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Fallstudie CompAir

Prozessoptimierung durch Digitalisierung im operativen Einkauf bei Gardner Denver

Kompressoren, Pumpen, Gebläse, Luftaufbereitung, Kondensatmanagement, Teile und Services: Gardner Denver steht für hochentwickelte Druckluft- und Vakuumlösungen und andere industrielle Anwendungen. Der Hersteller ist in 30 Ländern aktiv. CompAir, Tochterunternehmen der Gardner Denver Deutschland GmbH, unterstützt Kunden verschiedener Branchen unter anderem dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele etwa durch energieeffiziente ölfreie Kompressoren zu erreichen. Die Technologien müssen hohe Industrieanforderungen erfüllen, bei CompAir speziell in den Bereichen Lebensmittel und Getränke, Pharmazeutika und Automobil.

Die Ausgangssituation

Der Einkauf ist gefordert, professionell nachzuziehen und sich mit internen Kunden und externen Partnern automatisiert auszutauschen. Bisher gab es noch immer einige fehlerbehaftete manuelle Prozesse, gebundene Ressourcen, lange Reaktionszeiten und wenig Zeit für strategische Aufgaben. Ende März 2018 fiel der Startschuss für ein Transformationsprojekt in Sachen operativer Einkauf. Mittlerweile kann CompAir eine Performance nach Plan mit bemerkenswerten Fortschritten und zufriedenen Lieferanten vermelden. David Richter, bei Gardner Denver zuständig für das CompAir-Projekt, stellte den Verlauf und die zwischenzeitlich erreichten Kennzahlen im November 2018 beim BME-Symposium in Berlin im Plenum als Benchmark vor.

Hochkomplexe Prozesse und ständig steigende Anforderungen von Gesetzgeber und Kunden machen rasche Digitalisierungsfortschritte notwendig. Derzeit steht der operative Einkauf bei Gardner Denver (Industrials EMEA) im Fokus. Er verwaltete zuletzt 211,4 Mio. Euro Einkaufvolumen bei 192.545 Bestellpositionen und rund 3.800 Lieferanten. 399 Supplier bzw. Dienstleister decken 80 Prozent des Einkaufvolumens bei Gardner Denver (Industrials EMEA) ab. Ein passender Dienstleister sollte die Transformation ohne aufwändige Aktionen auf beiden Seiten bei schnellem ROI gewährleisten. Das Ziel war: papierlose Prozesse bei automatisierter Übertragung von Daten ins ERP-System, die aus Anfragen und Angeboten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Ankündigungen und Rechnungen generiert werden. Optional: Speicherung allgemeiner Dokumente wie Zertifikate.

Alle Dokumente lassen sich übertragen und verarbeiten

David Richter machte vor dem Projektstart deutlich: „Wir brauchen Planungssicherheit und gleichbleibende Qualität, und zwar bei hundertprozentig korrekter Datenmigration in SAP. Durch den verbesserten Informationsfluss und die wesentlich schnellere Datenübertragung wollen wir manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren und so signifikant mehr Raum für wichtige Aufgaben schaffen.“ Dem Manager war bewusst: Durchschlagender Erfolg stellt sich nur dann ein, wenn parallel zur Automatisierung des internen Datenaustauschs eine unkomplizierte Anbindung der im allgemeinen zögerlichen Lieferantenbasis gelingt. Das von vielen als zu kompliziert empfundene EDI war darum auch keine Option bzw. Forderung. Die Netfira GmbH war in der Lage, mit ihrer auf Künstlicher Intelligenz basierenden Plattformlösung innerhalb weniger Wochen die anspruchsvollen Anforderungen von CompAir abzudecken und zudem innerhalb kurzer Zeit einen Großteil der Lieferanten anzubinden – schnell, unkompliziert, ohne großen Zusatzaufwand und vor allem ohne Kosten. Weiterer Vorteil: Kein Lieferpartner braucht bei der Anbindung durch Netfira seine bewährten Prozesse zu ändern.

David Richter: „Wir konnten auch zögerliche Partner ins Boot holen, die sich bisher nur widerwillig an diverse Kundensysteme anpassen lassen wollten. Und auch kleine Partner, die bis dato über keine elektronischen Anbindungen verfügten, waren schnell überzeugt."

