Welche intelligente Automatisierungslösung für den Einkauf ist besser: RPA oder KI?

Die Digitalisierung hält immer mehr Einzug in den Arbeitsalltag des Einkaufs. Um digitale Prozesse zu implementieren, müssen operative Tätigkeiten automatisch und effizient ablaufen. Manuelle Aufgaben müssen schnell und fehlerfrei erledigt werden, damit die Mitarbeitenden mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Die Prozessoptimierung kann entweder durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) oder Künstlicher Intelligenz (KI) erreicht werden. Intelligente Automatisierungslösungen für den Einkauf mit RPA oder KI werden oft für die gleichen Ziele eingesetzt, unterscheiden sich aber erheblich in ihren Anwendungsbereichen, Stärken und Schwächen. Welche Gründe gibt es für den Einkauf, sich entweder für RPA oder für KI zu entscheiden?

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Zu welchem Zweck werden intelligente Automatisierungslösungen in Unternehmen eingesetzt?

Intelligente Automatisierungs-Tools wie RPA und KI werden eingesetzt, um manuelle Aufgaben schnell und fehlerfrei zu erledigen, damit Mitarbeitende mehr Zeit für wesentliche und wertschöpfende Aufgaben haben. Darüber hinaus führen automatisierte operative Abläufe zu kürzeren Bearbeitungszeiten, Prozessoptimierung, höherer Qualität und geringeren Kosten.

Warum der operative Einkauf von intelligenten Automatisierungslösungen profitiert

Der Einsatz von intelligenten Automatisierungslösungen in der operativen Beschaffung ist unumgänglich, und die Vorteile sind zu wertvoll, um sie zu ignorieren. Trotzdem arbeiten viele Einkaufsabteilungen immer noch mit manuellen Prozessen und haben mit vielen fehleranfälligen Aktivitäten zu kämpfen. Die meisten Tätigkeiten werden häufig manuell ausgeführt, wie z. B. das Empfangen und Prüfen von Bestellbestätigungen, das Einholen von Angeboten, das Versenden von Bestellungen an Lieferanten, das manuelle Eingeben der Daten eingehender Kundenbestellungen und vieles mehr. Der Einsatz digitaler Werkzeuge für die automatisierte Dokumentenverarbeitung führt zu Prozessoptimierung, digitalen Workflows und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Welche intelligente Automatisierungslösung ist für den Einkauf besser geeignet: RPA oder KI?

Nachteile von RPA

1. Begrenzter Anwendungsbereich

RPA kann nur dort eingesetzt werden, wo die Prozesse bereits digitalisiert sind. Die Softwareroboter können auch nicht mit mehrdeutigen Dokumenten arbeiten. Daher können sie derzeit nur für strukturierte Prozesse und Routinetätigkeiten eingesetzt werden.

2. Mangelnde Flexibilität

Softwareroboter sind extrem unflexibel. Die Plattformen, auf denen RPA interagiert, ändern sich häufig, und die erforderliche Flexibilität kann oft nicht konfiguriert werden. Softwareroboter können nicht flexibel auf Abweichungen oder Varianten reagieren, zum Beispiel, wenn Prozesseingabedaten unstrukturiert sind oder Entscheidungen innerhalb des Prozesses komplex und nicht linear sind. Geänderte Vorschriften oder Aktualisierungen, die minimale Änderungen an einer Eingabemaske erfordern, können ein RPA-Projekt um Monate zurückwerfen.   

3. Schwierige Skalierbarkeit

Je mehr Anwendungen ein Softwareroboter bedient, desto schwieriger wird die Skalierbarkeit.  

4. Überwachung auf mögliche Fehler ist notwendig

Die Mitarbeitenden müssen überprüfen, dass der Softwareroboter keine Fehler macht. Wird zum Beispiel OCR (Optical Character Recognition) zum Lesen von PDF-Dateien verwendet, kann der Lesevorgang fehlerhaft sein. Da RPA-Technologien keine Fehler erkennen oder ausgelesene Daten auf Plausibilität prüfen können, könnten diese Fehler dann unbemerkt in eine Datenbank übertragen werden.

5. RPA erfordert saubere Daten

RPA erfordert eine besondere Datenqualität. Der Aufwand für deren Aufbereitung und Bereinigung wird oft unterschätzt. Eine gute Datenqualität ist jedoch zwingende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen.   

Die intelligente Automatisierungslösung für den Einkauf: Die KI-basierte Netfira-Plattform

Betrachtet man die Nachteile und Beschränkungen von RPA, so wird deutlich, dass der Nutzen eher begrenzt ist. Die gute Nachricht ist jedoch: Softwarelösungen für den Einkauf wie die Netfira- Plattform bieten dank innovativer KI-Technologie einen großen Mehrwert.

Vorteile von KI

1. Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit

In erster Linie punktet KI mit hoher Flexibilität. KI kann komplexe Prozesse automatisieren, für die es keine klaren Regeln gibt. Sie ist vielseitig einsetzbar, reagiert flexibel auf Varianten und Abweichungen; Updates und Anpassungen der Anwendungssysteme sind kein Problem. Mit dieser grundsätzlichen Flexibilität geht auch eine leichte Skalierbarkeit einher. Das ist entscheidend, denn gerade der Einkauf in Zeiten von Industrie 4.0 muss flexibel, agil und effizient sein. 

2. KI kann Inhalte verknüpfen

Ein weiterer wesentlicher Vorteil von KI für den Einkauf ist, dass sie den Austausch von Informationen unterstützen und gleichzeitig Inhalte in Beziehung setzen kann. Bei der Bearbeitung imitiert sie das menschliche Verhalten der Prozessbeteiligten. Im operativen Einkauf gilt dies für die automatisierte Extraktion von Daten, die Validierung von Informationen, den Abgleich von Daten und Informationen sowie die Weiterverarbeitung bzw. Übergabe der korrekten Informationen an die nachgelagerten Unternehmenssysteme.

KI kann lernen

Im Gegensatz zu RPA kann KI unstrukturierte Daten in freien Texten oder Dokumenten wie Auftragsbestätigungen und Kundenbestellungen verarbeiten. Abweichende Begriffe in Lieferantendokumenten, mehrdeutige Maßeinheiten oder seltene Sprachen sind kein Problem mehr, da KI - anders als RPA - kontinuierlich lernt. Sie wird mit der Zeit immer präziser, denn der Lerneffekt steigt proportional mit der Menge der eingespeisten Daten.   

Zusammenfassung: Darum sollte der Einkauf auf KI bauen

  • KI kann schwierige Probleme lösen und komplexe Prozesse verstehen 
  • Sehr hohe Datengenauigkeit, kaum Fehler 
  • KI unterstützt und ermöglicht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen 
  • Digitalisierte Prozesse sind keine Voraussetzung für den Erfolg des Tools, sondern ein Ergebnis seiner Nutzung 
  • KI trägt zu einer besseren Datenqualität bei 
  • KI ist lernfähig und wird immer präziser 
  • KI ist flexibel 

 Fazit und Empfehlung

Wenn Sie regelbasierte, einfache und sich wiederholende Aufgaben im Beschaffungswesen automatisch durchführen lassen wollen, können Sie problemlos auf RPA zurückgreifen. Im Vergleich zu KI bleibt RPA jedoch hinter dem zurück, was heute möglich ist. Wenn Sie eine umfassende und zukunftssichere intelligente Automatisierungslösung für den Einkauf wünschen, sollten Sie sich für KI-gesteuerte Tools wie die Netfira-Plattform entscheiden.

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