tätigkeiten haben Einkäufer:innen mehr Zeit, sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Um von Zeitersparnissen zu profitieren, sollte die Beschaffung auf digitale Automatisierungstools setzen, die vor allem eines ermöglichen: eine schnelle und unkomplizierte Lieferantenanbindung.
Eine komplette Automatisierungslösung ist das Ziel
Natürlich ist das Ziel letztlich eine Komplettlösung. Die Erkenntnisse, die wir aus der Analyse der Dokumentenflüsse zwischen Tausenden von B2B-Verbindungen gewonnen haben, haben jedoch einen starken Einfluss darauf, wie wir Unternehmen bei ihren Automatisierungsaktivitäten beraten.
Automatisierungsprojekte im Einkauf: Der klassische Weg
Softwarelösungen zur Automatisierung operativer Beschaffungsprozesse sind typischerweise starr. Die Implementierung erfordert, dass von vornherein der volle Funktionsumfang eingerichtet wird, wodurch die Software wenig flexibel ist und Funktionen bietet, die Anwender:innen nicht benötigen.
Das Aufsetzen der gesamten Lösung, wie es viele Unternehmen tun, bedeutet eine sehr lange Projekt- und Implementierungszeit. Dadurch werden Ressourcen in langwierigen Prozessen gebunden und es dauert Monate, bis der Einkauf die Automatisierungssoftware einsetzen und letztendlich davon profitieren kann.
Prozessautomatisierung und digitalisierter Informationsaustausch stützen sich auf die elektronische Anbindung von Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Starre Lösungen erfordern, dass Unternehmen alle ihre Lieferanten auf einmal anbinden. Allerdings ist es nicht immer möglich oder sinnvoll, alle Lieferanten von Anfang an anzubinden. Der Prozess des Onboardings aller Geschäftspartner vor dem Go-live ist zeitaufwändig, fehleranfällig und eine ineffiziente Nutzung von Ressourcen.
Steigern Sie den ROI durch die Automatisierung wichtiger Lieferanten
Mit dem auf unseren Erkenntnissen basierenden Ansatz können Beschaffungsteams hingegen ihre wichtigsten Lieferanten nach Volumen schnell und einfach automatisieren. Angesichts der Tatsache, dass 30-40 Lieferanten oft 60 oder mehr Prozent des Dokumentenvolumens ausmachen, bedeutet die Konzentration auf die Automatisierung der größten Lieferanten eine enorme Steigerung der operativen Effizienz und einen schnellen ROI. Sobald der Anfangs-ROI erreicht ist, können die User die Anwendung skalieren und im Laufe der Zeit auch die übrigen Lieferanten automatisieren.
Vorteile einer SaaS-Lösung
Mit SaaS-Lösungen, die in der Cloud betrieben werden, können Beschaffungsteams einen schnellen ROI erzielen, indem sie zunächst die wichtigsten Lieferanten automatisieren, bevor sie die übrigen Lieferanten und Dokumentenflüsse Schritt für Schritt anbinden und automatisieren. SaaS-Lösungen sind flexibel, kosteneffizient und leicht zu skalieren. Modulare End-to-End-Lösungen können innerhalb weniger Wochen implementiert werden. Die Implementierung einer sofort einsatzbereiten Cloud-Lösung schafft sofort einen Mehrwert und hilft, kostspielige Verzögerungen durch lang laufende Projekte zu vermeiden. Darüber hinaus können modulare Lösungen an spezifische Projektanforderungen und Geschäftsbedürfnisse angepasst werden. Die Entscheidung für eine umfassende SaaS-Lösung ermöglicht es den Anwender:innen die Funktionalität im Laufe der Zeit je nach Bedarf zu erweitern und letztendlich alle Geschäftspartner und den gesamten Dokumentenfluss zu automatisieren.
Der Netfira-Ansatz: Steigerung des ROI durch automatisierte Schlüssellieferanten
Unser Fokus liegt auf der Unterstützung unserer Kunden bei der Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe. Netfira bietet nicht nur eine komplette und skalierbare End-to-End-Lösung mit tiefgreifenden Funktionen, die für viele Geschäftsanforderungen entwickelt wurde, sondern sucht auch ständig nach Möglichkeiten, wie diese noch effizienter implementiert werden kann. Deshalb ist Netfira Ihr Automatisierungspartner. Wir wollen, dass unsere Kunden erfolgreich sind, und sind bestrebt, Unternehmen dabei zu helfen, den richtigen Ansatz für ihr Automatisierungsprojekt zu finden. Deshalb empfehlen wir, sich zunächst auf die Automatisierung der wichtigsten Lieferanten zu konzentrieren, damit Kunden bereits von der gewonnenen Effizienz profitieren können, während sie die übrigen Lieferanten anbinden.
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