Die Netfira-Plattform stellt elektronisch sicher, dass die vom Lieferanten erstellten Dokumente erst dann akzeptiert und automatisch in das ERP-System des Einkaufs übernommen werden, wenn sie als korrekt verifiziert sind und innerhalb der vom Einkauf eingestellten Toleranzgrenzen liegen. Alle Ausnahmen und Fehler werden markiert. Netfira kann neben den strukturierten Daten die Originaldokumente im PDF-Format übermitteln und bietet daher eine präzise und revisionssichere Aufzeichnung der Geschäftsabwicklung, beispielsweise auch im ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen. Nicht nur einkaufsspezifische Transaktionen, sondern alle Dokumententypen, Belege oder sonstige Geschäftskommunikation (Zertifikate, Zeichnungen usw.) lassen sich mit der Netfira-Lösung übertragen, verarbeiten und automatisieren

Problem Stammdaten – auch gelöst!

Die Digitalisierung fußt bei Gardner Denver auf den Säulen Strategie, Innovation, effektiver Produktion und Nachhaltigkeit, gestützt auf schlagkräftigem Einkauf und Vertrieb. Effiziente und effektive Zusammenarbeit gelingt nur durch harmonisierte Schnittstellen innerhalb des ERP-Systems. Aber: „Die ERP-Daten sind nur so gut, wie die Personen, die es pflegen“, betont David Richter. Er hat auch das Problem der branchenunabhängig lästigen und zeitaufwändigen Stammdatenpflege zur Erleichterung aller Beteiligten mit der Netfira-Plattform durch Standardisierung gelöst. Auftragsbestätigungen sind mittlerweile über Netfira reibungslos mit Produktion, Sales, Lieferanten und Buchhaltung verknüpft – bidirektional und in Echtzeit. Über ein Cockpit nimmt der Einkauf seine Monitoring-Funktion wahr. Er erkennt Abweichungen direkt und kann in diesem Fall einfacher Preise verhandeln. Bei regelmäßigen Lieferzeitabweichungen lässt sich proaktiv reagieren und somit die Berechnungsgrundlage der Bedarfe korrigieren.

Rat: Kernteam und regelmäßige Meetings

David Richter verwies in Berlin bei der Gesamtbetrachtung seines Projekts auch auf die unterschiedlichen Rahmenbedingungen in den Unternehmen: „Die Dauer der Implementierungs-phase hängt zum Beispiel auch vom Standort und Aktionsradius der IT ab.“ Gardner Denver musste erst die dezentral agierenden Spezialisten in den USA, in Tschechien und Deutschland auf einen Nenner bringen. An Netfira wurden komplexe Anforderungen gestellt. Es gelang dann aber rasch, pragmatische und individuelle Lösungen zu finden. „Ich rate zu einem Kernteam und regelmäßigen Meetings, um zu einer schnellen Implementierung zu gelangen“, gab David Richter den Einkäufern im Plenum mit auf den Weg. Er widmet sich mittlerweile den nächsten Meilensteinen seiner Agenda: die Automatisierung des Wareneingangs mit dem Netfira- Lieferscheinmodul. Danach folgen auf Netfira-Basis weitere Prozessautomatisierungsschritte, die auch über die Einkaufsabteilung hinausreichen.

Ziele des Projekts CompAir und Netfira

  • Planungssicherheit
  • Verbesserter Informationsfluss
  • Papierloses Arbeiten
  • Schnellere Datenübertragung
  • Nahezu hundertprozentig korrekte Datenübergabe in SAP
  • Schaffung von Ressourcen für wichtige Aufgaben
  • Digitale Anbindung von 80 % der Lieferanten
  • Anbindung auch kleiner Partner
  • Flexibilität für Lieferanten

Über Gardner Denver

1859 gegründet; heute weltweit führender Anbieter von Flow Control-Technologie, Anwendungs-Know-how und Support-Services mit großer Markenfamilie. Sitz: Milwaukee/Wisconsin. Seit den 80er Jahren hat Gardner Denver 28 Firmen erworben, darunter CompAir (Zentrale: Simmern im Hunsrück).

  • 37 globale Produktionsstandorte
  • 30 Service Center
  • Über 6.000 Mitarbeitende
  • Rund 100.000 Kunden weltweit

www.gardnerdenver.com

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