Ausgangssituation
In Unternehmen ist man sich zunehmend einig, dass sich der Einkauf modernisieren muss. Insbesondere der operative Einkauf ist auch im Jahr 2020 noch zu sehr von manuellen, fehleranfälligen und zeitintensiven Aufgaben geprägt. Manueller Belegabgleich sowie Papierberge aus physisch abgelegten Belegen sind nach wie vor an der Tagesordnung. Die Folge: Langweilige und monotone Arbeit schmälert das Image des Einkaufs sowie die Arbeitsplatzattraktivität. Darüber hinaus hindern analoge Prozesse den Einkäufer daran, sich den wertschöpfenden und somit wichtigen Aufgaben zu widmen. Doch dem strategischen Einkauf kommt in einer digitalisierten und vernetzen B2B-Welt eine immer wichtigere Rolle zu. Somit muss der operative Einkauf schnell, effizient und verlässlich funktionieren, um keine Zeit und Ressourcen zu binden, die für Strategisches benötigt werden. Deshalb müssen operative Abläufe automatisiert und digitalisiert werden. Denn es ist unbestritten, dass Automatisierung und Digitalisierung ein signifikantes Steigerungspotenzial hinsichtlich Effizienz, Fehlervermeidung sowie Liefer- und Produktionsgeschwindigkeit bieten.
Das Problem: Zu viele Lösungen
Die Einsicht und die Bereitschaft den Einkauf mithilfe von Softwarelösungen zu automatisieren sind gegeben, doch die Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts ist kein Selbstläufer. Das beginnt schon damit, dass die Vielzahl von Lösungen mit unterschiedlicher Zielsetzung und Konzeption für kleine und mittlere Unternehmen sehr verwirrend ist.Anbieter fokussierten über viele Jahre hinweg größere Einkaufsabteilungen. Übereinstimmend mit deren Größe wurden – und werden – deshalb auch oft umfangreiche und mächtige Lösungen konzipiert und angeboten, um so (vermeintlich) den hohen Ansprüchen vernetzter Prozesse und digitalisierter Lieferketten genügen zu können. Als Folge schneiden viele Automatisierungslösungen für den Einkauf schlecht bei der Einfachheit der Einführung der Systeme ab. Zudem sind komplizierte Anbindungen und eine lange Dauer von Implementierungsprozessen frustrierend und hinderlich für den Einkauf.
Das richtige Vorgehen bei der Lösungssuche
Wie also vorgehen bei der Suche nach der passenden eProcurement-Lösung? Zuerst sollte intern geklärt werden, wie der Einkauf in Zukunft funktionieren soll, welche Bereiche elektronisch abbildbar sein sollten und wie eine mögliche komplexere Integration ablaufen kann. Außerdem kann diese kleine Checkliste bei der Abfrage der Kriterien helfen:
Kleine Checkliste
- Ist die Lösung schlank und schnell zu implementieren?
- Was genau ist der Nutzen?
- Was ist der betriebswirtschaftliche Nutzen?
- Wie kann mir die Lösung verhelfen, schnell in den Einkauf der Zukunft einzusteigen?
- Wie flexibel bin ich mit dieser Lösung?
- Muss ich alles von einem Anbieter kaufen?
- Kann ich zu einem späteren Zeitpunkt an Lösungen anderer Anbieter andocken?
- Ist das System modular aufgebaut und offen für Ergänzungen anderer Anbieter?
- Wie gut lässt es sich in meine bestehende Systemlandschaft integrieren?
- Hilft mir die Lösung, meine vorhandenen IT-Systeme noch besser zu nutzen?
- Wie sieht die Lieferantenanbindung aus?
- Welche Kosten und welcher Aufwand entstehen dem Lieferanten?
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Tipp: Digitale Lieferantenanbindung als Grundstein
Die elektronische Lieferantenanbindung spielt bei der Digitalisierung des Einkaufs eine entscheidende Rolle. Aus diesem Grund ist es ratsam, diesem Kriterium bei der Auswahl der Lösung besondere Beachtung zu schenken. Denn der Einkauf kann nur dann zum Innovationstreiber werden, wenn er über reibungslose operative Prozesse in der Lage ist, möglichst alle wichtigen Lieferanten, Partner und Dienstleister digital anzubinden. Ohne Lieferantenanbindung ist eine optimal funktionierende digitale Prozesskette nicht möglich. Lieferantenanbindung wird oft einfach ignoriert, da sie zu schwierig, zu umständlich und zu teuer ist oder schlicht nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Darüber hinaus liegt die Verantwortung der Lieferantenanbindung oft bei den Lieferanten selbst.
Doch Untersuchungen zeigen: Lieferanten wünschen sich Automatisierungslösungen, die über eine Standardschnittstelle schnell zu implementieren und ohne Schulung leicht zu bedienen sind. Es sollen ihnen möglichst keine Kosten entstehen. Der Implementierungsaufwand für die Anwendung muss gering sein. Und vor allem dürfen die Abläufe auf Lieferantenseite nicht betroffen sein. Kurz: Die Anbindung muss vor allem eins sein: einfach. Traditionelle Techniken, zum Beispiel EDI, OCR oder Lieferantenportale, genügen diesen Anforderungen jedoch nicht. Entweder sind sie – wie bei EDI – zu komplex und damit auch oft sehr teuer, oder sie bieten den Lieferanten keinen Nutzen und sind obendrein fehleranfällig (wie OCR). Portale bürden die Last der Dateneingabe ganz den Lieferanten auf und sind deswegen bei diesen besonders unbeliebt. Die Lösung liegt deshalb in modernen Alternativen zu EDI, OCR und Lieferantenportalen.
Fazit
Nicht jeder Kunde, der seine Abläufe im operativen Einkauf automatisieren und alle wichtigen Lieferanten digital anbinden möchte, benötigt dafür komplexe Lösungen, die ihr Augenmerk überwiegend auf den strategischen Einkauf legen. Häufig reichen vor allem dem Mittelstand schlanke, schnell implementierbare Tools für die Automatisierung aller operativen Abläufe. Die richtigen Bausteine zur richtigen Zeit zu implementieren, ist eine intelligente Vorgehensweise. Eine simple digitale Anbindung möglichst aller signifikanten Lieferanten dient dabei als wichtiger Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung des operativen Einkaufs.
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