Der ideale Key User für Automatisierungsprojekte in der Beschaffung

Die Benennung eines Key Users bei der Einführung von Softwarelösungen im Einkauf ist für den Projekterfolg unerlässlich. Automatisierungsprojekte im Einkauf: Warum Sie einen Key User brauchen erklärt, welche Aufgaben Key User wahrnehmen und welche Rollen sie bei der Unterstützung der Prozessautomatisierung in ihrer Abteilung übernehmen. Doch welche Teammitglieder eignen sich als Key User und welche Anforderungen müssen sie erfüllen? Dieser Blogartikel beleuchtet die Frage, welche Mitarbeitende sich als Key Users für Automatisierungsprojekte im Einkauf eignen. 

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Fachliche Anforderungen an Key User

Wissen über das Unternehmen 

Ein guter Key User verfügt über umfassendes Wissen und Erfahrung, wenn es um den Geschäftszweck, die Geschäftsziele und die Unternehmensausrichtung geht. Ein Key User sollte als verlässlicher Repräsentant der Einkaufsabteilung, wenn nicht sogar des gesamten Unternehmens, fungieren.  

Methodisches Wissen 

Der Key User sollte mit allen Verfahren, Grundsätzen und guten Praktiken der Einkaufsabteilung vertraut sein. Eine analytische Denkweise ist von Vorteil, da Key User detailorientiert sein und gleichzeitig das Gesamtbild verstehen müssen.  

Fachwissen 

Key User müssen über eine hohe fachliche Kompetenz und ein klares Prozessverständnis im eigenen und angrenzenden Bereich verfügen. Sie müssen mit den Aufgaben und Geschäftsprozessen ihrer Abteilung bestens vertraut sein. Häufig fungieren operative Einkäufer:innen als Key User in Projekten zur Prozessautomatisierung im Einkauf, weil sie aus erster Hand wissen, welche Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert und automatisiert werden müssen. Sie sind Experten in den bestehenden Systemen des Unternehmens und wissen um die Herausforderungen im Tagesgeschäft. Daher verstehen sie die Perspektive, Ziele und Probleme der zukünftigen Nutzer:innen.  

IT-Affinität  

Der Key User sollte über konkrete Kenntnisse im Umgang mit Software verfügen. Da er oder sie der/die Hauptanwender:in der digitalen Automatisierungslösung sein wird, sind IT- und Technologiekenntnisse erforderlich.  

 Verständnis des Gesamtkontexts  

Zusammenfassend vereint der ideale Key User fachliches Wissen sowie Methoden- und IT-Kompetenz. Um die Implementierung einer Automatisierungslösung im Einkauf zu unterstützen, sollte der ideale Kandidat den gesamten P2P-Prozess und nicht nur bestimmte Schritte kennen. Key User sollten verstehen, wie die Schnittstellen von bereichsübergreifenden Prozesse entlang der Supply Chain funktionieren. Dies gilt beispielsweise für das Bewusstsein, wie der Einkauf mit dem Wareneingang oder der Kreditorenbuchhaltung zusammenhängt. Kurzum: der ideale Key User interessiert sich für die Gesamtverknüpfung von Prozessen.  

Social Skills von Key Usern

Key User werden nicht nur durch den Softwareanbieter geschult, um die Software zu testen und Feedback zu geben. Sie sind auch für die Schulung anderer End User zuständig und fungieren als Hauptansprechpartner bei Fragen und Problemen.  

Der ideale Key User hat 

  • didaktische Fähigkeiten  
  • Kritik- und Konfliktfähigkeit  
  • Empathie  
  • Interesse an der Unterstützung und Zusammenarbeit mit Teammitgliedern  

Darüber hinaus müssen Key User in der Lage sein, komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären. Kommunikationsfähigkeiten sind relevant, wenn es um den Umgang mit Softwareanbietern, IT-Beratern und End Usern geht.  

Persönliche Anforderungen von Key Usern

Der ideale Key User verfügt über bestimmte Charaktereigenschaften, die ihm oder ihr helfen, den fachlichen und sozialen Anforderungen der Rolle gerecht zu werden. Mitarbeitende eignen sich als Key User, wenn sie tatkräftig und flexibel sind. Am wichtigsten ist, dass sie offen für Veränderungen und Innovationen sind. Indem sie offen dafür sind, wie Prozesse optimiert werden können, tragen Key User zu einer reibungslosen Einführung des digitalen Automatisierungstools bei. Key User müssen vom Mehrwert der Automatisierungssoftware für die Einkaufsabteilung überzeugt sein.  

 All diese persönlichen Eigenschaften, Sozial- und Fachkompetenzen tragen dazu bei, dass die Key User von den Teamkolleg:innen akzeptiert und wertgeschätzt werden. Der ideale Key User wird als Wissensträger und kompetenter Ansprechpartner in seinem Fachbereich anerkannt und kann so zwischen Management, Mitarbeitenden und dem Softwareanbieter vermitteln.  

Der richtige Key User führt zu einem erfolgreichen Automatisierungsprojekt im Einkauf

Es nicht nur notwendig, ein Teammitglied auszuwählen das die Rolle des Key Users übernimmt, sondern es ist auch wichtig, den richtigen Key User für ein Softwareprojekt zu wählen. Der ideale Key User verbindet ein profundes Verständnis der Geschäftsprozesse mit IT-Affinität, didaktischen Fähigkeiten und einer Offenheit für Innovationen durch Automatisierung. Diese Kompetenzen stellen sicher, dass der Key User alle Erwartungen erfüllen und das Automatisierungsprojekt im Einkauf erfolgreich unterstützen kann.  

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