Wie Sie in 3 Schritten die passende eProcurement-Lösung finden

Die durchgängige Digitalisierung aller Geschäftsbereiche dominiert sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen die Prioritätenlisten. Neben der Chance, durch moderne Technologien neue Geschäftsmodelle erfolgreich entwickeln und umsetzen zu können, gelten Prozessautomatisierungen als ein wesentlicher Treiber der digitalen Transformation. Davon ist auch der Einkauf nicht ausgenommen. Dieser muss sich professionalisieren und sich effizienter, moderner und agiler aufstellen. Doch die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Einkauf gestaltet sich nicht selten schwieriger als gedacht. Ein wichtiger Grund ist hierbei die schiere Masse an elektronischen Tools: Vom Spezialisten bis zum Full-Suite-Provider gibt es rund 200 digitale Tools für den Einkauf auf dem deutschsprachigen Markt. Die Systeme unterstützen Sie operativ, taktisch und strategisch im Lieferanten-, Warengruppen- und Risikomanagement. Um eine fundierte Auswahlentscheidung treffen zu können, sollten Sie daher einige Schritte befolgen:

1. Eigene Ausgangslage evaluieren

Zu Beginn des Digitalisierungsprojekts für Ihren Einkauf sollten Sie sich fragen, wo Sie stehen, was Ihre Ziele sind und welche Projektschritte dafür nötig sind. Besonders der operative Einkauf eignet sich hervorragend, um ihn mit KI-basierten Automatisierungs-Tools und innovativen Cloud-Technologien zu digitalisieren. Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren wollen, dann laden Sie sich das neue kostenlose E-Book von Netfira herunter:Smarter Einkauf, smarte Einkäufer“.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, mit welchen Schritten Sie Ihren operativen Einkauf automatisieren können, kann Ihnen die Roadmap von Netfira behilflich sein.

Zur Feststellung welche Systemunterstützung Sie benötigen, analysieren Sie dann Ihre Einkaufsprozesse. Die Analyse sollte darauf abzielen herauszuarbeiten, wie standardisiert, messbar und IT-gestützt Ihre Prozesse bereits sind. Für jeden Prozess legen Sie fest, welchen Zielreifegrad dieser erreichen soll.

2. Ausformulierung Ihrer Anforderungen

Im nächsten Schritt priorisieren Sie Ihre Verbesserungsziele. Welche Funktionen Sie zu welchem Zeitpunkt benötigen und wie diese zur Erfüllung Ihrer Anforderungen ausgeprägt sein sollten, formulieren Sie im Detail aus. Dabei sind drei Methoden möglich: Auflistung der Anforderungen, Erarbeitung eines Lastenhefts oder Erstellung von Use Cases.

3. Abgestimmte Anbietersuche

Zur Angebotsauswertung sollten Sie gemeinsam mit der IT und den relevanten Fachbereichen eine Evaluationssystematik festlegen. Diese ermöglicht eine von allen getragene Auswahlentscheidung. Hierunter fallen auch Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit, zu den Projektmanagementmethoden, der Usability, der Implementierungserfahrung und zu Ihrem Changemanagement-Bedarf.

Um die Anbietersuche einzugrenzen, ist es wichtig, Ihre eigenen Vorstellungen und Bedarfe zu konkretisieren und schon einmal festzulegen, welche Punkte der Lösungsanbieter abdecken muss, um Ihre Optimierungsbestrebungen so gut wie möglich zu erfüllen. Die Checkliste von Netfira für den Einkauf führt Sie in fünf Schritten durch die Planung Ihres Digitalisierungsprojekts von der Definition von Zielen und Wünschen, über Leistungsumfang des Serviceanbieters bis hin zu Eigenschaften der Softwarelösung.

Bei der Auswahl infrage kommender Serviceanbieter sollten Sie zudem folgende Kriterien berücksichtigen:

Anerkennung in der Industrie

Anerkennung in der Industrie ist oft gleichbedeutend mit Fachwissen. Wählen Sie einen Softwareanbieter, der in der Vergangenheit wiederholt bewiesen hat, dass er Einkaufsabteilungen unkompliziert, zügig und verlässlich in ihren Automatisierungsbestrebungen unterstützen kann. Welche Erfahrungen haben Kunden mit dem digitalen Tool für den Einkauf gemacht?

Flexibilität des Anbieters und der Softwarelösung

Die Beschaffung ist in jeder Branche und jedem Unternehmen anders. Jede Einkaufsabteilung hat spezielle Anforderungen, Herausforderungen und Bedürfnisse. Eine flexible Lösung, einfache Implementierung und hoher Anwenderkomfort sind dabei starren Systemen vorzuziehen. Ihr Anbieter sollte Ihre Sprache sprechen und über Lösungen verfügen, die sich in einem greifbaren ROI für Ihr Unternehmen niederschlagen. Zur Evaluierung dieser Bedingungen kann auch eine Kundenzufriedenheitsstudie nützlich sein.

Zukunftspotenzial der Lösung

Es ist ratsam, nicht nur zu schauen, welche Lösung Sie momentan benötigen. Überlegen Sie mit Weitsicht, welche zukünftigen Erweiterungen Sie benötigen könnten. Die eingesetzte Softwarelösung sollte mit Ihrer Abteilung wachsen. Deshalb sind vor allem modulare Lösungen zu empfehlen, die schrittweise eingeführt und ausgebaut werden können und so Ihren Einkauf auch bei potenziellen Zukunftsprojekten begleiten.

Möchten Sie wissen, welche Kriterien die Netfira-Lösung erfüllt? Erfahren Sie, wie Sie mit der Plattformlösung den operativen Einkauf automatisieren können.

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