Hat die Coronavirus-Pandemie die Digitalisierung der Einkaufsprozesse vorangetrieben?

Seit über einem Jahr hat die Coronavirus-Pandemie die Weltwirtschaft fest im Griff. Im Frühjahr 2020 zeigte sich schnell, dass der Einkauf bei der Digitalisierung im Rückstand ist. Doch die COVID-19-Pandemie löste auch positive Entwicklungen aus, denn sie trug dazu bei, dass sich unsere Sicht auf die Digitalisierung veränderte. Unternehmen begannen zu erkennen, dass Technologie und Digitalisierungs-Tools ein Stabilisierungs- und Erfolgsfaktor in Zeiten existenzbedrohender Krisen sind. Doch wie steht es heute um die digitale Transformation im Einkauf? Hat die Corona-Pandemie die Digitalisierung der Einkaufsprozesse vorangetrieben?

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Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen ist zur Priorität geworden

Umfragen zeigen, dass während der Coronavirus-Pandemie Kostensenkung, Lieferantenmanagement und die Digitalisierung von Einkaufsprozessen von zentraler Bedeutung sind. Die meisten Unternehmen haben als Reaktion auf die Krise ihre Prioritäten neu überdacht. Während Prozesseffizienz und effizientes Datenmanagement schon lange entscheidende Voraussetzungen für einen modernen und belastbaren Einkauf waren, sind diese Themen heute noch wichtiger. Deshalb ist es jetzt unerlässlich, die Digitalisierung weiter voranzutreiben und die operativen Einkaufsprozesse zu optimieren. Einkäuferinnen und Einkäufer erkennen die Bedeutung digitalisierter Prozesse an, aber nutzen sie intelligente Automatisierungs-Tools, um dieses Ziel zu erreichen?

Zu wenig operative Automatisierung im Einkauf

Der Automatisierungsgrad im operativen Einkauf ist im Jahr 2021 noch vergleichsweise gering. Dabei spielt die Automatisierung operativer Tätigkeiten eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen. Die Automatisierung operativer Prozesse führt zu weniger manuellen Tätigkeiten, weniger Fehlern, mehr Effizienz und Transparenz sowie zur Prozessoptimierung im Einkauf. Auch im Kampf gegen die Folgen der Pandemie spielt der Einkauf eine entscheidende Rolle im Unternehmen. Unterbrochene Lieferketten rücken das Risikomanagement sowie die Versorgungs- und Prozesssicherheit in den Mittelpunkt des Interesses. Der Einsatz von digitalen Automatisierungs-Tools und Softwarelösungen ermöglicht und erleichtert diese Aufgaben immens.

Cloudbasierte Plattformlösungen haben ein hohes Zukunftspotenzial

Die Umfrageergebnisse zeigen, dass cloudbasierte Plattformlösungen derzeit nur zu einem geringen Teil genutzt werden, die meisten Unternehmen ihnen aber ein hohes Zukunftspotenzial für die Beschaffung zusprechen. Die Netfira-Plattform beispielsweise wird als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) angeboten und in der Cloud betrieben. Im Vergleich zu On-Premise-Lösungen bietet das SaaS-Servicemodell niedrige Kosten, hohe Flexibilität und kostengünstige Skalierbarkeit bei gleichzeitiger Gewährleistung eines hohen Datenschutzes. Dies ist gerade in Zeiten wie diesen wichtig, da der Einkauf agil, flexibel und kosteneffizient auf Entwicklungen und Anforderungen reagieren muss.

Künstliche Intelligenz hat hohes Anwendungspotenzial in der Zukunft

Auch wenn nur ein kleiner Teil der befragten Unternehmen Künstliche Intelligenz (KI) im Einkauf einsetzt, sind die meisten davon überzeugt, dass KI in Zukunft ein hohes Anwendungspotenzial hat. Die KI-basierte Netfira-Plattform beweist dies bereits heute. Gerade im operativen Einkauf, der überwiegend durch manuelle Tätigkeiten geprägt ist, kann innovative Künstliche Intelligenz ihre Stärken voll ausspielen. Bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten ahmt KI das menschliche Verhalten der Prozessbeteiligten nach. Das bedeutet automatisierten Datenaustausch auf Knopfdruck mit hoher Datengenauigkeit. KI bringt somit einen enormen Mehrwert für den Einkauf und erleichtert und beschleunigt die B2B-Kommunikation. Zeitraubende und fehleranfällige Arbeiten werden spürbar reduziert und Einkäuferinnen und Einkäufer haben die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen in andere Aufgaben wie Risikomanagement, Lieferantenmanagement und Liquiditätsmanagement zu investieren.

Hindernisse bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Die Ergebnisse der Umfragen zeigen, dass die befragten Unternehmen zwar das Anwendungspotenzial der neuen Technologien erkennen, aber bei ihrer Einführung und Nutzung auf technische und organisatorische Hindernisse stoßen. Die häufigsten Hindernisse sind fehlende Kompatibilität und Schnittstellen zwischen Systemen, unzureichendes Investitionsbudget, schlechte Datenqualität, hohe Datenschutzanforderungen und fehlende technische Infrastruktur. Die Netfira- Plattform integriert sich nahtlos in alle bestehenden ERP- und IT-Systeme und gewährleistet einen bidirektionalen digitalen Austausch von Daten und Dokumenten mit Geschäftspartnern unabhängig von deren Prozessen und ERP-Systemen. Die künstlich intelligente Cloud-Lösung verwandelt unstrukturierte Daten in strukturierte Daten und ermöglicht es Unternehmen Aufgaben der Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und Mitarbeitende von manuellen, sich wiederholenden und fehleranfälligen Tätigkeiten zu befreien. Lesen Sie hier wie die Netfira- Plattform Datenqualität im Einkauf durch Prozessautomatisierung erhöht.  

Wie kann die Digitalisierung der Einkaufsprozesse vorangetrieben werden?

Die Situation des Einkaufs hat sich im Vergleich zu 2020 nicht grundlegend verändert. Die aktuelle Pandemie macht es notwendig, nicht nur auf kurzfristige Lösungen für das Krisenmanagement zu setzen. Stattdessen sind digitale Automatisierungstools in Kombination mit der Weiterentwicklung neuer Technologien wie KI und SaaS jetzt wettbewerbsentscheidend. Die Auswirkungen von COVID-19 sollten ein Anstoß für strukturelle Veränderungen sein und eine Chance, bestehende Defizite in der Digitalisierung schnell zu erkennen und zu beheben. Besonderes Augenmerk sollte auf langfristige und nachhaltige Digitalisierungspartnerschaften gelegt werden. Durch den Einsatz neuer digitaler Technologien und moderner elektronischer Lösungen können die Einkaufsabteilungen während und nach der Krise widerstandsfähiger werden.

 Quellen:  

https://stoehr-faktor.de/dokumente/download-studien/2020-08-studie-neue-bmoe-studie-management-summary.pdf 

https://www.bme.de/corona-ist-weckruf-fuer-digitale-transformation-im-einkauf-3698/ 

 

Webinar:

Auftragsbestätigungen automatisieren

Erfahren Sie, wie die Netfira-Plattform die Automatisierung und nicht nur die Digitalisierung von Auftragsbestätigungen ermöglicht.

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Einkaufsabteilungen sehen sich mit einer Flut von Auftragsbestätigungen konfrontiert und müssen diese wichtigen aber oft unstrukturierten Informationen meist manuell in ihr System eingeben. Intelligente digitale Lösungen helfen, diesen Prozess zu automatisieren.